Wat zet je wel en wat juist niet in je handtekening?

Iedereen ondertekent email berichten.

Als je een mail stuurt wordt doorgaans onderaan de mail een handtekening toegevoegd. De één zet alleen zijn naam de ander maakt er een heel boekwerk van. De vraag is nu, wat zet je nu wel en wat niet in je handtekening?

• Houdt je handtekening overzichtelijk. Dit kun je doen door het te verdelen in blokken tekst/afbeeldingen, gescheiden door witregels.
• Maak meerdere varianten voor verschillende scenario’s. Een autoreply zal bijvoorbeeld een andere handtekening vereisen dan een offerte.
• In ieder geval is het belangrijk om jouw eigen naam, functie en telefoonnummer te vermelden. Evenals het adres, de website en het logo van je bedrijf. Werk je parttime? Dan is het handig om dat ook te vermelden en eventueel de te bereiken persoon als je er zelf niet bent.
• Ben je actief op verschillende social media, plaats de icoontjes (voorzien van een link) dan in je handtekening. Zo kan men direct naar je bedrijfs-profielen.
• Een afbeelding mag altijd. Bijvoorbeeld een (pas)foto, logo of iets anders wat je graag wilt laten zien.
• Pas je handtekening zo af en toe aan, dan blijft de informatie up to date. Je zou er bijvoorbeeld gebeurtenissen aan toe kunnen voegen zoals een aanbieding of een verwijzing naar een evenement.

• Houdt een standaard handtekening aan. Ga dus geen varianten maken op de handtekening van je bedrijf. Dit komt de herkenbaarheid niet ten goede. Één uniforme handtekening heeft een professionele uitstraling.
• In ieder geval is het belangrijk om jouw eigen naam, functie en telefoonnummer te vermelden. Evenals het adres, de website en het logo van je bedrijf. Werk je parttime? Dan is het handig om dat ook te vermelden en eventueel de te bereiken persoon als je er zelf niet bent.
• Niet ieder programma kan een video of .gif tonen. Gebruik daarom liever geen animaties.
• Zet je contact gegevens niet in een afbeelding. Stel dat de ontvanger deze afbeelding niet kan laden, dan weet hij ook niet waar hij je kan bereiken. Ook is een wijziging sowieso makkelijker te maken in tekst dan in een afbeelding.