Dagen

- att vara i flow och få saker gjort


Du har nyladdade batterier, alla nivåer. Och antagligen också på dina digitala hjälpmedel. Därmed redo att ta dig an en arbetsdag!

Men det mesta av dagens arbete kanske redan är gjort? Som en vision av dagen som du fångade under din morgonritual som jag beskrev i förra avsnittet?

Då är du redo att sätta dig på din arbetsplats och leverera. Men vad? Här är nyckeln till harmoni — prioriteringen. Och den börjar egentligen på högsta nivån — att finna mening i det du gör. Med det kommer känslan. Tar du vara på din begåvningspotential och får du utvecklat dina talanger? Är det du gör till vardags en del av ditt autentiska livsprojekt? Jobbar du med empati för dig själv och ditt innersta? Kommer du lämna jordelivet med stolthet i dödsögonblicket? Kommer värme vara det du lämnar bakom dig i människors hjärtan och minne? Vad står mellan dig och din dröm? Har du en dröm? Ja, jag hamrar dig med dessa eviga frågor — men de har inte direkt blivit mindre aktuella i det samhälle vi har nu. Det är än mer centralt att skapa sin egen framtid, och hitta sin “egen grej” — då det snarast är så att hela branscher är i upplösning, och att själva branschbegreppet i sig närapå har blivit inaktuellt. Ta med dig det viktiga i vardagen — skaparkraft, glädje, omtanke!

Arbete där du är

En tydlig markör av att vi nått nya tider, är att många numera inte är bundna till en specifik plats för att utföra sitt arbete. Ingen maskin på en fabrik. Ingen jordlott att vårda. Inget kontor som sitter ihop med en fabrik som skall styras och administreras. Nej, det går lika bra att sätta sig i en ekskog och meditera ihop en text eller att riva av en mailvända på ett café. Jag skrev första utkastet till denna text på City Konditori i Arvika och redigerade det senare hemma.

En arbetsplats i Arvika. Flödesarbetaren och hans text.

Med andra ord — arbeta där du arbetar bäst! Var uppgift har sin energi, sin tid och sin plats. Jag kallar detta för flödesarbete — “Flow working”. Det styrs egentligen inte av kontorstider — det styrs av produktiviteten i stunden, och den stund som ger produktivitet!

Prioriteringar och vad som styr dem

Jag vill ge dig ett av de första vitala verktygen och praktiska knepen för att få din vardag att gå ihop. När du sätter dig ner på denna optimala plats för uppgifterna — och innan du fäller upp laptoplocket — ta fram ett vanligt papper. Lista de tre viktigaste sakerna att få gjort den dag du har framför dig — där en “sak” är ett överblickbart arbetsmoment som tar mellan en uppskattad halvtimme upp till kanske två timmar per uppgift. Var detaljerad och specificera så det blir tydligt. I princip — det räcker inte med att skriva “städa”. Skriv hellre — “rensa på skrivbordet”, “dammsuga köket, hallen och vardagsrummet” och “töm recyclinglådorna”. Och sedan handlar det om en sak — att döda uppskjutarmonstret! Den där hemska varelsen som har “imorgon” på autorepeat — och som sliter ditt “nu” i från dig.

Nästa steg. Du har listat vad du skall göra i en topp tre. Uppskatta nu för varje uppgift hur många arbetsperioder av 25 minuter som det skulle ta att utföra dem. Rita check-boxes där varje tjugofemminutersperiod motsvaras av en fyrkant att sätta en bock i bredvid varje arbetsuppgift och delmoment. Sätt sedan en timer, antingen en analog äggklocka eller en digital nedräknare, och — gör!

Och detta görs utan distraktioner. Det är din tjugofemminutare. Inte Facebooks. Inte kaffebryggarens. Inte din bordsgrannes. Inte din arbetskamrats. Inte din kärestas. Inte hundens eller kattens. Och inte ditt barns.

Din tid. Din energi. Ditt fokus.

Men — arbetet är inte viktigare än familj och vänner. Det är just för de är viktiga som de vill ha någon som levererar pricksäkert och på kort tid, som kommer av att ditt fokus ligger på just uppgiften. Och att du kan återvända med den arbetsglädje du gett kroppen, och lyckan av att ha åstadkommit resultat — kanske manifesterat med en ömsesidigt efterlängtad kram?


När du listat dina viktigaste arbetsuppgifter för dagen. När du uppskattat tiden för varje moment. En ruta för varje 25-minutersperiod. Bortom denna dagplanering kan du kolla mailen och sociala webben! Inte förr. Annars riskerar din dag gå förlorad i din inbox. Ta kommando över din tid! Äg din dag!


Att äta en groda och svälja en elefant

I dina prioriteringar — välj så att dagen blir “framtung”, där tyngden främst kommer av två dimensioner. Hur stort inre motsånd du upplever uppgiften, och storleken på huvudprojektet som arbetsuppgiften är en del av. Är det en del av en “elefant” — som dessutom är förenat med risk att bli uttråkad eller att det upplevs som jobbigt, “en groda” — gör det först! Det är när du har som mest energi som du har som störst möjlighet att leverera det tunga och tråkiga. Först på arbetsdagen — “svälj grodan och/eller ta en tugga av elefanten”, helt enkelt. De där hormonerna belönar dig efter att du har gjort det! Du känner att du har kommit en bit på väg att svälja elefanten. Som Lao Tze sade — “varje tusenmilavandring börjar med ett steg”. Ta sedan uppgift två och tre i fallande skala på omfattning och upplevt motstånd. Avsluta med den kortaste arbetsuppgiften och/eller den roligaste — då blir den lättast att leverera när energin har gått ner, då det dessutom är efter lunch. Se till att få så mycket som möjligt gjort innan 15. Det sägs att vi når vårt energiminimum på dagen i snitt kring 14.55 på eftermiddagen. Så — din heliga tid är mellan 10-12 och 13-15!

Pausen

Mellan varje 25-minuterspass tar du fem minuters paus. Och det innebär att ta ett break där du lyfter på baken och rör dig ifrån din arbetsplats. Försök nå himlen med dina händer, och sen nå golvet. Hämta kaffe. Diska din eller någon annans kaffekopp. Mikromeditera. Dansa. Gå ut på balkongen. Hämta luft! Och bli inte förvånad om du kommer på goda idéer just vid dessa paustillfällen! Det är när hjärnan jobbat hårt och fokuserat och sedan släpper fokus som den latenta kreativiteten kommer till dig likt en blixt!

En arbetspaus i Arvika. Mindful Latte Sipping.

Efter fyra 25-minutersperioder, ta en längre paus om 20 minuter (eller 65 om det är lunchtid, alternativt 17 timmar om det slut för dagen!). Då har du klarat av en full arbetsloop om 100 effektiva minuter inom rymden av en knapp tvåtimmarsperiod — 1 timma och 55 minuter för att vara exakt!

Det är detta som kallas “Pomodorotekniken”. Jag kommer beskriva mer aspekter av denna i kapitlet om “organisering”. Pomodoro är italienska och betyder “tomat”, där de i Italien har en tomatklocka, och inte ägg, som främsta timer.

De där små uppgifterna som stör — “microtasks” och “minitasks”

Egentligen kanske inte det är de där mer omfattande projekten som arbetet egentligen består av som skapar störst motstånd. Det är väl snarast de uppgifter som kanske tar kort tid att göra när de väl görs, men som kanske har längre sträcka av “ansats” att få gjort. Förvånande många uppgifter tar två minuter eller mindre att göra. Gör dessa två-minuter-eller-mindre-uppgifter på en gång! “Microtasks”.

Och — de där som kanske tar två till fem minuter att göra? Ja, de är väl kanske de som riskerar att trilla mest mellan stolarna, speciellt som det krävs en eller två andra saker innan de kan göras som förberedelser. Jag kallar dem “minitasks”. Exempel kan vara att fylla i ett PDF-formulär som först kräver att du hittar det på nätet, och som kräver att du registrerar dig som användare på någon e-tjänst för att komma åt. För att först då kunna fyllas i! Gör klokt i att lista dessa fyra till fem uppgifter och få dem gjort i en avdelad 25-minutersperiod för just “minitasks”. Mycket energi frigörs av att få dessa “mellanuppgifter” gjorda!

Monotasking — inte multitasking!

Jag betonar det centrala budskapet. Kom närmare ditt mål och dina uppfyllda syften — en uppgift i taget. Multitasking tar längre tid — att hoppa mellan olika uppgifter av olika karaktär ger för stora krav på ställtid för vår hjärna. Är du i flow, stanna i flow! Monotasking!

Arbete i Arvika. En text i taget. Monotasking.

Den dagliga genomgången

I början av dagen hade du en genomgång för att skapa överblick, som ledde till dina prioriteringar och topp tre. Avsluta din dag med detsamma! Vad fick du gjort? Det som är kvar rullar automatiskt över till nästa dag! Och — ta även detta tillfälle att känna glädje och tacksamhet! Du går från din arbetsdag med frid och glädje!


Detta är det andra avsnittet i första kapitlet i boken “En liv i flow — Hur överleva, leva och berika sig i flödessamhället?” — kapitlet “En dag”. Publicerat 16 januari 2014. Läs mer om detta bokprojekt på http://ettliviflow.se och följ #ettliviflow på sociala webben (Twitter / Facebook). Kommentera gärna — det görs genom att klicka det grå plustecknet när du ställer dig vid sidan av texten vid höger textkant i laptopversionen. Se grå pratbubblan här vid sidan för exempel.