Guia básico de GTD

& como ser produtivo da forma mais tranquila possível

Quando você começa a ler sobre organização, produtividade e gerenciamento de projetos é quase impossível não tropeçar nesse termo: GTD.

Se você já ouviu falar disso, tem uma leve ideia do que é e ficou curioso, chega mais. Esse post é pra você.

O termo surgiu a partir do livro A Arte de Fazer Acontecer (clique no título pra vê-lo), do autor americano David Allen. Ele criou uma teoria de gerenciamento de tempo e de tarefas (e de vida) que faz ser possível atingir resultados e conservar a paz e tranquilidade interior. Resultados sem estresse. No Brasil, a única empresa certificada para dar cursos oficiais sobre GTD é a Call Daniel. Mas se você acabou de entrar no jogo, recomendo ler esse artigo primeiro.

O GTD é um método de produtividade maravilhoso e completo. Se você quiser, ele vai tomar conta de tudo pra você: de cortar as unhas do pé até se aposentar com tranquilidade. O seu principal objetivo é fazer você atingir resultado e preservar a sua paz e tranquilidade mentais — ao mesmo tempo. Vou falar com mais detalhes sobre outros aspectos de como implementar o GTD nas próximas semanas, mas vamos começar pelo início. O autor sugere duas formas principais de organização: a horizontal e a vertical.

A organização horizontal, explicada em detalhes abaixo, é dividida 5 passos. Ela existe para te ajudar a dar conta de todos os seus projetos, seja começar a montar uma festa ou concluir a reforma da sua casa. É aqui que você vai encarar as suas tarefas da semana e administrar o fluxo de coisas que a vida joga em cima do seu colo todos os dia. É o nível mais básico do GTD e trata das demandas atuais e urgentes.

A organização vertical, por outro lado, te ajuda a trabalhar de modo profundo em um único projeto. Sair de uma ideia abstrata para um plano real é plenamente possível Quais são passos para progredir em um projeto? Quais são as melhores práticas e hábitos? Esse é assunto pra outro post.


Organização horizontal

Quando você organiza todos os seus projetos de modo horizontal, você garante que todos eles recebam a mesma quantidade de carinho e atenção. Organizar horizontalmente significa começar, desenvolver e revisar os seus projetos de modo constante até que eles acabem. Ninguém fica de fora, ninguém é deixado de lado. Em todas as áreas da sua vida, com todas as suas responsabilidades, você organiza e administra tudo de forma horizontal.

Para o GTD, essa forma de organizar tem cinco etapas: captura, esclarecimento, organização, engajamento e revisão. Vamos falar sobre cada uma delas.

Capturar

Esse é o passo primordial, a base sólida que aguenta todos os andares do prédio. Coletar (ou capturar) significa anotar todas as coisas que chegam até você ao longo do dia. Soa (e é) bastante simples. Para ser excelente nessa área, você precisa:

  • Escolher uma ou duas ferramentas que estejam com você o tempo todo;
  • Garantir que essas ferramentas possam capturar qualquer coisa, de contas a artigos online e
  • Gostar de coletar os seus inputs.

Vamos detalhar esses pré-requisitos.
Já que ter uma forma de coletar todas as coisas que chegam até você é a pedra filosofal, você precisa garantir que nunca vai ser pego de surpresa. Está surfando na internet e viu alguma coisa que te chamou atenção? Capture. Recebeu um email, telefonema, bilhete ou telepatia? Capture. Acabou de sair do banho e teve um insight maravilhoso sobre o seu projeto em andamento? Capture. Está em uma reunião ou num bar com os amigos e te convidaram para algo muito legal? Capture.

Possa soar desgastante, mas tudo depende de você ter a ferramenta certa. Você pode adorar escrever à mão e comprar um caderno bem divertido ou hipster. Ótimo! Leve ele pra todos os lugares — todos mesmo. Se você faz parte do clube tecnológico, a oferta de aplicativos de captura é grande. Tenha o aplicativo no seu celular, no seu tablet e no seu computador.

Vamos pegar o exemplo das contas e dos papéis.
Você pode (e deve) ter uma caixa de entrada física, na sua casa e no seu trabalho, e simplesmente colocar ali todos os papéis que surgirem. Muitas pessoas fazem isso e é o meu jeito preferido de administrar papéis. Você também pode ter um aplicativo que escaneia documentos, de forma que você joga ele na nuvem assim que recebe. O seu kit de coleta precisa conseguir capturar absolutamente tudo: papéis, dados, ideias, informações, lembretes, convites, pautas, etc., etc. Ter uma caixa de entrada física, para papéis, e uma caixa de entrada virtual, para documentos escaneados, artigos interessantes para ler depois, etc., são dois itens altamente recomendáveis de se ter.

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Dúvidas, críticas, recomendações? Comente à vontade :)

Pra conhecer mais sobre o projeto do Eu Organizado, só vir pra cá.