Pare com diárias, comece com retrospectivas
Reuniões diárias: convenção ou necessidade?
Sua equipe odeia reuniões diárias? Monólogos intermináveis tornam tudo desinteressante e cansativo? Será que precisamos mesmo obrigar pessoas adultas responsáveis a fazer reuniões diárias?
Nesse breve post iremos explorar se existe um problema com reuniões diárias, por que chegamos a esse ponto e o que podemos fazer para melhorar a qualidade de vida de nosso time (e a nossa também!).
O dia-a-dia das reuniões diárias
Mesmo antes da pandemia, o excesso de reuniões já era percebido como um elemento de “trabalhar com agilidade”. Com a disseminação do trabalho remoto, tenho visto ainda mais times e agilistas reclamando de reuniões, principalmente de reuniões diárias.
Tão comum quanto fazer reuniões diárias é encontrar disfuncionalidades: demoradas, improdutivas, microgerenciadas, desinteressantes, um verdadeiro “monólogo em grupo”. É comum encontrarmos relatos de reuniões diárias que demoram 20, 30 ou até mesmo 40 minutos!
Muito além do tempo, são reuniões desinteressantes, envolvendo mais pessoas que o necessário, desenvolvendo assuntos que deveriam ser tratados em outro âmbito. Sem foco algum, passamos a ter uma reunião dentro da reunião, levando os impacientes a tentar aproveitar melhor o tempo fazendo multitarefa, o que só retroalimenta todo o problema..
Enfim, a maioria dos times parece ser péssimo em realizar reuniões diárias produtivas.
Se são tão ruins, por que insistimos tanto nas reuniões diárias?
Como chegamos até aqui
Muito do que existe no mundo da agilidade hoje é um copiar-e-colar desenfreado. Sempre existe uma prática, metodologia, workshop, mindset da moda. Todo mundo quer fazer parte da onda, todo mundo quer aplicar.
Acontece que a maioria das práticas foi concebida para para resolver um problema real originalmente sentido pelos autores.
Seguimos práticas populares sem nunca ter sentido a mesma dor!
Com o tempo, isso levanta a dúvida sobre o porquê de fazer “assim ou assado”. As pessoas começam a achar tudo chato e burocrático, passando a visualizar mil defeitos no dia-a-dia e nas práticas que aparentemente tanta gente usa.
TALVEZ ESSAS PESSOAS TENHAM RAZÃO
Tudo isso acaba trazendo uma sensação de incompetência, improdutividade, desperdício de potencial, desperdício de de tempo, desperdício de vida.
Parece que funciona para todo mundo mas aqui não funciona para mim!
Será que realmente temos o mesmo problema dos autores originais? Qual era o contexto do autor? Em qual empresa, com qual ambiente, qual país, qual cultura?
Às vezes perdemos tanto contato, tanto tempo trabalhando com as práticas, que nem sabemos mais qual problema a prática originalmente tentava resolver.
Especificamente sobre reuniões diárias, em sua revisão de 2020 o próprio Scrum Guide removeu exemplos de perguntas que poderiam ser utilizadas na Daily Scrum. A reunião ainda está mantida, porém ficou explícito que cada time pode descobrir a melhor forma de realizar a reunião de acordo com o seu contexto.
Um caminho para reuniões diárias produtivas
Se o seu time está insatisfeito com reuniões diárias, sugiro um experimento: não faça. Se as pessoas só vão arrastadas, não chame. Se não querem fazer, não insista. Porém faça de forma consciente, planejada, segura para falhar, só por um tempo :)
DA MESMA FORMA QUE NÃO HÁ LUZ SEM ESCURIDÃO, NÃO DEVERÍAMOS TER SOLUÇÃO SEM UM PROBLEMA
(leia em tom dramático do Cid Moreira)
Pode ser que sua equipe seja o raro caso onde a comunicação flui como que por pensamento, durante todo o dia, sem ter a necessidade de realizar reuniões diárias para colocar todos na mesma página. Se for esse seu caso, seja feliz: conseguiu recuperar tempo para outras atividades do dia-a-dia!
Sendo realista, o mais provável é que uma pequena dose de caos se instale. Canais de comunicação entre as pessoas vão ser testados, a visualização e acompanhamento do trabalho estressada. Trabalho duplicado, falta de colaboração, pânico.
Um prato cheio para se tratar na próxima retrospectiva! Agora com um problema real para resolver, as reflexões serão muito mais produtivas:
SE, COMO, QUANDO e principalmente PORQUE fazer reunião diária terão argumentos ricos e embasados, pautados por uma experiência vivida recentemente.
Assim, qualquer decisão tomada pelo grupo vai ter muito mais engajamento pelas pessoas, aderência à realidade e principalmente propósito de existir.
Nossa reunião diária é meio diferente mas funciona bem!
A linha de chegada
Da próxima vez que te disserem que a reunião diária é inútil, ou qualquer outra prática, saia da armadilha da memeficação sem fim (tá só um pouco, todos gostamos de um bom meme!).
Realmente entendemos qual problema essa prática resolve? Por que tentamos utilizar essa solução? Por que continuamos insistindo na solução que não funciona? Como podemos aprender mais sobre nosso contexto e fomentar uma solução própria que realmente ajude no nosso próprio problema?
Se quiser algumas dicas sobre como fazer retrospectivas mais produtivas, temos outro post quentinho para ajudar:
Boa sorte e até a próxima!
