Tips voor je video conference

Tegenwoordig is videoconferencing niet meer weg te denken als vergader mogelijkheid. Net als bij een beeldgesprek bij Facetime en Whatsapp is het prettig om elkaar face-to-face aan te kunnen kijken tijdens een vergadering. Je maakt dan ook gebruik van non-verbale communicatie waardoor je elkaar sneller begrijpt en zo’n vergadering vaak efficiënter is dan een telefonische variant.

Zijn er nog dingen om op te letten?

Ja die zijn er zeker. We zullen je een aantal tips geven welke je kunt gebruiken om een succesvolle video conference op te zetten.

Waar ben je?

Ben je in een openbare ruimte tijdens de conference omdat je onderweg bent of omdat er geen vergaderruimte beschikbaar is? Zoek dan een zo rustig mogelijk plekje en gebruik een goede headset. Als je niet aan het woord bent ‘mute’ dan je geluid zodat je mede gesprekspartners geen last hebben van de geluiden in de ruimte waar jij bent. Vaak zit zo’n button in je software, vergelijkbaar met de speaker knop.

Zoals hierboven aangegeven is een rustige plek heel belangrijk om te video conferencen. Je gaat immers ook niet midden op het marktplein een vergadering houden. Het is niet alleen prettig voor je gesprekspartners maar zeker ook voor jezelf zodat je niet afgeleid kunt worden door van alles om je heen.

Net als bij andere bijeenkomsten is het ook hier handig om je privé telefoon op stil te zetten. Mocht dat om één of andere reden niet mogelijk zijn, bijvoorbeeld omdat je een belangrijk telefoontje verwacht, vertel dat dan aan het begin van de conference zodat je gesprekspartners het begrijpen als je plotseling even weg loopt en je telefoon opneemt.

Vergaderstukken.

Het is handig om alle stukken die betrekking hebben op je vergadering netjes te hebben georganiseerd zodat je er snel bij kunt als je deze wilt doorzenden. Alles in één map plaatsen en die alvast open zetten voorkomt vertraging en vergissingen in de keuze van het door te sturen document. Geef de documenten ook duidelijke benamingen om misverstanden te voorkomen.

Dresscode.

Net als bij een reguliere vergadering is het van belang dat je passend gekleed bent, daar ga je immers ook niet in je sport- of kluskleding naar toe. Een neutrale achtergrond is in het verlengde hiervan ook wel wenselijk. Geen afleidende (privé)foto’s e.d. aan de muur achter je.

Camera.

Uiteraard is het ook prettig dat je goed te zien bent op het scherm van de anderen. Gebruik een externe webcam, deze geeft meestal een betere kwaliteit dan de camera op je laptop. Ander voordeel van de webcam is dat je die zo kunt plaatsen dat je het beste in beeld bent voor de vergadering. Zorg er tijdens de vergadering voor dat je ook duidelijk voor de camera blijft zitten.

Voorbereiding.

Je ziet dat een goede voorbereiding het verschil kan maken of je een succesvolle videoconference hebt of niet.