Co udělá radost přednášejícímu na konferenci?

Nepovažuju se za profesionálního speakera, ale už mám za sebou nějakých 23 veřejných přednášek a nespočet interních a klientských. Honza Kalianko loni vydal článek Jak připravit sál na dobrou konferenci, pokusím se teď o pohled z druhé strany. A budu moc rád, pokud se povede tímhle rozpoutat i trochu diskuse, protože si na konci dovolím dát lehce kontroverzní požadavek.

Photo by Matthias Wagner on Unsplash

Cílem mých přednášek je, aby si diváci z prezentace odnesli maximum. Proto si je pečlivě chystám a určitě nejsem sám, kdo k tomu přistupuje takhle zodpovědně. Zároveň je ale potřeba, aby měl přednášející co nejlepší podmínky pro svůj výkon od pořadatelů akce.

Pokud tedy pořádáte konference, čím můžete přednášejícím zjednodušit život?

Pošlete požadavky co nejdřív

Mezi požadavky patří:

• téma prezentace (+ hrubá osnova)
• jaká je očekávaná hloubka znalostí publika — aby téma “sedlo” (nebylo příliš pokročilé ani zbytečně začátečnické)
• délka prezentace (oddělte samotnou přednášku a čas na dotazy) — na přednášejícím je naopak závazek to časování opravdu dodržet (což jsem na Czech Online Expo nezvládl, moje chyba)
• poměr stran prezentace (nejčastěji 16:9)
• technické požadavky (formát souboru — Power Point / PDF / Keynote, fonty, jestli je možné video a pokud ano, jestli bude se zvukem, rozlišení, apod.)
• jestli se bude odbavovat z režie nebo se očekává, že si přinesete vlastní počítač a klikátko (a co k němu příp. budete potřebovat připojit — nejčastěji je to HDMI)
• jestli má být prezentace v češtině nebo angličtině (popř. jiném jazyce)
• jestli bude k dispozici internet, apod.

Čím dřív ty požadavky pošlete, tím pohodovější příprava a delší čas na doladění příp. specialit.

Přípravě pomůžou i doplňkové informace:

• jak vypadá sál (např. jestli bude pódium)
• jaká bude velikost plátna (kvůli tomu, jak velké “detaily” zvládne)
• vzdálenost od publika (např. kvůli interakci s publikem)
• jaká se očekává návštěvnost
• jestli se z přednášky bude pořizovat záznam (audio, video) — popř. jestli se pak ten záznam bude dál prodávat

Pokud od řečníka očekáváte i nějaké PR vaší konference (ať už formou sdílení na sociálních sítích nebo přípravou nějakého extra materiálu — např. článku, natočení promo videa, apod.), tak je taky dobré to říct předem. Řečníci se většinou rádi pochlubí, takže když jim pomůžete tím, že vyrobíte např. vizuál s jejich fotkou a anotací přednášky, budete mít promo v jejich sociálních bublinách.

Keynote, Power Point nebo PDF?

Každý má oblíbený program na prezentace. Někdo nedá dopustit na Power Point, jiný zase na Keynote. Za sebe říkám, že mi uděláte radost tím, když mě nebudete omezovat v použití mého oblíbeného Keynote. Ladím si prezentaci do posledního detailu a chci, aby byl výsledek co nejlepší. Proto je pro mě defacto nutné, aby bylo možné prezentovat z Macu. Chápu, že to každý bude mít trochu jinak, takže je dobré být tady připravený na všechny běžné formáty nebo platformy. Jde především o pohodlí přednášejícího, ne o jednodušší život organizátora konference.

Zkouška

Těžko na cvičišti, lehko na bojišti. Proto je nutné mít možnost si prezentaci předem vyzkoušet na místě. Naposledy jsem zkoušku na místě vynechal a bohužel jsem zjistil, že se u pár slajdů záhadně nezobrazilo pozadí snímku. Během zkoušky si taky doladíte detaily typu kde a jak se můžete pohybovat (kvůli “vazbení”), jak vás uvedou, jak budou probíhat dotazy, apod.

Kvalitní projekce

Prosím, opravdu nedávejte na profi akce projektory (byť profesionální) s rozlišením 1024 x 768. Je to opravdu znát a kvalita prezentace tím dost trpí. Netrvám na 4K, ale Full HD je opravdu základ.

Madona nebo ručka

Madona je náhlavní mikrofon, ručka je ručka. Každý preferuje něco jiného, zkuste prosím vyjít každému vstříc. Jde zase o pohodlí toho, kdo přednáší. Někdo prostě potřebuje mávat rukama a proto chce madonu (to jsem např. já), jiný si bez ručního mikrofonu nedovede výstup představit. Buďte univerzální a nabídněte výběr.

Monitor pro přednášejícího

Tohle je absolutní must-have. Nemám rád přednášky, kde se přednášející otáčí zády k publiku, aby si přečetl, co je na slajdu. Ale když mám v prezentaci 169 přechodů, tak prostě potřebuju vidět, co vidí diváci a sladit se s tím, co říkám. Absolutní nutností je tedy monitor, kde je vidět to, co vidí diváci. Ty lepší konference (jako např. CREATIVE summit & EXPO) dokonce umí udělat skutečný prezentační režim, tj. vidíte jak stávající, tak i následující slajd.

Odpočet času

Tohle je šikovná věc, která pomáhá udržovat tempo (jakmile se totiž do prezentace pustím, ztrácím pojem o čase :-)). Jen prosím, dejte to blízko toho monitoru pro přednášejícího. Na Reshoperu byla časomíra až vzadu v sále, což pro nás krátkozraké není zrovna praktické.

Klikátko

Je super, když používáte profesionální clicker, který nemá problém s rušením a funguje za všech okolností. Trapas nastává při použití amatérských klikátek, kdy musí přednášející skoro šermovat, aby se posunul na další slajd. A když už se trefíte, tak to najednou přeskočí o několik kroků dopředu.

Voda

Nevím jak ostatním, ale mě vždycky trochu vyschne v krku, takže se mi opravdu hodí sklenice čisté neperlivé vody.

Informace o akci

Před samotným konáním se hodí další informace:

• jak a kde se přednášející má zaregistrovat
• jestli je součástí vstupu i možnost vzít ještě někoho dalšího
• kdy a kde má být (popř. jestli je k dispozici parkování, odvoz na místo konání z letiště / nádraží, apod.)
• pokud je součástí i ubytování, tak detaily o něm
• jaké bude k dispozici zázemí (uložení věcí, občerstvení, klidová zóna pro poslední minuty před přednáškou, apod.)
• jakým způsobem budou pokládané dotazy (osobně, Sli.do, apod.)
• jestli bude součástí i nějaká afterparty nebo prostor pro networking

Obecně je důležitá dobrá komunikace s organizačním týmem — např. i ohledně přednášky, do kdy se má odevzdat, apod. Tady je zase důležité dodržet jejich termíny, protože i organizátoři potřebují mít všechno hotové a nehonit řečníky a jejich prezentace na poslední chvíli.

Feedback

Zajímám se o to, jestli se prezentace líbila a splnila očekávání jak publika, tak organizátorů. Proto mě vždycky potěší, když dostanu konstruktivní feedback, abych pro příště věděl, co bych měl zlepšit.

A teď ta kontroverze. Za kvalitní přednášky se platí!

Nedávno mi přišla neodolatelná nabídka od jedné české firmy: zaplaťte nám 30 tis. Kč a můžete mít přednášku na naší konferenci. S díky jsem odmítl. Taková konference je už z principu špatně (diváci si kupují vstupenky na speakery, kteří si koupili možnost přednášet — takže na tom z logiky věci chtějí primárně vydělat a tím pádem to bude spíš sales pitch, než předávání know-how).

Motivace řečníků může být různá:

• někdo chce jen vystoupit ze své komfortní zóny a získat novou dovednost
• jiný potřebuje stoupat na řečnickém žebříčku a získávat ostruhy
• další má skvělé myšlenky a chce je šířit světu
• někdo chce reprezentovat (nebo prodat) svoji firmu nebo sám sebe
• jiný chce podpořit myšlenky dané konference nebo její organizátory
• apod.

Motivace se určitě vyvíjí v čase a je závislá na spoustě okolností.

Nicméně kvalitní přednáška stojí hromadu času na přípravě. Na celodenní workshop na Marketing Festivalu jsem se připravoval cca 35 hodin (plus samotný workshop a příprava na místě a jsme na cca 44 hodinách). Na hodinové přednášce pracuju i několik dní, minimálně 3–4x si ji celou přeříkám. A proto je podle mě potřeba, aby se stalo zvykem, že se za kvalitní přednášky platí. Nebo se aspoň stalo pravidlem, že si obě strany na začátku svoje motivace vyjasní.

Samozřejmě cena je hodně individuální. Bude se lišit určitě od zkušenosti přednášejícího, unikátnosti přednášky (já se snažím např. na každou konferenci dělat nový obsah, což je časově mnohem náročnější, než když někdo objíždí konference pořád s tou samou přednáškou), místě konání, velikosti akce, apod.

Při stanovování ceny za moje vystoupení např. počítám cenu vstupenek. U domácích násobím dvěma, u zahraničních třema (samozřejmě nezlevněné, to dá rozum :-)) + cesta a ubytování. A když mi to nevyjde podle představ, přidám ještě bulharskou konstantu. :-) To beru jako základ pro vyjednávání.

Pochopitelně jsou situace, kdy se organizátor dohodne s přednášejícím, že za to nedostane peníze, ale třeba nějakou protihodnotu (vstupenky zdarma, nějaké extra PR, apod.). Přednášející se taky může vzdát honoráře, pokud v tom vidí smysl (např. protože chce akci podpořit nebo má jinou motivaci). Ale je potřeba se na tom domluvit a ne apriori předpokládat, že přednášející může být rád, že ho vůbec oslovíte.

Závěr

Byl bych rád, kdyby tenhle článek zafungoval jako iniciátor diskuse, budu rád, když se se svými názory a zkušenostmi podělí nejen další speakeři, ale hlavně organizátoři konferencí, aby to bylo fér pro obě strany.

Protože, když bude v pohodě organizátor konference i přednášející, tak z toho bude mít nejlepší užitek právě koncový návštěvník. Prostě to musí být win-win-win.