ぶっちゃけインターンのイの字も知らない私が、2週間のサマーインターンシップを遂行できたわけ

こんにちは!エウレカ採用担当の内澤です。HR未経験ながら、去年の11月よりRecruiterとしてエウレカにジョインしました。そんな私が四苦八苦しながらも、9月に2週間にわたりエウレカにて開催された『eureka Summer Internship 2018』を、なんとか終えることができまして。

サマーインターンに関わったすべての人への感謝の気持ちと、これからサマーインターンシップ開催にチャレンジしてみたいと考えていらっしゃる方の何かのお役に立てればと思い、こちらにご報告させていただきます。


まずはじめに

もちろん規模にもよるかと思うのですが… ほぼ知見のない状態からのサマーインターンシップ開催は、本当に過酷です。そして、2週間規模の企画を立てたのならば、そこからの長い戦いに対する覚悟が必要です。ちなみにエウレカは今年、45名(エンジニア35名前後、デザイナー10名前後)という集客目標を設けてスタートを切りました。

参加者を集客しないことにははじまらない

さて、開催する覚悟が決まったら、すぐにはじめなきゃいけないのは集客です。今年エウレカでは、デザイナーとエンジニアに協力をしてもらってLPを作成。併せて、エージェントや採用媒体の利用のため、ベンダーとの面談をひたすら設定して、こちらの募集要件のすり合わせ作業を行いました。

ということは要するに、順序的にはLPに公開するサマーインターンシップのコンテンツ概要や、募集要項、メンターたちの紹介などを事前に決定しておく必要があります。

そして、複数あるベンダーに対しては、当たり前ですがそれぞれに何度も何度も同じ話を繰り返し説明し、価格の交渉をして、お互いの期待値をつめていきます。また、それが運用型の媒体であるならば、自分自身も媒体の特性や使用方法をマスターして、掲載用の素材を用意して募集要項のテキストを作成したりもします(集客に焦る気持ちのなかいくつもの媒体をオープンするのは、なかなかしびれる作業です)。

ちなみに、完成したLPはこちら👇

夏休みにエントリー殺到、からの怒涛のオペレーション

嬉しいことに、早めに集客の動き出しをした成果もあり、エントリー数は良いペースで集まりました。5月下旬〜8月末日までの約3ヶ月間で、総エントリー数は194。うち選考を通過して、最終的に参加承諾にいたった方が39名です。残念ながら最終着地は、最初に設定していた目標参加人数にはおよびませんでした。

しかし、後述する内容を読んでいただけるとわかると思いますが、結果的にはこの数がエウレカの受け入れキャパの限界だったように思います。メンターたちの感想によると、しっかりと評価を見極めていくのなら、1人に対し学生3人というバランスがメンタリングするMAXとのこと。

そして、要するにその期間中、紹介してくれたベンダーや、その194名の学生と代わるがわる常にコンタクトを取り続け、面接(多い学生では2次面接まで)を設定し、スケジューリングをすることになります(しびれる作業パート2です)。

また、つい盲点になりがちな注意点として。サマーインターンシップのコンテンツ内容にグループワークを盛り込みたいとき、職種のバランスを可能な限りとりたいと思うのですが、そのコントロールはできないと思った方が良いです。

実際エウレカでも希望職種に偏りが発生し、サーバーサイドエンジニアからのエントリーが圧倒的に多数となり、グルーピングする職種のバランスを取るために、急遽予定をしていなかったAIエンジニアのコースを作成。サーバーサイド希望の学生に承諾を得て、職種のチェンジを行いました。

集客に目処がついたら今度は運営準備

第一に、

もちろん採用目的のサマーインターンシップは、採用担当としてディレクションをするのが当たり前だと思うのですが… 募集する学生がエンジニアとデザイナーの専門職オンリーのイベントということで、コンテンツや課題内容、評価基準を決めることが本当に困難でした。

そのため開催にあたっては、エンジニアチームやデザイナーチームにも運営においてかなりリソースを割いてコミットしてもらいました(この実現はひとえに、エウレカが普段の採用観点やカルチャーとして大切にしているマインドのひとつ、“All for All”を体現できるメンバーがいるおかげだと心から感謝しました)。そして、メンバーの強力なサポートを受けつつ、なんとか開催に向けて準備を進めていきました。

これは反省をふまえてなのですが、準備をするなかで一番はじめに決めておくべきことは、明確かつ具体的に言語化された“評価ポイント&評価基準”です。さらにいうと、どのタイミングで・誰が(複数名いる場合は最終決定者も)・どのポイントを・どう評価するのか、というところまであるとよりスムーズです。

今回エウレカでは評価軸と、それをもとにディスカッションで評価をつけていこうというざっくりとしたスタートを切ってしまったため、学生に出題する課題を決定する上でも、その成果物を評価するタイミングでも、また、学生についての会話をしたり、記録として情報を残すにしても、その都度何度もメンターや評価者に混乱を招き、議論のための多くの時間を割かせてしまいました。

第二に、

エンジニアとデザイナーのメンター陣とMTGの時間を設けて、課題の構想を立てました。どんなものが良いのかと議論を進め決めたのは、学生が2週間でもクリアできそう、かつビジネスセンスを確認できるような課題を用意するでした。ただ、これが具体的な評価ポイントを言語化する前の工程で行ったため、せっかく作った課題なのに、エウレカが欲しい人材として評価ポイントとしている項目をみる機会を網羅しきれていませんでした。

結果、せっかく練り上げた課題でも、見るべきポイントが押さえきれておらず、後々の評価タイミングごとに多くの時間を費やすことになってしまったな〜、と反省しています。

第三に、

学生の受け入れ体制を整える作業が必要です。夏休み中の開催ということもあり、参加者の中には遠方から来てくれる方がたくさんいます。ちなみに、今回の参加者39名中、29人が遠方からの参加者(これはかなりの計算外!)。面接や開催期間中の交通費や、宿泊先の手配、期間中の学生への日当など、結構な予算をおさえておく必要があります。優秀な学生を探すためには、それなりのコストがかかります。特に長期間の開催であれば、学生がワークに集中できるように、宿泊施設の環境配慮はおさえておくべきポイントで、今回その配慮が抜けていたことは大きな反省点でした。

またその他にも、開催期間中のコンテンツに懇親会やLT会をやるなら、イベント用にケータリングや飲み物、発表用のスライドなどの準備も必要になります。滞りなくコンテンツを進めるためには、詳細なタイムテーブルと、そこに関わるメンバーのアサイン・参加にあた事前説明、スケジュール調整という事前準備も必要です。

特にタイムテーブルは、学生のワーク時間の確保や、社員とのコミュニケーションポイントを設けたり、会社への理解を深めてもらうための講義の時間などなど、様々な目的とタイミングを予測しつつ立てることが重要です。こちらも未経験の私にとっては、とても難しい設計でした。メンターたちにも相談しつつ、スケジュール設計を行いました。

さて、ここまでは開催前の話をざっとまとめてみました。では、ここからは、開催直前〜開催期間中のあれこれについて綴っていこうと思います。

開催直前準備の事務的なあれこれ

運営のための受け入れ準備やコンテンツがある程度まとまってきたならば、次に準備が必要なのは、労務的なあれこれです。サマーインターンシップにも、勤怠管理や交通費精算など、細かな事務作業が発生します。細かいところでは、サマーインターンシップの就業時間を学校の単位として申請したいという学生に対して、必要書類の対応などもします。

また、オフィスで長期の間過ごしてもらうにあたり、NDA(秘密保持契約)や、給与が発生するのであれば、雇用契約の準備も必要です。この辺りは、労務担当と連携して手配をすすめます。また、学生が使用した経費精算にあたっては、社員が行う通常のフローとは異なるケースもあり得るので、こちらも経理と事前に連携しておくと、事後にスムーズかもしれません。

さて、事務におけるこれらの事前準備までは、意外と工数はかかりません。実は大変なのは、学生への説明と、書類に不備がない状態での回収作業。これがなかなか、学生にとってもこちらにとってもお互いに骨が折れる作業です。記入例など詳細を記載したスライドを用意したり、全員での書類の記入時間を長めに取ったりして、かなり丁寧に説明することをおすすめします(本当に)。

さあ、開催期間が始まったら!

もう開催期間になったら、あとはガシガシすすめる&毎日の学生からのお問い合わせやアナウンスなどの連絡応対です。オフィスや備品の使い方や、事務処理関連、諸注意やタイムスケジュールのアナウンスなど、内容はさまざま。

間に次のコンテンツの準備などもあったり、ワーク中の学生の様子も気になったり、マルチタスクが大の苦手な私にとって、これは結構ヘビーな状況でした。

その他、注意事項・反省点

その他、細か〜な注意点や反省点などを、思いつく限りこちらにつらつらと書き出しておきます。

学生に通知する出勤時間は、通常就業時間の30分後にずらして設定するのが良い

なぜなら、やる気に満ち溢れた学生たちは、とにかく朝早いです(深夜までSlackオンラインだったけどいつ寝てるの!?と心配になってしまいます)。ガッツがあるのはとても良いことなのですが、オペレーション(こちら側の体力)を考えると、採用担当だけが早く出勤したとしても、並行して会場の準備をしなくてはならなかったり、なかなか学生のサポートとしては不十分になってしまうこともありました。なので、学生の出勤時間は後ろにずらして、できる限りメンターが揃っている時間を多く確保した方が良い印象でした。

タイムテーブルの臨機応変な対応について許容を持つ

実際、今回のサマーインターンシップでは開催2日目にして早速、台風上陸の恐れがあると予報が入り、練りに練ったタイムテーブルの変更を決めました(涙)。対応としては、リモートワークの許可を出して、不要な外出は避けるようアナウンスをしました。こういった迅速な判断ができたのは、もともとエウレカのカルチャーとして、“何かしらの理由で「会社に来ることができない」状況下に置かれた際、「仕事がしたいができない」という「諦め」を無くすため”の「特別時のリモートワーク制度」が導入されていたおかげだなと改めて感謝しました。

また、学生のワークの進捗に併せて適宜講義の時間を削ったりと、状況に合わせてスケジュールが調整ができたことや、当日の急遽変更にも関わらず、メンバーはじめ役員たちも協力的だったことに本当に感謝です。

お弁当は毎日手配してあげるべき

課題に取りかかりはじめると、学生はほとんどオフィスに缶詰め状態になります。後半の1週間に関してはもともとランチの手配をしていましたが、前半に関しても集中してワークできるようにランチの用意をしてあげれば良かったなと、これは反省点です。

集客キャパを無理しない

これは運営のしていく上で本当にしっかりと考えるべきだったと反省しております。今回、約40名の学生を迎え入れることになり、メンターを務めるメンバーたちはほとんどの時間をメンタリングに割くことになりました。つまり、少なからず事業のスピードにも影響が出てしまうのです。

また、丁寧に学生とのコミュニケーションをとっていきたいと思ったなら、なおさら受け入れキャパに関しては慎重に決めなくていけません。せっかくの休みを使って参加してくれる学生たちに、満足のいくサマーインターンシップを経験してもらうためにも、ぜひ受け入れに必要なリソースとのバランスは考慮してください。

(追記)外国籍の学生について

外国籍の学生に関しては、交通費や日当を支払う際の必要項目として、「国籍」「在留資格」「在留期限」とともに、留学生の場合は「資格外活動許可」を持っているかの確認をする必要があります。

結果、開催して得られたもの

と、いろいろと不手際や反省点、苦労もたくさんあったものの。とにかく、優秀な学生には出会えます。もともと夏休みを返上してまでサマーインターンシップに参加している時点で、向上心や探究心の強い学生が多いんですね〜。そして、2週間という長期にもなると、個人のキャラクターは結構見えてくるものです。もちろんその時点での個人でしかないので、まだまだ若い彼らの伸び代は計り知れませんが。ただ、現時点でのスキルセットやマインドセットを確認するには十分な時間だったように思います。

そして、若かりしの頃の心を忘れかけたメンバー(笑)と学生が接触できる機会を設けられたことは、社内の活性化にも繋がったように感じます。まだ1、2年目の新卒メンバーですら、初心を取り戻した、わからない人へ説明することで自分の理解も深まったという感想を持ってくれたようなので、そういった点でもサマーインターンシップの付加価値が感じられます。

まとめ

結局のところ、何が言いたいのかと言いますと。この2週間ないし、準備から考えると約半年間に渡り、サマーインターンシッププロジェクトの遂行にあたって、本当に色んな人に助けられて、エウレカカルチャーの価値を実感したということです。

3つのマインドによって醸成されるエウレカカルチャー
  • Go Beyond(向上心)
  • Becoming a Founder(責任感)
  • All for All(仲間への愛情)

エウレカには、上記の3つのマインドを体現しているメンバーが揃っています。よって、向上心の高い学生に対して、純粋にコミットしたいと思ってくれるメンバーが多いように思います。また、とにかく“かっこいい”を妥協しないデザイン性の高いLPや、今までの「Pairs」の圧倒的なブランディング力や、TechPRの地道な積み上げがあったからこそ、集客に苦労せず、そしてイベント自体にも高い満足度を得ることできたのだと思います。

これを読んで、サマーインターンシップを開催したい、エウレカのことをもっと知りたいと思った方は、ぜひ一度オフィスへ遊びにいらしてください。最後までお読みいただき、ありがとうございました!