Las reuniones se preparan

Me pasó en una reunión con representantes de una importante firma. En ese momento yo era el líder técnico del proyecto y tenía poco contacto con el cliente.

La idea de la reunión era hacer una breve presentación sobre el sistema que estábamos desarrollando. Mostrar cómo era la interfaz gráfica y qué funcionalidades básicas tenía. Explicar también de qué forma los usuarios iban a acceder y cómo lo iban a usar en el día a día.

Si bien había liderado el equipo de desarrollo y entendía mucho a nivel técnico de cómo estaba hecho todo por dentro, no había pasado suficiente tiempo usando el sistema. Así que ante la inocente pregunta de “¿Y esto para qué sirve?” que me hizo uno de los presentes en la reunión señalándome un ícono en particular, quedé sin respuestas. No tenía idea de para qué servía esa opción.

La elegante forma que encontré para salir de esa situación fue cerrar los ojos y hacer click en el ícono. La función del mismo se reveló. Me limité a explicar lo que había ocurrido, que no recuerdo puntualmente qué fue.

A ese momento feo le siguieron algunas preguntas por parte del cliente cuya respuesta no tenía muy en claro. Vacilé, tartamudeé, y en algunas ocasiones respondí erróneamente.

La reunión me agarró mal parado. Mal preparado. Mi jefa y mentora presenció la situación riéndose por dentro y me dejó experimentar ese feo momento. La lección había sido aprendida: las reuniones hay que prepararlas.

Y de eso se trata este artículo.

Una reunión es un encuentro entre distintas partes para tratar uno o varios temas particulares. Para estar a la altura de la reunión tenemos que estar preparados. A continuación, una serie de consejos que he adquirido a lo largo de mi carrera profesional.

Preguntarse quiénes estarán en la reunión

Antes de ir a una reunión sabemos en mayor o menor medida quiénes estarán presentes. No es lo mismo que estén allí los representantes de una empresa que los dueños. No es lo mismo una línea media que una gerencial.

De la misma forma, no es lo mismo que haya personas de un área técnica que de un área no técnica. Esto nos dará una idea el lenguaje que deberemos usar al comunicarnos.

Es importante entender que en una reunión no sólo presentamos una idea, relevamos datos o mostramos un desarrollo. Además de hacer eso, nos estamos presentando nosotros mismos como profesionales y a la firma que representamos si es que trabajamos para una compañía.

En base a saber quiénes estarán también podremos saber el tono y el margen de error que tenemos. Esto quizás ya dependa de las personalidades de los involucrados, más allá del puesto que ocupen.

Por lo tanto, hay que tener en cuenta con quién nos vamos a reunir para entender el peso de la reunión. Esta nos puede conseguir este trabajo, pero también el próximo.

El termómetro

Hay reuniones distendidas a las cuales iremos con pocas expectativas. Otras quizás estén más vinculadas a una venta y puede haber más ansiedad porque sabemos que estamos compitiendo. Están las reuniones de presentación, las de relevamiento y algunos otros tipos más.

Otra dimensión lo da el termómetro de la reunión. Hay reuniones tranquilas y otras que podemos llamarlas calientes, sin ningún tipo de tapujos. Reuniones donde el cliente o alguna de las partes involucradas está enojado por algo en particular.

Si esto es así, en la preparación de la reunión tenemos que pensar qué responder y de qué forma reaccionar ante posibles preguntas o situaciones incómodas que se puedan llegar a dar.

¿Qué llevar a la reunión?

Mínimo un cuaderno y algo para anotar. Siempre hay que tener estos elementos básicos. No importa el tipo de reunión a la que uno asista. Aunque les guste lo digital, siempre hay que llevar un backup de papel y lapicera. Uno nunca sabe si va a tener batería o si puede ocurrir algún tipo de contingencia inesperada.

Luego, todo tendrá que ver con qué tipo de reunión es. ¿Es una presentación? Entonces se tendrán que llevar todos los elementos que sean necesarios.

Generalmente cuando se tiene que hacer una presentación se necesita una laptop, un proyector y adaptadores de todo tipo. No hay que olvidar disponer de todos los archivos necesarios para que llegado el momento esté todo listo.

Pruebas intensivas

Si lo que vamos a hacer es una presentación de un sistema que desarrollamos, obviamente hay que probarlo antes. Pero no basta con una prueba por encima. Hay que someterlo a rigurosos tests, especialmente de las funcionalidades más básicas.

Una cosa es que el cliente pregunte por una funcionalidad no desarrollada o que esté en etapa experimental y que al intentar mostrarla, falle. Otra muy distinta es que algo básico de la aplicación que nosotros mismos decidimos mostrar, no funcione.

Tenemos que tener la certeza absoluta de que lo que vamos a mostrar funciona correctamente.

Plantillas y listas de control

Tanto para los elementos como para situaciones que se puedan dar lo ideal es con el tiempo armar una lista de control, un diagrama o una plantilla.

Las listas de control quizás son mejores con elementos que no pueden faltar en el momento de la reunión.

En el caso de los relevamientos las plantillas son excelentes, puesto que suelen repetirse consultas en este tipo de reuniones. Se puede tener una plantilla para cada tipo de relevamiento que se haga.

Repasar toda la documentación previa

Siempre hay que acudir a la reunión estando al tanto de absolutamente todo lo vinculado con el proyecto.

Esto significa que hay que leer y revisar todos los documentos vinculados. También hay que chequear los correos electrónicos que las partes hayan intercambiado. Tener siempre presente los pendientes actuales del proyecto que muchas veces se desprenden de estos mails.

En síntesis, lo que me interesa que les quede de este artículo es que no hay que ir sin preparación a una reunión, sea el tipo de reunión que sea. Siempre hay que estar listo y a la altura de las circunstancias para que de esta forma nunca quedemos mal parados y nos mostremos como verdaderos profesionales.

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