Scrum’da KPI Ölçüm Metrikleri Nelerdir?

KPI nedir?

Şirketlerin proje ve hizmetlerindeki başarı düzeyini ölçmek için kullanılan KPI Metodolojisi; performans ölçümlerinin başarıya ulaşması, şirket beklentilerinin ortaya konması için önemli bir rol oynamaktadır. Şirketin belirlemiş olduğu stratejilerin, vizyon ve misyonun başarılmasına katkı sağlayan faaliyetleri ölçümlemek olarak söylenebilir. KPI kavramı “Anahtar Performans Göstergesi” veya “Temel Performans Göstergesi” olarak da bilinir. Temel olarak proje hedeflerine ne kadar yaklaşıldığını veya hedeflerin ne seviyede gerçekleştiğini, sonucun ne kadar başarılı olduğunu belli başlı metrikler ile ortaya çıkartır. Bu metriklerden gelen sonuçlara göre firmalar belirli analizler yaparak geleceğe dönük kararlar alabilmektedir.

Scrum organizasyonlarda KPI’lar nasıl belirlenir?

Agile bakış açısı, Scrum framework’u ile organizasyonunu dönüştüren şirketlerde; performans yönetimi ve ölçüm metrikleri geleneksel yöntemden farklı izlenmektedir. Bunun temel sebebi ise geleneksel yöntem daha çok çıktılara (output/rakamlar, hız vb.) odaklanırken; Scrum sonuçlara (outcome/işe etki, değer vb.) odaklanmaktadır. Scrum’da işbirliği ve takıma dayalı bir yönetime geçilmektedir ve burada ürün çıktısı, getiri, pazara çıkma hızı, takım olma, ortak hedef, Scrum’ın temel değerlerinin korunması gibi kavramlar daha önemlidir. Bu sebeple performans sistemi ve ölçüm metrikleri de yeni iş yapış şekline göre değişmektedir.

Bu yazımın devamında Scrum yönetimdeki ölçüm metrikleri genel olarak nelerdir, nelere dikkat edilmelidir başlıklarına odaklanacağım. Bu metriklere bağlı olarak performans ölçümünü sonraki yazılarımda derinleştireceğim.

Ancak performans ölçüm metriklerini size iletmeden önce özet olarak geleneksel ve Scrum yönetim arasındaki farklara kısaca değineceğim çünkü bu farkları bilmek lazım ki metrikleri de doğru kullanabilelim.

Geleneksel performans yönetimi yaklaşımında:

- Hiyerarşik düzen

- Performans değerlendirme odaklılık

- Yıllık veya çeyrek bazlı ölçümleme ve geribildirim

- Hedeflerin yıllık veya çeyrek bazlı belirlenmesi

- Hedeflerin yönetimden aşağı verilmesi

Değerleri önemli olurken; Scrum performans yönetimi yaklaşımında aşağıdaki değerler dikkate alınmalıdır:

- İşbirliği ve takım oyunu

- Gelişme ve öğrenmeye odaklılık

- Sürekli ölçümleme ve geribildirim

- Hedeflerin takımca belirlenmesi

- İş durumuna göre esnek hedef verebilme

- Agile/Scrum’ın temel değerlerini koruması ve yayılması

Scrum ile yönetilen organizasyonlarda KPI ölçüm metrikleri nelerdir?

Scrum framework’u uygulanan takımlar için belirlenen belli başı metrikler takım performans ölçümünde kullanılmaktadır.

Bu metrikler temelinde çok boyutlu olabilirler. Öyle ki scrum yönetim şeklinin organizasyon ve takım boyutunda işe sonuçlarına bakarken aynı zamanda çevik ilerleme, agile maturity konularında ayrıca değerlendirilmesi gerekir.

Bu metrikleri genel anlamda özetlemek istediğimde kullanılan ve olması beklenen temel Scrum takım metriklerini 5 ana başlığa ayırabilirim;

1- DEĞER METRİKLERİ

1.1. Vizyon: Her takım üyesi ekibin vizyonunu bilir ve gerçekleştirmek için tutkuyla çalışır.

1.2. Müşteri / Müşteri Memnuniyeti: Takım müşteri ihtiyaçları ve persona tanımlarını yapar ve buna bağlı iletişim noktaları kurar.

1.3. Verimlilik: Takım üyeleri ölçme ve değerlendirme metriklerini kullanır, bunları düzenli olarak ölçerek veriye dayalı analiz yapar ve paydaşları ile paylaşır.

2- AGILITY OLGUNLUK METRİKLERİ (ÇEVİKLİK)

2.1. Takım olma: Takım değer üretmesi için sonuç odaklı olması gerektiğini bilir, yardımlaşma halinde çalışır. Takım üyeleri konuları kişiselleştirmez, takımla ilgili noktaları ön planda tutup, kararları birlikte verirler.

2.2. Kendi kendini yönetme: Takım sprint hedeflerine ulaşabilmek için işleri nasıl yürüteceğine kendisi karar verir. İşlerinde ortaya çıkan sorunları çözme yeteneğine sahiptir.

2.3. Öğrenme Çevikliği: Takım sürekli öğrenmek ve öğrendiklerini kullanarak çevresindeki insanlara aktarmak için uğraşır.

2.4. Hedef Odaklılık: Takım mevcut hedeflerinin farkındadır ve buna göre çalışmalarını yürütür.

2.5. Deneysellik: Takım hata yapmaktan korkmaz ve sürekli olarak deneyler yapar, başarısızlıktan birlikte kolayca kurtulmayı bilirler ve kişiselleştirmezler.

2.6. İletişim ve Şeffaflık: Takım kendi içinde açık ve dürüst şekilde geribildirimde bulunur, diğer paydaşlar ile gerektiğinde ortak sorunları çözmek için birlikte çalışır.

3- SCRUM OLGUNLUK METRİKLERİ

3.1. Ritüeller

3.1.1. Daily: Takım Daily kavramını içselleştirir ve ihtiyaçlarına göre en uygun şekilde yürütür.

3.1.2. Backlog Refinement: Takım PBI (Product Backlog Item) tanımlarını birlikte iyi şekilde yapar, çok büyük PBI’ları tanımlayıp parçalayabilir, sprint planlamasına hazır hale getirir.

3.1.3. Planlama: Takım birikmiş işleri sahiplenir, büyük resmi görür ve ortak hedefe ulaşmak için işleri net bir taahhütte bulunur.

3.1.4. Retrospektif: Takım, tamamlanmakta olan sprint’i olumlu/olumsuz yönden değerlendirir, gerekli gelişim noktalarına uygun aksiyonlar belirler. Takım şeffaftır, tüm ekip alınan aksiyon noktalarını takip eder.

3.1.5. Review: Düzenli olarak yapılır, takım iyi hazırlanır, paydaşlar aktif olarak dahil olur ve geribildirim teşvik edilir.

3.2. Roller ve Sorumluluklar

3.2.1. Takım Üyesi: Ürünün değerini en üst seviyeye çıkarmak için bütünsel değerlendirir, PO’ya yardımcı olur, organizasyonda çevikliğin gelişimine katkıda bulunur, çevik ilkeleri içselleştirir.

3.2.2. PO (Product Owner): OKR (Objectives and Key Results) çalışması, DOD (Definition of Done) kriterlerine göre sprint iş listesini değerlendirme ve belirleme becerisine sahiptir, organizasyonda çevikliğin gelişimine katkıda bulunur, çevik ilkeleri içselleştirir.

3.2.3. SM (Scrum Master): Takımın karşılaştığı engelleri kaldırır veya kaldırtır, fasilitasyon da yapar. Güven ortamı yaratır, iletişim becerisi yüksektir, backlog listesini besleme için PO’ya yardımcı olur, organizasyonda çevikliğin gelişimine katkıda bulunur, çevik ilkeleri içselleştirir.

4- ÜRETİM METRİKLERİ

4.1. Çıktı: Geliştirilen uygulama veya ürünün beklenen kalitede ve zamanında üretilmesi ve son kullanıcı tarafından kullanım ölçümünün yapılması sağlanır.

4.2. Teslim Süresi: Hedeflenen işlerin ilgili sprint içinde tüketilmesi ve azalan bir trend ile ilerlemesi sağlanır.

4.3. Hız: Takımın zaman içindeki hız seyrinin tutarlı olması beklenir.

5- KALİTE METRİKLERİ

5.1. Defect sayısı

5.2. Test kapsamı

5.3. Yenilik (İnovasyon) Oranı

5.4. Teknik Borç

Tüm bu metriklere ek olarak; takım üyelerinin yetkinliği, dedike olup/olmaması, devamlılığı, DoR (Definition of Ready) ve DoD’un (Definition of Done) hazırlanması ve bilinmesi, PBI’ların (Product Backlog Item) olgunluk seviyesi gibi birçok scrum olgunluk metriği de eklenebilir.

Bu metrikler (değer, kalite, üretim, story point vb.) her sprint sonunda veya belirli aralıklarla ölçümlenir ve yorumlanır. Bu veriler organizasyondaki herkese açık ve şeffaf bir şekilde sunulmalıdır. Takımlar bu metrikleri kullanıp yorumlayarak kendilerine iyileşme hedefleri koyabilirler. Burada yine geleneksel yöntemden ayrılan kısım hedefleri yönetim değil takım belirlemelidir. Yönetimin görevi bu metriklerin sahiplendirilmesi, koçluk ederek sürdürülebilirliğin sağlanması olmalıdır.

İyileşmiş ve bir süredir değişmeyen metrikler ortadan çıkartılıp takım için faydalı olabilecek farklı metrikler eklenebilir.

Toparlayacak olursam; Scrum framework’u uygulanan takımlarda birçok metrik kullanılarak takım kendini ölçme, değerlendirme ve hedef koymayı başarabilir ve bunu bir geri bildirim döngüsü haline getirerek iyileşmeyi sürekli hale getirmesi beklenir.

Bunların yanında bireylerin takım içerisindeki rol ve sorumlulukları ile ilgili değerlendirmeleri için ayrı performans değerlendirme metrikleri kullanılabilir.

Sonraki yazılarımda yeniden buluşmak üzere…