Wood Fruitticher

Ein Plus an Produktivität im Außendienst dank eigener FileMaker-App

App für Vertriebsautomatisierung und Reporting steigert Umsatzproduktivität und Kundenzufriedenheit

Die Beziehung zwischen Lebensmitteln auf der einen und Technologie auf der anderen Seite wird zunehmend enger. Der Lebensmittelgroßhandel ist weiterhin auf der Suche nach Lösungen, die ihm einen Wettbewerbsvorteil bieten. Wood Fruitticher, ein Lebensmittelgroßhändler aus Birmingham in Alabama, USA, betreibt sein Geschäft in der vierten Generation und hat diesen Vorteil nun für sich entdeckt.

Um seinen Außendienst effektiver zu gestalten, entwickelte das Unternehmen eine eigene FileMaker-App, der sie den Namen SalesPal, auf Deutsch Vertriebsfreund, gaben. SalesPal sammelt Informationen und liefert aktuelle Echtzeitinfos über verschiedene Geräte an Manager und Vertriebsaußendienst.

Zuvor waren Informationen und Kommunikation nur bruchstückhaft verfügbar. Das 103 Jahre alte Unternehmen vertraute auf eine Bestellverwaltung, die anhand von Telefon, Anrufbeantworter, Papiernotizen auf Blöcken, PDF-Dateien und Tabellenkalkulationen arbeitete. In früheren Tagen funktionierte das System effizient, heutzutage erfüllte das umständliche Gebilde jedoch nicht mehr seinen Zweck für die 80 Vertriebsmitarbeiter, die mehr als 8.000 Artikel in sieben US-Bundesstaaten vertreiben.

Im alten System gingen Bestellungen verloren und Lieferungen konnten nur schwer effizient ausgeführt werden. Im Außendienst konnten die Mitarbeiter weder neue Daten zu Kundenumsätzen und Gewinnmargen abfragen, noch Informationen zu Kundenerwartungen nachverfolgen, um neue Vertriebschancen zu realisieren.

Ich hätte mir nie träumen lassen, dass wir eine so ausgeklügelte App intern in so kurzer Zeit entwickeln könnten
— Martin Clapp, IT-Spezialist bei Wood Fruitticher

Intelligenter Vertriebsaußendienst

Das neue System von Wood Fruitticher konsolidiert die Informationen und stellt Bestellungen, Lieferungen und die Vertriebsleistung unmittelbar zur Verfügung. Dank des klaren und benutzerfreundlichen Formats von SalesPal können Manager dynamisch die Leistung der einzelnen Vertriebsmitarbeiter und Kundenkonten überwachen. Zudem können sie Details der aktuellen Umsätze, Gewinne, Provisionen usw. abrufen und die Werte mit dem Vorjahr vergleichen. Mit dem alten System standen diese Zahlen nur als statische PDF-Berichte zur Verfügung, die monatlich bzw. wöchentlich generiert wurden.

Die Manager können jetzt zudem einen Vertriebsmitarbeiter in einem bestimmten Bezirk auswählen und Bestellungen, Routen, Umsatzzahlen, Kundenlisten und andere Daten einsehen — eine großartige Hilfe, um den Vertrieb zu optimieren und ineffiziente Liefersysteme zu minimieren.

„Ich hätte mir nie träumen lassen, dass wir eine so ausgeklügelte App intern in so kurzer Zeit entwickeln könnten”, sagt Martin Clapp, IT-Spezialist bei Wood Fruitticher. „Ich habe mit FileMaker von null angefangen und in Kürze zwei Versionen von SalesPal entwickelt. Ich will mir damit nicht selbst auf die Schulter klopfen, das ist in der Hauptsache der Verdienst von FileMaker.”

Eine besonders praktische Funktion der neuen App ist der Abschnitt „Fehlende Bestellungen”. Die Vertriebsmitarbeiter setzen auf sie, um sicherzustellen, dass alle Kundenbestellungen vor der täglichen Deadline platziert und bestätigt werden.

„An einem Tag kommt eine ganze Menge zusammen und eine Bestellung könnte leicht mal vergessen werden, wenn man nicht aufpasst”, erläutert Emil Anthony, einer der leitenden Vertriebskräfte von Wood Fruitticher. „SalesPal und FileMaker unterstützen hier, damit alles geordnet abläuft und meine Kunden zufrieden sind.”

Neben einer optimierten Bestellverwaltung bietet SalesPal den Vertriebsmitarbeitern auch die Möglichkeit, Bestellungen aus der App heraus zu bearbeiten, statt die Zentrale jedes Mal anrufen zu müssen. Verschiedene betriebliche Formulare wie Artikelanforderungen, Abholberichte und andere erfordern nun keine per E-Mail versendete Tabelle mehr oder das Anmelden bei einem bestimmten Web-Portal. Diese Formulare stehen nun auf den unternehmseigenen iPhones und iPads in der App zur Verfügung, so dass sie schneller und präziser vorliegen, sie leichter zu finden sind und zuverlässiger bearbeitet werden können.

„Ausgehend vom Feedback unserer Vertriebsmitarbeiter sparen sie dank der Möglichkeiten von SalesPal eine enorme Menge an Arbeitszeit und steigern somit ihr Chancen, sich stärker um den Vertrieb und Ihre Kunden zu kümmern”, berichtet Clapp. „Sales Pal hat die Arbeitsmoral gesteigert und unser Image positiv beeinflusst. Der Vertriebsaußendienst kann sich jetzt in einer Branche als modern und up-to-date darstellen, die bis dahin nicht sonderlich als positiv technologiegetrieben bekannt war.”

Niedrige Hemmschwelle

Da das Vertrautmachen mit neuen Technologien schwer fallen kann, hat Wood Fruitticher seinen Mitarbeitern den Einstieg so leicht wie möglich gemacht. Die Benutzer laden FileMaker Go auf ihr bevorzugtes Gerät herunter, erhalten einen Benutzernamen und ein Passwort und können direkt beginnen, SalesPal einzusetzen. Wenn sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können sie kurze Videolehrgänge direkt aus der App heraus ansehen. Die Anleitungen mittels Video haben die Bereitschaft der Benutzer erhöht, Hilfe aus der App heraus aufzufrufen, bevor sie sich an den Helpdesk wenden.

Zufriedene Kunden

SalesPal hat zudem die Kundenzufriedenheit immens gesteigert. Wenn zum Beispiel eine Bestellposition aufgerufen wird, die nicht auf Lager ist, werden die Bestelldaten zu dieser Position beim nächsten Wareneingang direkt zur Verfügung gestellt. Nachdem nun der Lieferstatus bei SalesPal in Echtzeit verfügbar ist, gibt es praktisch keinen Grund mehr, im Einkauf anzurufen, um nachzufragen. So sparen Einkauf und Vertrieb gleichermaßen Zeit. Für den seltenen Fall, dass ein Artikel einer Bestellung nicht ausgeliefert werden sollte, stehen sofort die Kontaktdaten des Kunden zur Verfügung, so dass der Vertriebsmitarbeiter den Kunden direkt informieren und das Problem beheben kann.

„Den Menschen ist nicht immer bewusst, was alles im Hintergrund abläuft”, meint Clapp. „Eigene Apps versetzen Unternehmen wie uns in die Lage, besser zu sein und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren”.