Lần Đầu Thuê Ngoài (Outsourcing) Cần Chuẩn Bị Những Gì

1. Phân tích kĩ yêu cầu dự án, chia nhỏ thành nhiều giai đoạn (bite-size) có mô tả rõ ràng, chính xác, phát triển và triển khai mềm dẻo, độc lập.

2. Lựa chọn một hoặc nhiều đối tác có chung các khả năng và giá trị tương đồng, có khả năng hợp tác lâu dài với công ty và outsourcing model phù hợp. Sau đó có thể kí hợp đồng theo giai đoạn hoặc dài hạn tùy nhu cầu

3. Chuẩn bị hợp đồng chi tiết, rõ ràng về vai trò, nghĩa vụ của các bên, bao gồm chi tiết giai đoạn phát triển, yêu cầu về thời gian, chất lượng, cách nghiệm thu và kế hoạch thanh toán. Chuẩn bị nhiều kịch bản thanh toán đa dạng để phục vụ nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thanh toán theo dự án, theo giai đoạn, theo man-month/man-day/man-hour …

4. Sau khi bắt đầu dự án cần chủ động theo sát để nắm bắt tiến độ dự án qua phần mềm quản lý dự án, báo cáo hoặc họp định kì hàng tuần/tháng/quý, sẵn sàng chuẩn bị các phương án thay thế hoặc điều chỉnh mềm dẻo khi có bất ngờ xảy ra.

5. Luôn có phân công, chỉ định nhân sự trực thuộc dự án để làm việc đối tác Outsourcing để nhanh chóng sử lý các sự cố, gián đoạn hoặc trễ kế hoạch dự kiến, vv… Nếu nội bộ có mong muốn phát triển tiếp và vận hành thì cần chuẩn bị trước nguồn lực con người, hạ tầng, v.v…

6. Đánh giá lại các quan hệ đối tác Outsourcing và hợp đồng còn hiệu lực định kì tối thiểu hàng năm nhằm đảm bảo giá trị đem lại phù hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp.

Bonus: Assisting public organisations in their outsourcing endeavours: A decision support model