我在COVID-19 Taskforce工作時學到的7件事
我在美國職場的體悟和心得今年四月時，我因緣際會加入了Communication Leadership COVID-19 Taskforce，一開始其實我*非常*意外我被選上，因為團隊裡清一色都是美國人，而我是唯一的國際學生。在和他們合作、相處的這段時間，我對於美國職場（抑或是西岸職場）文化有了更深入的理解，除此之外，我也在這段過程中學到了一些一生受用的技巧。
本篇文章的重點
1.簡介
2.細心度
3.組織力
4.團隊合作
5.文化衝擊
6.人脈
7.時間管理
8.及時性
9.心得和結論我們的團隊一共有五個人，職位分別是Creative director, Client development, Community relations & equity, event curation 和 content creation & development， 而我的職位是Event curation，負責的主要是客戶線上活動諮詢以及學程COVID-19系列講座負責人。
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我主辦的COVID-19 系列講座接下來這篇文章將一一介紹我在這份工作中所學到的東西。
*註: 我的工作地點位於西岸華盛頓州西雅圖，所見所學所聞皆在此，因此並不能完全代表整體美國，下述的美國只是簡稱，若有誤會敬請見諒。
1. 細心度
認識我的人都知道我有一個「傻大姐」的個性 (aka忘東忘西)，對於我而言要注意細節、瑣事真的十分挑戰，尤其當我在組織活動和與講者在活動前開會討論時，「細心」真的比什麼都還重要。因為不僅要記得講者在會議裡講過什麼、問過什麼，有時候我的主管會隨時丟一個問題問我 xyz 檔案在哪、活動內容是什麼、各式連結等，我必須馬上調出來，因此記得檔案位置或是活動大綱也是很重要。為了*矯正*我的粗心，我用了下列幾個方法提醒自己：
- 錄影 — 在每一場會議開始前，我會先徵得在場所有人同意後開始錄影，往後如果我要找當初的會議內容，影片就是很好的工具，而且也可以分享給剛好無法出席的組員作為參考，真是一兼二顧，摸蜊仔兼洗褲。
- 做筆記 — 在我們每週內部小組會議，因為比較隨性，我們不太會錄影，而我就會改成當場做筆記的習慣。筆記不用整句話，大致的想法、重點快速紀錄下來就好。當會議結束後，我會回顧一下剛剛寫的筆記，並同時與組員快速更新一下彼此的進度，如此一來，除了能掌握好自己份內的事，也能順便提醒組員。
- 檢查、檢查、再檢查！ — 我相信我們很多人從小學就聽到現在，但這是真的。在建立活動頁面、細節、內容時，真的非常需要細心。幾點幾分、地點、講者、活動介紹、活動連結，如果有差錯，除了是不好的使用者經驗，更也損害了我們團隊的名聲。在我發布所有活動前，我會先再三檢查所有的細節都正確無誤後才送出。
- Accessibility— 目前算是美國當紅話題之一。當我們提到accessible時，大部分我們會想到提供無障礙設備，像是坡道、盲人點字⋯等，但除了這些，我們也要預想所有其他可能性。在我們撰寫文章或設計活動時，我們會顧慮到有些人也許是身心障礙人士，也有可能是因為其他因素而無法參與或體驗。例如有些人可能因為上班得晚，無法參加活動，若我們在活動後提供錄影，這也能幫助到他們。覺得 “Be mindful” 真的很重要，在設計這些敏感活動時，要有著「人溺己溺」的心，時時刻刻為閱聽者著想。
除了在公事上，我覺得當一個細心的人也能提升你和組員的關係。例如盡量不要在週末霹哩啪啦丟一堆文件給對方（就算對方的Slack通知關掉了，但還是可能會打擾到別人或是留下不太好的印象）或是隨時察言觀色。有時候其實可以稍微觀察一下對方的肢體動作、面部表情去揣測他的心情（雖然我們是遠端工作，我都在Zoom上看他們，但其實也還是可以多少了解一點，哈）如果對方這時看起來已經有點煩躁，是不是就該稍微休息或是結束會議？或是大家一臉茫然時，是不是該加一些補充事項讓大家能更理解？
2. 組織力
有條不紊的做事態度和方法不僅能幫你省下大把的時間，也能一次將所有功作事項一覽無遺，快速解決。保持簡單扼要 (aka “Short & Sweet”) 除了能幫助自己和組員，也能幫助閱聽者快速吸收資訊。
- 每日工作事項 — 我有個習慣是用無印良品的週記本在前一晚或是當天早上時先寫下我今天打算完成的工作事項，我的習慣是由「簡」入奢，我喜歡先把簡單、容易完成的事情先解決後再慢慢處理複雜且需要多天完成的事項。週記本的好處除了能幫你組織好每天該做的事，後續如果想回朔你上週做了什麼，這本也是很好的工具。
- 議程 — 在每一場會議前，我會先組織出當天會議的議程，如此一來可以省下時間，整個會議也不會有尷尬時刻，通常有議程的會議我們都能如魚得水地進行，也總會在預計時間內結束。
- Follow-up — 每場會議結束後，我會在議程內更新我們討論過的事項像是我該完成什麼、講者該先準備什麼、我的組員該怎麼幫我⋯等，並再將此文件傳給所有參與會議的人，無論他們實際上會不會看內容，但至少你做了這步「再次確認」，而這也很重要。
- Google雲端資料 — 當面對龐大資料時，最最需要的就是強大的組織力。我和我的組員非常潔癖，所以我們的雲端資料夾非常整齊也很好搜尋。（因為隱私因素，我把我們的一些資訊暫時碼掉。）
而每場會議我們都有固定格式（命名、議程⋯等），如此一來清楚明瞭，對於任何人而言都很方便。
- Email — 寫信真的是一門大學問。當我們能面對面溝通時，解釋細節是一件很簡單又快速的事。但當我們無法實際碰面，必須得依賴電子郵件時，如何有組織地解釋龐大資訊變成一種挑戰。從一開始亂七八糟、毫無頭緒的內容，到後來慢慢經由主管從旁指正，現在的我開始習慣以列點、加粗重點事項、加底線、使用超連結等方式讓整體郵件看起來更有組織。除此之外，每當撰寫一封郵件時，我會先思考「我想告訴他們什麼？什麼最重要？我希望他們讀完這封郵件後做什麼？」再開始撰寫郵件。
- 小撇步手冊 — 現代人很懶，這我完全同意。在資訊爆炸、大家都使用電子產品的年代，沒有人會願意讀落落長的文章。在我發給講者、老師們的活動手冊內，我一開頭會先附上目錄，並盡量以列點方式讓他們快速了解。大部分的老師們都覺得這非常實用，而且這也省去我瘋狂傳郵件解釋活動的時間。
3. 團隊合作
Teamwork! Teamwork! 這絕對不只是精神口號，我真心認為不管你的能力多好，「團隊精神」必須謹記在心。我的組員總的來說都非常樂意團隊合作，我們每個人清楚知道每個人的分工負責內容，我們從不會踰矩去做另一人份內的事。例如，若網站上有一些文字、排版上的問題，我們都會先與負責content strategy的組員溝通、討論如何呈現會是最佳的，沒有人會擅自登入網站自行更改。至於我的活動，我的組員若對講者有疑問，他們會先聯繫我並由我負責與講者和老師們溝通。若有人需要援手時，大部分的時間我們也都會自主性地幫忙，但無論我們如何幫忙，我們都會記得份內的事以及每個人的職責。「互相尊重」是在團隊合作中的核心。
當然，並不是所有人都清楚了解這個規則。在安排活動時，我也曾遇到挫折，有外部志願性幫忙的人與我接洽部分活動事宜，而在我們尚未完全有效地溝通前提下，他開始擅自聯繫講者、自行將自己撰寫的文案分享給講者，導致當後來我與講者們聯繫試著討論我們團隊寫的文案時，講者們一臉霧煞煞，想說到底是該聯繫誰才對？第一次我決定先寫信告知他我的職責、他的負責內容以及我希望他該與我溝通，結果隔天他仍然繼續那一貫的我行我素風格，提供講者錯誤的資訊，變成我們這方必須花兩倍的時間和力氣重新溝通（以及道歉⋯），第二次我再度提醒他一樣的內容，他也同意。最後一次，活動開始當天，他又擅自將內容單方面傳給講者，我被置身在外。（奇摩子當然很差）但還是必須保持理性，我與組員溝通後，決定以更加嚴肅、堅定的立場叫他停止。到目前為止，他變得比較願意與我們先溝通了。
4. 文化衝擊
雖然在台灣時，從小就從媒體以及教育中吸收「美式文化」，但到了職場後，發現還是有許多我不曾了解過的眉眉角角。在中華文化中，我們很強調儒家思想、長幼有序，因此在職場中，我們習慣稱呼比我們職位大的（或是年紀較長者？）某某哥、某某姐。（當然，不是所有台企都如此，但這算是普遍現象吧）在美國職場，幾乎不太有人會如此地尊稱，如果是地位較高、比較有威望的人，我們在稱呼中會加上Dr., Prof., 之類，但不太會有像是中文信件中複雜的信件內容，像是道安、尊鑑、叩上、硯右⋯等等。
在美國職場，大家幾乎都強調「快、狠、準」，信中絕對不會包含一些不必要且多餘的招呼、噓寒問暖，只要點到為止即可。一開始的我對於這種文化不太熟悉，在撰寫信件時總是習慣性先加上有的沒的問候，導致整封信看起來又臭又長。在慢慢被矯正後，我的信從螢幕10公分長到現在大約3公分（這樣測量自己的信好像也是滿詭譎的？）
我曾經犯過一個錯誤是跟語言有直接的關係。當初與講者在討論活動日期時，她說save for the week of….我當下直覺以為是她請我為他留下這週，但其實英文中save for的意思是不包含 (not including…) 等於我直接完全會錯意。所幸老師十分體諒我，也剛好是在初期規劃活動時發現這個問題，我們才有機會趕快移到別週。
除了文字上的溝通，在實際人與人相處時，也不太會強烈感受到長幼順序。例如如果某場會議是由我主辦，就算是我們學程的頭頭（哈，aka Anita）也不會隨便地主導一切，反過來，她非常尊重我，會引導我來負責領導整場會議。在每場會議後，學程director和我的一些組員甚至會私訊我給我建議。
雖然刻板印象中大家都覺得美國人很直接（某種程度上也能這麼說）但他們在糾正別人或給予別人建議時，都會在前面先鼓勵對方。舉例來說如果我在會議中有出了小差錯，他們會在會後傳訊息給我，而訊息通常會是這麼說的「剛剛會議你主導得很不錯！謝謝你幫忙規劃和組織這一切，辛苦了。對於這場會議我有幾點回饋，希望對你有幫助。1. … 2. …。」
在我們每週例行會議開頭，我們也都會習慣性先chitchat （閒聊）一波，大概聊一下這週末在做什麼之類的，覺得除了是一個很好的破冰方法，大家對於彼此也有更多的情感聯繫。
最後，我必須提一下「批判性思考」，在台灣時，許多時候我們都慢慢地被訓練成工作機器，大部分命令或是決策都是單方面上對下，我們只能任勞怨地完成主管們分配安排的事項。但在美國，大家都非常樂意接受各方意見。常常在開會時，我們會不時地丟出想法或是疑慮，大家也會一起討論各種方法的可行性。覺得在這種工作環境下，我變得比較敢發表己見，組員也會真正重視每個人的聲音。
5. 人脈 Network
從這次的經驗中我也深切感受到「在家靠父母，出外靠朋友」的真理。因為這是一個根據史無前例流行病而生的團隊，一切都是從零開始。無論是講者、客戶、幫手⋯等，都是我們一個一個靠人脈而獲得的。之前就耳聞在美國許多工作機會其實內推反而比自己單投還來得有機會被錄取，所以也才衍生了有LinkedIn Connection的平台吧。在台灣如果靠介紹進入一間公司，常常會被別人貼上「靠關係」的標籤。但在這段期間也因為必須聯繫各方人士慢慢開始熟悉美國這套模式，開始主動聯繫任何朋友的朋友、同學的同事、學長姐、或是同屆的同學們。所幸許多人願意伸出援手，直至目前有至少30位同學或學長姐願意幫忙、諸位老師們親自幫忙指導、數位教職員不眠不休地從旁協助、五位教授願意擔任講者讓我們的講座系列得以順利如期舉行。雖然在亞洲時，我常常被灌輸「靠山山倒，靠人人倒，還是靠自己最好。」而我也同意這句話，許多事情真的必須得靠自己完成，但若有外力能協助你加速事情的進度，千萬記得要好好把握，並且要懂得感謝以及回報。
記得在之前的某一個LinkedIn工作坊中學到：在 LinkedIn，若你希望從對方獲得某種技能，千萬記得自己也要貢獻什麼。聽起來雖然很現實，但這也是一種互利共生的模式。因此，每當我聯繫一位專業人士，我除了會列出我希望他幫忙的事以外，我也會提供我能幫忙、或是我能為他所做的事。例如，當我希望一位UX desinger幫忙撰寫一篇實用文章，我們除了解釋用途以外，我也會強調會註明出處和作者 (credit)，並且在他們任何需要幫忙的時候，我都會出現（我真的24/7待命）。最後，保持一個真摯和誠懇的心。在這如火如荼又競爭的市場裡，每個人都想在每個人心中留下好印象，也許將來或多或少可以幫助自己的事業。我個人認為與每個人維持一個真誠的關係遠比濫交好友來得有意義。
6. 時間管理
因為現在身職兩份工作（一個是這份，另一份在學校護校幫忙媒體製作）再加上是一名全職學生（一學期十學分），懂得妥善規劃時間真的能幫助工作效率也能省下時間。上面我提過我會利用無印週記本規劃一天的工作事項，我也會隨時注意時間。當我發現若我在某個部份做得時間過長而耽誤了另外一項事項，我會權衡輕重，先移到下一個工作，並記錄目前工作的進度。
因為疫情關係，大家都改成在家工作 (work from home)，而這其實也讓工作與生活的界線變得很模糊。對我而言這學期最 繁忙的一天是星期一，早上7:30開始在護校工作到下午2:30，零碎時間邊處理COVID-19團隊的工作，下午3點到4:30開週會，然後再利用空檔繼續完成待辦事項。晚上6:00到10:00是我的上課時間，通常下課後我已經精疲力盡呈現虛脫狀態，所以我會滑滑手機、逛一下社群，或是看看閒暇的書再睡覺。其他白天的話就是補齊工作事項、閱讀、學校作業，天黑後通常都盡量讓自己放下工作，讀讀書、看看劇或是和朋友聊個天，讓自己在工作與私人生活中有平衡。
懂得將工作和生活分開也是一門生活藝術和學問。一開始因為不適應、再加上很緊張，常常連假日都早起坐在電腦前瘋狂處理事情，但後來一位教職員和我分享小技巧和經驗時，她告訴我：「也要記得將工作放下，過自己的生活，因為沒有一天我們是能把所有事情完成的。」(Don’t work too hard. I know you make a lot of effort to plan these events. Save some time for yourself. It is ok to wait for one more day to get it done as work will always be there and can never be done) 所以漸漸地我試著週五傍晚把Slack的通知關掉、電腦闔上，好好享受自己的時光。週末時我盡量不將心思放在工作上，就算想到了一些點子，我會先記錄下來，等週一重新開機時再執行。
7. 及時性
隨著疫情不穩定地惡化，在這未知、一切都在變化的環境中，我們必須隨時掌握最新資訊以及更新網站上的內容。除此之外，因為這份工作並沒有固定上班時間（工作敘述是希望我們一週做大約10小時）所以若我的主管或組員需要我的協助，我習慣即時回覆（有點強迫症？）我的組員也是通常會在1至2小時內回覆我的訊息。我認為無論是哪一種工作、有無急切性，即時回覆(不用到秒讀，但至少不拖到六小時甚至一天以上) 是對自己的工作負責任和體恤他人的緊張不安。
這次的經驗應該算是我這生中數一數二最緊張的工作之一，因為處理的項目都是非常敏感且嚴重的議題，因此我們沒有任何一人敢輕忽。而我也真的從中獲益良多，覺得這次的經驗是非常好的學習機會。無論是犯錯或是過程中都能學到許多新知。
目前我們研擬將這個團隊延續到暑期，可能會慢慢組織成Post COVID-19 consulting team，但一切仍在未知數。畢竟雖然我們很想幫助更多的小型企業和非營利組織，若沒有資金似乎也滿難執行。真心希望我們能繼續為我們的社群服務，將所學的知識回饋到社會。
最後，想特別感謝Anita Verna Crofts, 我們的program co-director; Ekin Yasin, 也是program co-director; Susan MacLaren, 團隊的creative director; Alex Stonehill, 團隊的整體負責人; Meg Herndon 團隊的Content Creation & Development, Liyao, 學程的教職員; Stasea Stewart, 團隊的Client Development; Ryan Quigtar, 團隊的Community Relations & Equity, 所有填寫表單願意免費協助我們的強大智慧志工團; 系列講座講者 (Melissa Schwartz, Jay Howard, Carol Schiller, Valerie Manusov, Claudia Chang) 和所有任何幫助過我們的朋友、同學和專業人士。謝謝你們，沒有你們，我們這些活動和計劃不可能如此順利進行。
（之後可能會再發英文版，但現在好懶，等稍微閒下來再說，哈！）
