防疫時代，社群經理的辦活動指南：如何辦一場疫情時代的活動？
防疫秋冬專案上路實行，政府規定民眾在 8 大類公眾場合都要配合戴上口罩，並進行人流量的管制。在高傳播可能性的室內場所也需強制戴上口罩，面對潛在疫情爆發的風險，社群經理在舉辦實體活動上如何更謹慎地處理？
這次分享如何執行防疫時代的活動籌備指南與技巧，協助你辦出確實而安全的活動。
但在那之前，我們先來看看一般要舉辦實體活動，如果要符合政府要求的防疫規定，你應該做到哪些事情。
如何舉辦配合政府防疫辦法的實體活動流程：
1. 行前通知
於活動寄送行前通知給參加者，將配合疫情的規定告知所有參與人，提醒準備口罩、請參與者配合活動當天的防疫措施
2. 消毒場地與設備
事前用 75 ％ 酒精消毒場地，包含活動場地空間、桌椅、電梯、門把、簽到台、投影設備與電腦等。
3. 實名簽到制
最好事前確保參與人以實名制報名活動，或是當天備好電子、紙本的健康聲明表，要求參與人留下資料以利預防和事後追蹤。健康聲明表範本看這裡
4. 參與人員消毒、執行與要求配合防護措施
為每位參與人量測額溫，進行 75 ％ 酒精手部消毒。若發燒(耳溫 ≧ 38 ℃；額溫 ≧ 37.5 ℃)，或有呼吸道症狀者，不予入場。
5. 拉寬座位距離，做好間隔 1.5 公尺以上，以及人數限制
配合安全性的社交距離，每個座位最好間隔 1.5 公尺以上，必依照場地空間的大小來進行規劃，與控制人數的限制。
你可能在想，辦實體活動變這麼麻煩，限制困難重重，不如不辦？
我們都明白活動對於一個品牌和企業的重要性，它是每個品牌與社群和粉絲互動接觸最深度的管道之一，那麼，或許你可以參考以下方式，確保你的實體活動仍能順利，且高效率的進行，或者，開始思考為你的實體活動增加新的可能性。
防疫時代的實體活動不外乎兩大重點：
一、確保人員紀錄清晰
確保每個參與人員資料清晰確實，便於預防與追蹤。
二、維持活動體驗、甚至超越
在加入防疫環節的前提下，仍能維持高效率兼具品質的活動體驗。
一、確保人員紀錄清晰
建立無接觸式簽到機制
加入防疫程序後，人員的簽到工作會在無形間耗掉不少人力與時間成本，你可以運用工具為你降低負擔。
現在已有無人自助報到機，你可以將機器放置簽到台，做個簡易的指引參與人只要在事前與取得報名 QR code，當天對著器材掃描即可完成簽到。
你也可以事前採用 ACCUPASS 辦活動，當天準備一台公用手機（記得旁邊放一瓶酒精和擦拭布），手機下載並開啟 ACCUPASS manager app 畫面，使用者只要自行掃描報名票券，即可通過入場。
優化實名制填寫流程
將簽到自動化之後，人員可以專注在確保「參與人員的資料紀實」，除了量測額溫、酒精消毒，請要求參與者填寫健康聲明表，確實收集資料。
健康聲明表應該要有的資料項目：
1. 活動時間
2. 姓名
4. 聯絡電話
5. 生日
6. 身份證字號/護照號碼/ID
7. 在台居住地址
8. 現職公司或學校
9. 生理性別/Sex
10. 過去 14 天內是否有發燒、咳嗽或呼吸急促等上呼吸道症狀?（已服藥者亦需填寫 「是」）
11. 最近 14 天，有無出國或前往高感染風險地區？
12. 最近 14 天，有無與居家檢疫、居家隔離者接觸？
ACCUPASS 提供了健康聲明表範本，根據你辦的每一場活動提供空白聲明表，活動參與人只要掃描即可填寫。
假使你舉辦多場活動，可以依據不同活動找到其所屬的健康聲明表，方便你管理追蹤所有參與人的資料。
建立 ACCUPASS 活動頁後，都會提供健康聲明表網址與 QR code，方便主辦單位發放要求填寫，並自動記錄所有資料。
二、維持活動體驗、甚至超越
加入防疫流程的環節，看似會增加準備流程與難度，你仍然有辦法保持你原有的活動體驗和品質，甚至，你可以試著想想如何超越你原本的活動了。
你可以嘗試用策略性思維的角度，轉換你的活動形式：
推出少人數的限量制活動
如果室內要兼顧安全距離，勢必得減少容納人數，那麼不如順著這樣的情勢將你的活動轉變為稀缺性較高的產品。
你可以限制參與者的數量，試著讓活動內容設計得更深入，包含加入與會者深入互動的環節，讓參與者更有參與感。以往多人數時，無法靈活進行的活動就很適合用在此處。包含小組活動、刺激討論、與講師、小組組長深度對談等，人們在自己實質付出後，通常會認為自己也獲得了實質回饋，他們會對你的活動印象更深刻。
當活動質量和內容密度提升，你可以提升票券的價格，專注打造品質更好的活動，將你的活動塑造為 VIP 制，創造產品的稀缺感，提升購票吸引力。
將活動形式轉為線上直播
如果你的活動一向相當熱門，人數眾多，龐大的社群也是你活動最大特色，那麼，試著把你的社群活動往線上發展吧！
在疫情的驅使下，視訊工具、直播技術變得穩定而成熟，很簡單就能操作。只要你擁有 Youtube 帳號，便可以將 Youtube 直播影片連結串進 ACCUPASS 的活動頁，你的參與者可以直接在 ACCUPASS 站內或 app 收看你的直播。
整合 ACCUPASS 的好處，除了省去管理金流、報名程序的成本以外，能夠確保你的直播影片不會未經授權被外流分享，保障所有付費參與者的權利。
如何設定直播票券功能，以及了解更多直播功能，可以參考這篇文章。
線下線上同時並行
實體活動有一個小小的限制，就是他限制在特定一個時間與空間，即使有些粉絲想參與活動，也可能礙於無法到場而放棄。然而，你現在可以突破這個限制。
準備一台像素高一點的手機（如果你的條件允許，也可以使用攝影機），確保活動當天的環境網路連線狀況穩定，同時直播現場活動，讓其他人能夠同時在線上參與。
ACCUPASS 的票券頁面可以同時設定販售線下票與線上直播票，不用再分兩個管道去管理參與者的報名和金流。
你可以告知線上參與者，這是場直播活動，鼓勵他們在活動當下同時參加，並安排一些讓線上線下參與者能同時參與的活動（例如線上搶答、限量匿名 QA、贈送優惠等 ），告知他們如果不參與當下直播，影片會需要一小段時間才會寄送，且無法享有活動當下才有的優惠，提升參與者準時出席活動的動力。
希望這篇文章能夠幫助每位社群經理，在疫情時代下仍能讓你的活動中臨風綻放。
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