Wer dokumentiert schon gern?

Qualitätssicherung mit maßgeschneiderter FileMaker-App bei den Salzburger Landeskliniken

Der Alltag an Kliniken ist straff organisiert, OP-Pläne müssen eingehalten werden, Zeit ist ein knappes Gut. Es ist also nicht verwunderlich, dass das Thema Dokumentation Gefahr läuft, stiefmütterlich behandelt zu werden.

Darstellung des Einzugsgebietes der Uniklinik für Chirurgie für alle operativen Fälle eines Jahres nach der Postleitzahl des Wohnortes. Die Analyse kann auch auf Teilmengen, je nach Granulationsstufe der Jargon-Kataloge getrennt betrachtet werden (kleine Bilder unten)

„Ärzte haben kein genuines Interesse an einer erweiterten Dokumentation. Wenn Ärzte dokumentieren, kann man davon ausgehen, dass zehn Prozent davon fehlerhaft sind. Gründe hierfür sind nicht nur Zeitknappheit und andere hemmende Rahmenbedingungen, sondern das Problem der medizinischen Dokumentation ist systemimmanent”, ist Prof. Dr. Öfner langjähriger, ehemaliger Vorstand der Chirurgie am Salzburger Landesklinikum, heute Direktor an der Uniklinik für Visceral-, Transplantations- und Thoraxchirurgie in Innsbruck, überzeugt. „Dokumentationsaufgaben müssen so unkompliziert wie möglich sein und diese müssen mit Begriffen erfolgen, die für jeden nachvollziehbar einen Bezug zur medizinischen Leistung zulassen. Zudem muss der Prozess der Dokumentation so eng wie möglich in die Abläufe in einer Klinik eingebunden werden. Andererseits ist eine spätere Kontrolle im Kollegium in mehreren Ebenen unerlässlich”, erläutert Öfner, der sich in zwei Magisterarbeiten mit diesem Thema auseinandergesetzt hat weiter. Wirksam und valide wird eine medizinische Dokumentation erst, wenn der Nutzen für alle nachvollziehbar ist und mit der Unterstützung medizinscher Prozesse zusammenfällt.

FileMaker holt die Daten aus dem Dokumentationssystem, visualisiert sie, bereitet sie auf und macht sie dem Fachpersonal zugänglich.
— Dipl. Ing. Bernhard Schulz, schubec GmbH

Qualität beginnt im Prozess

Kontinuierlich gute medizinische Ergebnisse können nur erzielt werden, wenn neben den infrastrukturellen Voraussetzungen auch die Prozesse stimmen und entsprechend abgebildet sind. Aus diesem Wissen heraus entwickelte Öfner gemeinsam mit dem erfahrenen Salzburger FileMaker-Entwickler Bernhard Schulz, Geschäftsführer der schubec GmbH, eine hoch spezialisierte FileMaker-App für die Bereiche Allgemein-, Thorax- und Viszeral-Chirurige des Salzburger Landesklinikums. Die maßgeschneiderte App ist über eine HL7-Schnittstelle zeitnah mit dem Krankenhausinformationssystem (KIS) ORBIS von AGFA verbunden.

Bei den täglichen Qualitätsroutinen, hier bei der Morgenbesprechung, erfolgt die Kontrolle der Dateneingabe im Team über einen Beamer, der die Daten aus der FileMaker App überträgt.

Das Kernstück der medizinischen Dokumentation mit dieser maßgeschneiderten App ist der Einsatz von so genannten Jargon-Katalogen (siehe Kasten) und die Fähigkeit der mittelbar ablaufenden Kontrollmechanismen in mehreren Ebenen. Durch den Einsatz der Jargon-Kataloge wird einerseits die Codierung exakter und alle anderen Prozeduren, die bei Medizinern im Rahmen der notwendigen Dokumentation naturgemäß nicht im Vordergrund stehen (wie zum Beispiel die internationale Vergleichbarkeit oder verrechnungsrelevante Codierung) laufen automatisch im Hintergrund ab. Begleitet wird dies mit Ablaufprozessen im klinischen Alltag.

Beispielsweise trifft sich das Team täglich zur Morgenbesprechung. Per Beamer werden die -Einträge in der maßgeschneiderten App zu den aktuellen Patienten projiziert und im Team validiert. So sind alle diensthabenden Ärzte einerseits informiert, andererseits wurde die Gelegenheit genutzt, Dokumentationsfehler auszumerzen. Doch die App spielt in dieser Runde eine weitere Rolle. Sie strukturiert die klinischen Ablaufprozesse, wie die Tagesordnung der Teambesprechungen.

Was die 34 Chirurgen an der Universitätsklinik für Chirurgie früher zeitaufwändig und fehleranfällig in Excel-Listen führten und teilweise in starre, von der Informationstiefe nicht ausreichende Masken des KIS einpflegten, erfolgt heute in Sekundenschnelle und höchst differenziert in die abteilungsinterne maßgeschneiderte App, die über Schnittstellen auf das KIS zugreift, um redundante Dateneingaben zu verhindern.

Auszug und Beispiel der Struktur eines Jargon-Katalogs, hier an Hand der operativen Leistungen dargestellt, mit den unterschiedlichen Granulationsstufen der nachfolgenden Parameter. Gearbeitet wird in der Routine mit den Begriffen der ersten Spalte, Auswertungen können aber mit allen nachfolgenden darauf abgestimmten Parametern erfolgen.

Jargon-Katalog ermöglicht präzise Dokumentation und Abrechnungsgrundlage

Die vorgeschriebene Dokumentation medizinischer Leistungen ist in Österreich für medizinische Belange wenig brauchbar, da die Codierung zu wenig differenziert ist. KIS Dokumentationssysteme sind in der Regel auf die Verwaltung ausgerichtet und vor allem für die Abrechnung relevant. Vor diesem Hintergrund und um die in den jeweiligen Patientenakten hinterlegten Informationen und „Medizinischen Einzelleistungen” (MEL) so präzise wie möglich zu führen, hat Öfner mit seinem Team die Jargon-Kataloge entwickelt. So stehen für Ärzte nur die für sie relevanten Termini zur Auswahl. Diese feine Granulation ermöglicht den Ärzten einerseits, so exakt wie möglich zu dokumentieren, andererseits verhindert sie Codierungsunschärfen und Fehler, stünden nur die vorgegebenen, groben Merkmale zur Verfügung. Eine weitere Besonderheit dieser Jargon-Kataloge besteht in der den Begriffen nachgereihten weiteren Aufschlüsselung in allen notwendigen und sinnvoll erscheinenden Ebenen, sodass Berechnungen und Outcome-Analysen nach diesen Kriterien automatisch erstellt werden können.

Auditfähige FileMaker App ermöglicht Auswertungen auf Knopfdruck

Aus Daten Informationen zu gewinnen ist oft beinahe so aufwändig, wie die Datenerfassung selbst. Anders mit der maßgeschneiderten App. Das zuständige Klinikpersonal kann auf Knopfdruck Auswertungen fahren und diese in unterschiedlichsten Diagrammen darstellen. Regelmäßig werden so beispielsweise Geolokalisationen in Form von Bubble-Charts abgerufen, um einen Überblick zu haben, aus welchen Gebieten die Patienten kommen oder wie es um deren Genesungszustand bestellt ist. Das System ist auditfähig, die Datenintegrität lässt sich jederzeit durch Dritte überprüfen und genügt Ansprüchen an die Qualitätssicherung auf höchstem Niveau — die Zukunft kann kommen, die Weichen sind gestellt!


Sehen Sie hier das Video zum Einsatz einer maßgeschneiderten FileMaker-App bei den Salzburger Landeskliniken:


Lesen Sie weiter in unserem kostenlosen E-Book:

  • wie medizinisches Personal wie Sie durch eigene Apps noch erfolgreicher werden kann.
  • warum Sie mit dem Umstieg auf papierlose Lösungen Zeit sparen und die Patientenbetreuung verbessern können.
  • wie sich eigene Apps, wie die mit der FileMaker-Plattform erstellten, einfach in Ihre IT-Infrastruktur integrieren lassen und so effektive und wirksame Lösungen bieten.

Weitere Informationen rund um FileMaker im Gesundheitswesen finden Sie in unserem Healthcare Portal.