Hoofdkantoor & werkmaatschappij alias Tom & Jerry

“Ze snappen er daar echt he-le-maal niks van hè?!”

“Ze staan veel te ver van onze business en onze klanten af”

“Ze kosten eigenlijk alleen maar geld en leveren niks op”

“Ze hebben geen idee hoe het er bij ons aan toegaat, in de praktijk”

“Komen ze weer aan met hun surveys en templates”

“Ik leer niks van ze”

“En ze rijden nog in dikkere auto’s ook!”

…bekende geluiden over het hoofdkantoor vanuit lokale werkmaatschappijen of filialen.

Ik heb het voorrecht gehad om de afgelopen 30 jaar nogal wat bedrijven te leren kennen. Bedrijven met een internationaal hoofdkantoor en lokale werkmaatschappijen in verschillende landen of met een nationaal hoofdkantoor en filialen/vestigingen in het land.

Soms was er sprake van een haatverhouding, zelden een liefdesverhouding maar meestal een haat-liefde verhouding. Tom & Jerry dus.

En als ik weer eens tussen de kibbelende partijen zat dan wees ik naar het raam en probeerde ik zo kalm mogelijk te zeggen: “de concurrent zit buiten, niet binnen”.

Centraal, decentraal of een combinatie?

Vaak is het niet duidelijk wie wat doet en waarom? Slimme bedrijven heb ik met een zogenaamde “boundary matrix” zien werken. Die matrix maakt duidelijk wie welke rollen, taken en verantwoordelijkheden heeft: hoofdkantoor vs lokale werkmaatschappijen of filialen/vestigingen. Da’s een goed begin, alleen vergeet men tijdens de uitvoering te checken of de praktijk ook daadwerkelijk zo verloopt. Er ontbreekt een verantwoordelijke die kan en mag corrigeren als men uit de pas loopt.

Door jarenlang zelf op beide plekken te werken (op een hoofdkantoor, werkend aan toekomstvisie en strategie — en in de business, met m’n poten in de klei, bovenop klanten en met P&L-verantwoordelijkheid) heb ik geleerd wat het verschil in rol, taak en verantwoordelijkheid is. Maar met name wat die verschillende perspectieven je nou echt brengen: van afstand (vanuit een hoofdkantoor) zie je dingen die je van dichtbij (vanuit een werkmaatschappij) niet ziet. En andersom: van dichtbij (vanuit een werkmaatschappij) zie je dingen die je van afstand (vanuit een hoofdkantoor) niet ziet.

Conclusie: samen zie je meer!

Maar als je een vooringenomen, negatieve houding hebt ten opzichte van elkaar dan ga je natuurlijk niet samenwerken, constructief discussiëren of kennisdelen. Nee dan doe je gewoon lekker je eigen ding en ga je klagen over de ander. Niemand die je immers op de vingers tikt. Wie kijkt er nou echt kritisch naar de effectiviteit van de samenwerking tussen hoofdkantoor en werkmaatschappij? Niemand toch? En ondertussen valt er hier en daar een medewerker om met een burn-out want reken maar dat mensen hier stress van krijgen!

Wat je het beste waar kunt neerleggen (centraal of decentraal) daar moet je samen goed over nadenken. Je ziet dat bedrijven soms een aantal jaren een hele centrale cultuur hebben om vervolgens de koers compleet om te gooien naar een decentrale cultuur (“jongens gooi die manuals maar in de prullenbak, stroop je mouwen op en ga die landen maar gewoon helpen!”). Ik heb bedrijven gezien waar dat model elke 3–5 jaar weer veranderde als een vloeiende golfbeweging. En eigenlijk bleken die uitgesproken centrale- en decentrale culturen allebei niet zo goed te werken.

“jongens gooi die manuals maar in de prullenbak, stroop je mouwen op en ga die landen maar gewoon helpen!”

Mijn stelling is dat bedrijven het beste van twee werelden moeten combineren: centraal en decentraal. De kennis van markt en klanten op lokaal werkmaatschappij niveau is van extreem belang! Hoewel er zeker veel verschillen zijn tussen landen zijn er ook veel overeenkomsten en een goed hoofdkantoor kan efficiency realiseren door lokale werkmaatschappijen kennis te laten delen met elkaar en te voorkomen dat de wielen niet op meerdere plekken opnieuw worden uitgevonden. Daar profiteert iedereen van. Daarbij kan het hoofdkantoor wat meer denken (strategie) en de werkmaatschappijen wat meer doen (executie). Dus een samenwerking als één team met gemeenschappelijke doelen, respect voor elkaar, gelijkwaardigheid, vertrouwen, communicatie, transparantie en vooral passie voor de klant en de business!

Om dit te realiseren moet er veel en slim gecommuniceerd worden met elkaar waarbij iedereen een breng- en haalplicht heeft en moet aangeven wat hij/zij nodig heeft en waarom. En ja, alles begint bij de markt en klanten. Daar verdien je je brood mee.

Het zou goed zijn als de Raad van Bestuur en/of directie iemand vrijmaakt om dit proces in de gaten te houden en te verbeteren. Iemand in wie men veel vertrouwen heeft als het gaat om het verbinden van mensen op inhoud, proces en emotie. En die hoef je van mij geen Chief Co-operation Officer te noemen als ie maar zorgt dat de samenwerking zo goed en prettig mogelijk verloopt. En als het tijdens deze cultuurverandering nodig is om KPI’s en/of bonussen hierop te zetten dan moet je dat maar doen want “what gets measured gets done”.

Tom & Jerry: minder haat, meer liefde.

Disclaimer: elke overeenkomst met bestaande organisaties, personen, gebeurtenissen, plaatsen of entiteiten berust op louter toeval.

Theo van de Kamp

Mede-oprichter experTeasers Group

experTeasers Group is een op Slack.com gehost platform, waar (on)gelijkgestemden elkaar treffen voor het wisselen van ideeën, standpunten en inzichten op het gebied van media, marketing, communicatie, innovatie, organisatie en ondernemerschap. Daarmee wordt niet alleen ingezet op het delen van informatie, maar kan juist de wisseling van standpunten of de toets van anderen leiden tot beter resultaat. experTeasers Group nodigt uit tot dialoog, voedt het gesprek en inspireert tot gedachtenvorming buiten de eigen kaders. Anders, beter, blijvend.