活動企劃一次過：三個關鍵展現你辦活動的能力
清楚活動目的、建立信賴關係、加入創新科技元素，跟著核心目標走，順順利利不必修
身為活動企劃、公關公司、整合行銷團隊的一員，我們時常需要面臨「提案」這件事。不管是向公司主管提案、向合作夥伴提出異業合作，又或是與各大廠商競爭投標案。
而成功的活動提案，是把握哪些特質才能順利過關呢？
關鍵結果有三點：目標一致、值得託付、有所革新，抓住這三點，活動提案順順利利，不再怕被打槍
一、活動企劃目標與舉辦活動目的為一致
準備活動企劃時，如果團隊只將焦點專注在如何做出讓業主買單的、富有創意的企劃，常常會不自知的漸漸脫離活動的核心目的，與原先業主、老闆舉辦活動的目的背道而馳，花了大把的時間準備，不受業主青睞，也無法驗證這份企劃的可行性。
如何避免這件事發生呢？
- 深入理解業主的核心目的
- 拆解當下舉辦活動的主要目標
- 不斷檢視提出的關鍵結果和行動與前兩點是否一致
舉個例子：
某公家部門公開招標，希望透過公私協力合作舉辦，協助在地產業轉型，打造具有特色的城市鄉鎮
從這個案子中，同時有中央行政部門、縣市政府、在地企業，你應該先抓住哪一方的需求，以他的目的為優先才能提案成功呢？
答案是：中央行政部門
由於公開招標的單位是中央行政部門，也是具有直接選擇權、直接執行權的一方，我們應該優先解決該單位所遇到的問題：績效考評
每年五月國發會就會發出一紙公文，要求各部會提交施政計畫及績效指標。公文裡要求，為聚焦關鍵核心業務，各部會必須根據總統治國理念、行政院施政方針，訂出各項 KPI …
（引用閣員告白：KPI如果玩假的乾脆廢掉！《商業周刊》第 1541 期）
根據上面文章，如果我們要投中央所招開的採購案，我們應該優先提出能夠與年度治國理念、行政院施政方針保持一致目的的活動企劃，即能第 1 點的深入理解公部門、品牌的核心理念。
研究過首要目的後，再深入下層拆解「透過舉辦活動所要達成的目標」，最終才是核對企劃策略與方向是否不脫離上述的目的與目標。
此作法除了投標案適用外，各企業間的異業合作、內部活動提案也能依此檢測。
▍建議作法：畫心智圖
使用心智圖畫出此計畫會涵蓋的相關單位，並羅列各單位痛點，最後將能夠決策權的單位圈起來，此單位的目的即是活動企劃首要解決的關鍵二、重視活動細節，證明你值得託付
既然你的活動企劃已經能夠說服老闆、評審，這份活動企劃能夠成為達成目的的解決方案後，那麼你需要提供足夠的活動執行細節，好讓他們判斷做出最後的決定。
什麼時間舉行？要在哪裡舉辦？名額要開多少？講者有誰？
該如何宣傳？預計的目標？活動出席人數？估算投入所需成本？
除了上述常見的問題，還能夠從哪些角度切入，為你的活動提案加分呢？
線下活動的防疫準備
從 2020 年 2 月開始，全球各地受冠狀病毒疾病（COVID-19）影響，人群的聚集所帶來的風險即是快速的病情傳散。此時只要舉辦集會活動，不管是參加人、潛在報名人，甚至是醫療衛生單位，都會前來關切活動現場的衛生管理。
如果能在活動企劃中將除了承諾會做到量體溫、環境消毒外，最重要的實名制、實聯制報到能為你的活動提案大大加分，一個重視防疫的活動企劃，更值得業主託付和信任。
常見的防疫報到作法：
1. 實名制掃碼入場：限公務相關單位使用
借用公務機關場地，可使用各縣市政府提供的專屬 App 掃描讀取身份證字號，和辨認其姓名等個人身分 (可參考 台北市政府 my code App)
2. 實聯制造冊管理：提前蒐集聯絡方式
在報名活動當下、活動開始前，要求報名人填寫可聯繫的聯絡資料，現場搭配證件檢測，即可完成造冊管理 （可參考 Accupass 活動健康防疫頁）
3. 自助式報到櫃台：報到當下減少人員接觸
活動入場前至無人櫃台進行驗票，減少與人員的交談接觸機會，也可將活動人力安排在其他位置 (可參考 Accupass 自助報到機)
除了以上三種常見的報到防疫作法外，活動現場的工讀生、主持人、便當物流等人員流動也不能成為活動防疫的破口，建議所有活動的門口必須放置顯目的提示，強制要求入場人員填寫「健康防疫聲明表」
▍建議作法：畫流程圖
繪製活動當天所有的必經之路 (地點、人員、時間)，再填寫每個流程中所需要被留意的重點，即可展現出團隊重視每一個活動過程與用戶體驗三、強調活動獨創性，或是加入一點跟得上潮流的科技體驗
除了目標一致、提供更多活動細節，展現組織與策劃者的管理能力與執行經驗外，一份創新、新穎的活動提案必定能讓業主眼睛為之一亮，將目光移到你身上。
但創意提案該從何開始呢？當你迫在眉睫，前方想滿足老闆滿滿的期待值，後方有交稿的時間壓力，當你真的窮途末路、靈感枯竭時，給你一個方法，已被市場接受的最佳捷徑：加入正流行的科技技術
VR、AR、MR、Chatbot 聊天機器人、行動列印
舉個例子，因應疫情的影響，高雄市立美術館 4 月開始往線上藝廊發展，鼓勵居家近距離觀展，與學學文化創意基金會攜手，藉由 VR 虛擬實境技術讓民眾導讀展覽作品。（來源：高雄市立美術館大南方多元史觀特藏室 南方作為相遇之所）
又或是，故宮精品於 2020 年過年期間，為了刺激館內觀光客消費，與新創攝影團隊 Accupai雲攝影 合作春節限定活動「故宮賀歲卡片」，結合專業棚拍與敏捷修圖，歡迎參觀完故宮展區的民眾，移至紀念品店消費，還能與故宮三寶來張團員合照。(來源：故宮精品粉絲專頁新春限時活動貼文)
如果沒有上述這些科技技術能夠支援也沒關係，建立一個 Line 抽獎活動，增加活動現場的互動，也能提升企劃中的活動趣味性。
總結上面全文：
清楚舉辦活動目的、建立信賴關係、加入創新科技元素
抓住以上三點，不管是向公司主管提案、對外提出異業合作，或是與各大廠商競爭標案，都能往提案成功之路邁進！
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