Trello Business にして、管理者視点で便利になった点を紹介します。

こんにちは。CTO Office 責任者の梶原です。
このエントリーは、eurekaでTrello Businessにして、管理者視点で良くなった点を紹介させてもらいます。

もし、利用方法や活用方法の観点は、過去に記事を執筆したことがあるので、こちらを見ていただけるとヒントがつかめるかも知れません。

Trelloの課金体系

今回は、Business Classを契約いたしました。Freeと比べれできるようになったのは、以下の機能です。

  • Unlimited Power-Ups including integrations with Jira, Bitbucket, Evernote, Google Hangouts, Mailchimp, Salesforce, Slack, Google Drive, Dropbox, and more
  • Attach files up to 250MB
  • Group and organize all of your team’s boards with Collections
  • Maintain control with immediate, one click access removal for former members
  • Stay secure by controlling who can create public or private boards
  • Keep company information private with restricted membership invitations
  • Add personality with custom board backgrounds and stickers
  • Priority email support with a human being and a guaranteed 1 day response time during business hours
  • Learn more about our options for registered non-profits and educational institutions

チームメンバーの管理

ユーザの棚卸し

業務で利用しているTrelloボードが全て見えるようになりました。 Freeで利用していると各部署でTeamを作成して、それぞれでメンバーを管理しており、アカウント管理が問題になっていました。

例えば、Trelloチームから、メンバー削除したとしても、実際のTrelloボードからはRemoveされません。ひとつひとつのTrelloボードを確認して、退職者をRemoveしていく必要があります。これでは適切な管理するために、作業でとても多くの時間が必要になります。

Business にすることで、TeamからRemoveするとJoinしてたTrelloボードから全て削除されるようになります。

TeamからメンバーをRemoveする時

ユーザの招待

Trelloには「招待リンク」という機能がありまして、Teamに参加する人をセルフ・サインアップさせる事ができます。
とても便利な機能なのですが、社外の人もURLさえ知られれば、サインアップさせることもできますので、適切な運用が必要です。

BusinessにUpgradeすることで、Trelloに招待するときのメールアドレスに 自社ドメインだけに制限することができます。
また、G Suiteと連携して管理できるようになります。そうすることで、自社ドメインのG Suiteのアカウントを持っていない人は、Teamに参加できなくなります。

Domain Restrictions

ここまで制限をすることで、確実に自社ユーザに限定することができるので、招待リンクによるActivatiionを提供することができます。
弊社の場合は、Slackを使って招待リンクを自動的に受け取る事ができるようにしました。

自然言語で反応するようにしています。

このように、セルフ・サインアップすることで、管理者はマニュアルでの作業が不要に。またユーザが「登録待ち」という無駄な時間を削減することができるようになりました。
(Enterpriseにして、SAMLを使うことで、セルフ・サインアップすら不要になるかも知れませんね。IdPにアカウント作成時に自動的にTrello側でも作成されている状態に。検証してないから知らんけどw)

管理工数を削減しつつ、ユーザにとって環境を提供することができます。

ゲストが見えやすくなる

Guestの管理画面

こんな感じで、管理者側でどのボードに参加している事が確認できます。また、 ボードからRemoveすることも可能です。

Trelloボードの透明性が増した

FreeのときはSlackなどを活用して、Trelloボードの透明性を確保しておりました。Businessにするとこで、大部分が解決しました。

TeamのTrelloボードは全員が閲覧できる。

TeamのTrelloボードは全員が閲覧できます。コメントする場合はメンバーである必要があります。それも多くの場合でセルフ・ジョインできるようにしています。

この透明性の確保の必要性は、物理的なカンバンと同じで、通りがかりの人でも見えるようにしておくことが重要です。
全員が閲覧可能な状態にしておくことで、常にレビューされて、コメントをすることができるようにすることで部門を超えたコラボレーションをすることができます。

プライベートTrelloボードの制限

また、Privateボードを作成できる人を制限かけることができます。こうすることで、Privateボードをむやみに作ることがなくなりました。
チームの中で共有できないTrelloボードなんて、本質的には無いハズです。

この透明性の観点については、この書籍を見ると良いかなーって思います。

以上、管理者として嬉しかったことを紹介させていただきました。
確実なメンバー管理及びボードの透明性を確保できるので、Trello Businessにしたことでとても満足しています。


ユーザとして嬉しかったこと

ユーザとしては、Power-Upsを制限なく使えるようなったのは、とても嬉しいですね。多くのSaaSを使っていると、必要最低限の情報をIntegrationで閲覧できるようになることで、各SaaS間を行き来することが減った気がします。

こんな感じで、Jira側のステータスと担当者を引っ張って来るだけでも全然違いますよね。

Jiraとの連携例

Google Driveで連携した例:
フォルダの中身を全部引っ張ってくれるのは嬉しいですね。

以上です。Trelloは便利ですね。
皆さんの参考になれば幸いですー。

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