SharePoint ile Web Platformda Ekip Ortamı Oluşturmak
SharePoint bir Microsoft ürünü olarak aslında uzun yıllardır piyasada var olan ve birçok farklı ölçek ve sektördeki firmalar tarafından farklı amaçlara yönelik kullanılan, özünde bir web platformudur. Pek çok organizasyon, SharePoint platformunu hem intranet hem de extranet ortamları geliştirmek için hızlı ve güvenli bir çözüm olarak görüp kullanıyor.
Özellikle pandemiyle birlikte hayatımıza daha çok giren uzaktan çalışma düzeninde SharePoint gibi yönetimi ve oluşturulması kolay, güvenli ve hepimizin aktif olarak kullandığı Office programlarına tamamen entegre olan hızlı bir çözüm olarak popülaritesini giderek arttırıyor. SharePoint ortamına aşina olmayan bir son kullanıcı bile Office toolarına benzeyen standart metro stili ara yüzü sayesinde hiç yabancılık çekmeden hızlıca istediği browser üzerinden erişip temel operasyonları gerçekleştirmeye başlayabiliyor. Son dönemde ise cloud platformuna doğru yönelmesi de gelişimini o yönde ilerleteceğini gösteren önemli bir ayrıntı olarak karsımıza çıkıyor.
SharePoint içerisinde çok popüler olarak kullanılan bir site özelliği ise Team Site. Bu özellik kısaca ekipler için şu üç temel operasyona hizmet etmeyi amaçlayan bir altyapı içeriyor; Bağlantı kurmak, İş Birliği yapmak ve Üretmek. Yani bir ekip veya proje grubu içerisindeki üyelerin, proje takipleri, etkinlik planlamaları, çalışma planlamaları, birbirlerinin iş ve çalışmalarını takip edip yorumlayabilmeleri ortamını Team Site oluşturarak hızlıca gerçekleştirebiliyoruz. Team site içerisinde tüm üyeler “Content Author” olarak konumlandırılır, bu da demek oluyor ki bu ekip içerisindeki tüm üyeler içerikler oluşturabilir, dokümanlar üretebilir ve yayınlayıp, güncelleyip versiyon oluşturabilirler.
Yetkilerle ve administration kısmı ile çok fazla uğraşmadan hatta ekip dışı proje grupları ile yürütülen proje / çalışma grubu bile olsa, (organizasyon şemanızdaki farklı ekiplerde olan kullanıcılar) Team site o proje grubu özelinde bile kullanılabilen aktif bir çözüm olarak karşımıza çıkıyor. Örneğin farklı extranet siteleri oluşturup, farklı proje ekipleri için, bazı IT personelleri ile İK personellerini içeren ortak proje grubu gibi, bu ortamları kullanılabilir hale getirebilirsiniz. Bu sayede hızlıca iş süreçlerinizi ve akışlarınızı oluşturabilirsiniz.
Peki, adım adım nasıl bir Team site oluşturup kullanıma açabiliriz? SharePoint platformunda hiç custom kod yazmadan bile bu işlemi gerçekleştirebiliyoruz.
İlk adım bir SharePoint sayfa içerisindeki + Create site ikonuna tıklayıp, karşınıza çıkan wizardda Team site opsiyonunu seçmek.
Sonrasında oluşturacağınız bu site için bir design seçeceğiniz wizarda ilerliyorsunuz, burada admin tarafından tanımlanmış custom bir design veya SharePointin default designlarından birini seçebiliyorsunuz.
Diğer adımda ise sitenizle ilgili önemli özelliklere karar veriyorsunuz örneğin adı, URL’i, tanımlaması, grup mail adresi, dil seçeneği gibi özellikler bu alanda ayarlanıyor. Ayrıca tüm organizasyon tarafından görülebilir mi yoksa belirli bir grup için mi oluşturacak gibi ayarlamaları da bu alanda tanımlanabiliyor.
Microsoft 365 SharePoint de ise buna ek olarak bir mail adresine additional owners ekleme opsiyonu sağlanıyor.
Tüm bu ayarları ve seçimleri yine admin tarafından değiştirebilir ve yönetebilir durumda olduğunuz bir Team Site oluşturulmasını böylece tamamlamış oluyoruz. Artık bu yeni ekip sitesindeki kullanıcılar tüm Office dokümanlarını oluşturabilir, dosyalayabilir, versiyonlayabilirler. Kendi takvimlerine göre planlamalar yapabilir, alertler oluşturabilir hatta temel iş akışlarını bile -örneğin 3 aşamalı onay akışı gibi -herhangi bir kod geliştirmesi olmadan hızlıca tasarlayabilirler. Buradaki temel amaç, ekiplerin kendi içerisindeki tüm operasyonel ve yönetimsel süreçlerini kolaylıkla yönetip, takip edebilecekleri bir ortam oluşturabilmektir. Bu sayede dinamik ve akıcı iş süreçlerine ve takibine sahip olabiliyoruz.
Kaynaklar:
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/community/team-site-or-communication-site
Görsel :
https://www.premierchoiceinternet.com/10-things-can-sharepoint-right-now/
https://www.c-sharpcorner.com/article/how-to-customize-your-sharepoint-online-team-site/
