Mi primer tablero kanban
Segunda entrega
Por contextualizar, empezaré diciendo que trabajo en una empresa que nos dedicamos a realizar cualquier desarrollo que tenga que ver con el mundo de Internet. Intentamos abarcar cualquier necesidad que tengan nuestros clientes en este sentido, es decir, ofrecer un servicio integral.
Después de llevar más de 10 años trabajando en esta empresa como Director de Proyectos y tras buscar largo y tendido la forma de mejorar en la organización de los procesos, descubrí el agilismo.
Estuve unas semanas leyendo algún libro y varios artículos en Internet sobre este tema y me pareció de lo más interesante, ya que promulgaba principios sobre los que me parecía casi increíble que no hubiera pensado antes.
Compartí con mis compañeros de trabajo lo que había estado leyendo y mi firme intención de llevarlo a la práctica lo antes posible. Tanto las personas encargadas de los desarrollos, como el gerente de la empresa (mi jefe), me transmitieron su total acuerdo con los principios que intentaba implantar.
Ahora venía el gran reto, la forma en que lo ponía en práctica. Esto me llevó bastante tiempo, y alguna que otra noche de insomnio.
Pero por fin llegué a la conclusión de que los conceptos manejados por el método Kanban podían mejorar sustancialmente la organización del trabajo y la productividad personal del equipo de desarrollo. Pero también era consciente de que había muchas de las prácticas recogidas en la metodología Scrum que me parecían muy interesantes también, pero algunas de ellas las veía de difícil aplicación.
Así que me decidí por crear un tablero Kanban puro, pero cogiendo alguna cosita de Scrum que me parecía que podía encajar mejor en nuestra empresa (os he dejado una foto de dicho tablero). La decisión la tomé básicamente por que Kanban es la menos restrictiva de todas las metodologías que había estudiado.
El diseño del tablero tampoco fue una tarea sencilla, ya que el trabajo que se realiza en mi empresa no sigue siempre el mismo flujo, y además tenemos unos departamentos con funciones muy delimitadas: gerencia, ejecutivos de cuentas, diseño, maquetación, programación, SEO / SEM y redes sociales.
Como lo que más me preocupaba en aquel momento eran los departamentos de diseño, maquetación y programación, me centré en crear un tablero que organizara mejor su trabajo. Para ello creé las siguiente columnas: cola de trabajo, pendiente, en desarrollo, terminado y archivo. Dentro de cada una de las columnas creé subcolumnas para cada uno de los departamentos anteriormente mencionados.
Creamos unas tarjetas para cada una de las tareas en las que había que incluir la siguiente información para incluirla en el tablero: nombre de la tarea, cliente o proyecto, persona que lo va a realizar, fecha en la que se incluye en el tablero, fecha prevista de terminación y duración prevista. Una vez que un usuario pasaba la tarjeta a en proceso, tenía que incluir la fecha real de inicio de la misma. Así mismo, una vez que la terminaba tenía que incluir la fecha real de finalización y el tiempo real consumido.
Ya sólo me faltaba configurar el WIP (work in process) de cada una de las subcolumnas de “pendiente” y “en proceso”, y echamos a andar. Ah!, se me olvidaba, establecimos un límite de 1 hora como tiempo mínimo que requería una tarea para entrar en el tablero como tal, lo que se denomina “Ruido”.
Establecimos unas dailys a primera hora de la mañana (las mañaneras) en la que interveníamos toda la oficina y explicábamos lo que habíamos hecho el día anterior y posibles problemas con los que nos hubiéramos encontrado.
Y ahora os preguntaréis, y qué hay de Scrum en todo lo que has comentado, pues nada, por lo menos que hubiera reflejado en el tablero. Lo que intenté inculcar de Scrum a mis compañeros fue la importancia de 3 conceptos que promulga el agilismo y que con Kanban simplemente me parecía que íbamos a seguir sin cumplir: desarrollos basados en iteraciones contínuas (no necesariamente del mismo periodo temporal cada una de ellas), mantener una relación mucho más cercana con el cliente mostrando el resultado de dichas iteraciones y la mejora contínua a través de retrospectivas genéricas periódicas (mensuales).
Pasadas unas 2 semanas desde la implantación de estas medidas asistí al Agile Spain 2013, lo cual me sirvió para 2 cosas fundamentalmente: reafirmarme en que el camino que habíamos emprendido era el correcto y aclararme que la dirección que habíamos tomado distaba mucho de ser la más indicada para nosotros.
Pero esto es algo que os contaré más profusamente en próximas entregas.
