Concentration = Anticipation

Ce gros mot

L’anticipation : ce gros mot qui change la vie. Pourquoi gros mot ? Parce que « rien de nouveau sous le soleil ». La rationalisation n’est pas neuve, la TO DO list n’a pas été inventée à l’aube du 21ème siècle. C’est pourquoi je ne vais pas vous parler de cette nouvelle invention organisationnelle magique. Non, je vais vous parler d’une habitude d’anticipation et de ses vertus, au quotidien. Quelque chose de très simple.

© Kevin

L’explication du “chill”

La grande interrogation de notre époque sur le travail, c’est : pourquoi procrastinons-nous ? Dernièrement, j’ai même lu un autre article qui allait plus loin et qui vantait les vertus de la procrastination… Ok, Chill mec. Temps perdu = Temps libre. Je suis d’accord. Marcel Proust a écrit un long bouquin qui s’appelle A la recherche du temps perdu pour raconter pourquoi il est essentiel à toute création et à toute prise de décision de se réaliser en acceptant la perte du temps.

Malgré cela, il demeure ce même problème de la répartition des tâches et de l’engagement dans tout projet voire la dose de pression qui accompagne un projet qui tourne mal.

Le groupe réussissant le mieux est celui dont les tâches et les deadlines sont fixées et définies à intervalles réguliers.

Ce projet plus ou moins monotone, plus ou moins répétitif, plus ou moins ancré à cette routine qui peut sembler inhumaine.

Ou alors tout le contraire : ce projet excitant, riche, stimulant, complexe. Et les heures qui passent sans que je m’en rende compte…

L’anticipation, c’est l’une des merveilleuses habitudes qui peuvent radicalement changer notre manière de travailler, notre engagement, nos interactions, et par conséquent l’expérience de nos clients

Une petite expérience très simple sur la planification

© Tim Gouw

Aux Etats-Unis, des chercheurs se sont penchés sur la manière dont nous effectuions des tâches. Sur trois groupes d’étudiants bien distincts, ils ont mesuré la manière dont la définition des objectifs et le choix des dates-limites (deadlines) influaient la prise de décision et le résultat des élèves. Trois groupes d’élèves devaient rendre trois devoirs répartis sur une fenêtre de trois semaines.

• Le premier groupe définissait librement sa date de rendu pour ses devoirs dans une fenêtre de trois semaines.
• Le deuxième groupe devait rendre un travail une fois par semaine dans une fenêtre de trois semaines.
• Le troisième groupe rendait tous les devoirs à la fin d’une fenêtre de trois semaines.

Les résultats ne sont pas particulièrement surprenants, mais dans la mesure où ils concernaient une tâche ennuyeuse, ils permettent de rappeler qu’en termes de performance et de plaisir au travail, le groupe réussissant le mieux est celui dont les tâches et les deadlines sont fixées et définies à intervalles réguliers.

L’autonomie et la durée trop étendue semblent donc des freins potentiels à la réalisation de la tâche dans les meilleures conditions de manière structurelle.

A quoi pourrait ressembler votre prochaine semaine ?

Cette simple expérience nous permet de retrouver cette évidence empirique : pour être davantage concentré, il est essentiel de renforcer la définition de nos tâches à court terme et à long terme en travaillant davantage dans l’amélioration continue et en soumettant des résultats non de manière systématique mais de manière absolument régulière, itérative et dont la durée est relativement réduite.

Donc, ce gros mot, la planification, c’est peut-être finalement le pilier d’une meilleure attention.

De là, afin d’améliorer ces problèmes d’anticipation, voici quelques remarques sur la manière dont l’organisation des idées et du temps consacré peut littéralement changer aussi bien la dimension intellectuelle qu’émotionnelle de la répétition des tâches.

• Vendredi soir : Au début d’une nouvelle semaine, il est essentiel de définir l’ensemble des tâches, des projets, des rendez-vous, des obligations qui vous incombent. On peut donc prendre une feuille de notes et lister jour après jour, heure après heure, l’ensemble de ces tâches dès le vendredi soir. En plus de clarifier le nombre et l’intensité des projets à réaliser, cela permet de définir en amont de la semaine un emploi du temps, et donc de favoriser la souplesse.
• Du court terme au long terme : Dans le meilleur des cas, cet emploi du temps fictif peut être fixé jusqu’à plusieurs semaines à l’avance.
• Le temps plutôt que le résultat : Pour éviter tout débordement du temps consacré à une tâche, on pourra également utiliser la méthode Pomodoro (https://fr.wikipedia.org/wiki/Technique_Pomodoro), développée afin de répartir les tâches non en fonction de leur résultat mais du temps qu’on leur consacre (des intervalles de 25 mn), ce qui a pour effet de limiter les émotions négatives à l’angoisse de ne pas finir une tâche.
• Granulariser : découper les tâches en autant de petites parcelles que possible. Le malheur d’une mauvais anticipation est de rester trop généraliste ou trop vaste et d’annihiler la volonté.

Comment gérer une deadline ?

Il y a plusieurs manières d’améliorer la gestion de ces fameuses deadlines.

1. BE MISTER T : toujours être son pire ennemi avec le temps, puisque le temps passe si vite. On peut donc sans cesse mesurer le temps qui est passé et le temps restant sur un projet.
2. Perdre du temps : voilà, c’est le grand paradoxe de toute tâche à peu près bien exécutée, qui montre que les personnes véritablement productives sont aussi celles qui sont capables d’être absorbées dans leur tâche et d’y trouver un plaisir qui ne soit pas celui de la routine ou de la monotonie. Cela exige de perdre consciemment et volontairement beaucoup de temps. « Hâte-toi lentement. » comme disait La Fontaine.
3. Bonne deadline = ni trop tôt ni trop tard.
4. Bonne deadline = plusieurs deadlines (process)
5. Checkpoints : en fait, j’en suis où ? Je vais arriver à finir ? Je suis carrément à côté ?
6. Bonne deadline = Elle ne dépend pas de moi. En vrai, c’est le plus difficile, mais les meilleures deadlines sont celles que l’on ne se donne pas à soi-même, mais celles qu’on vous donne.

Et s’il s’agissait de toutes vos ressources ?

• On ne s’est concentré ici que sur une planification de très court terme (une semaine) mais cette méthode et cette habitude peut être dupliquée à l’ensemble d’une planification à long terme.
• En plus d’être une méthode individuelle, elle permet aussi de rationaliser la gestion des ressources pour l’ensemble d’une équipe et favorise à un degré inégalable la coordination entre différentes tâches.

© Eric Rothermel

A l’heure actuelle, les outils qui vont dans le sens de cette planification des tâches ne se limitent pas à un carnet de notes ou à une TO DO list. Au contraire, la duplication des outils montre à quel point al planification est capable de limiter les périodes de rush, les inattendus. En étant ferme dans la définition des tâches, on s’offre la possibilité d’une plus grande flexibilité, d’une plus grande souplesse. Donc, ce gros mot, la planification, c’est peut-être finalement le pilier d’une meilleure attention.

Mais il est 10h30. Je dois vous quitter.

C’est cela aussi, la planification.

Pour aller plus loin

• http://faculty.haas.berkeley.edu/brchen/2001-104.pdf
• https://procrastinus.com/
• https://blog.trello.com/fr/optimisation-des-processus

Next time*!

La création au quotidien : il n’y a pas de recette magique pour l’invention, mais quelques trucs pas inutiles.

Des outils simples à utiliser au quotidien

• Un « time tracker » qui vous permet de mesurer le temps consacré à des projets, et même à vos clients. https://toggl.com/
• Un gestionnaire des tâches, afin de mieux planifier le quotidien et segmenter les obligations. https://fr.todoist.com/
• Gestion des projets et du workflow d’une équipe https://trello.com/
• Un outil de planification des ressources à long terme https://asana.com/fr/

Plus d’outils ?

Vous avez envie de découvrir des nouveaux outils de planification, des nouvelles pratiques ? N’hésitez pas à nous écrire à stuff@playgrnd.fr !

Et d’ailleurs, pourquoi on fait cela ?

Je publie plusieurs articles destinés à partager mes expériences sur la concentration et sur l’attention au travail, une manière de vous emmener sur mon terrain de jeu.

En un mot, pour moi la vie est un peu comme une falaise. Je développe des approches créatives et stratégiques au sein du playgrnd* conciliant mon désir d’invention, d’écriture et l’ouverture de voies non parcourues.

Shall we play together?

Clément.