4 pasos para optimizar los workflows en tu empresa

De forma sencilla, un workflow es un proceso, y un proceso es una serie de pasos que tienen como finalidad llevar a cabo una tarea específica. Además, todos estos pasos están organizados y son repetidos de forma sistemática. Más recientemente, el término workflow se ha hecho popular ya que la forma de gestionar una empresa de forma eficiente depende en gran parte a los workflows. Por ejemplo, cuando una persona realiza un pedido online en primer lugar existe un análisis del producto y una especificación de ciertos aspectos del item, como el color, la cantidad, o el tamaño. Seguidamente se añade el producto al carrito desde donde se proveen los datos de facturación y envío que finalmente se tramitarán como pedido. Pero la operación no finaliza aquí, ya que la compañía que ha recibido el pedido tiene que tramitarlo, además de una serie de procesos finales que darán como resultado en un paquete entregado en la dirección especificada. Este es un resumen general de lo que es un workflow. Para optimizar o mejorar tus workflows, debes entender los pasos detallados dentro de un workflow.

Aunque no nos demos cuenta, los workflows están siempre alrededor nuestro. Los utilizamos tanto en el trabajo como en la vida personal. Existe una serie de tareas repetitivas que realizamos todos los días y que nos ayudan a ser fiables y productivos. Levantarse por la mañana, ir al trabajo o tomar el café serían algunos ejemplos, ya que los seres humanos nos basamos en horarios y rutinas. Si queremos hacer un mejor uso de nuestro tiempo y dinero, debemos evaluar las cosas que hacemos y los recursos que utilizamos para seguir unos pasos y agilizar los procesos.

Analizar workflows

Las tareas, ya sean simples o complejas, contribuyen a un objetivo final. Algunas de las tareas rutinarias en el trabajo incluyen rellenar registros, programar reuniones o mantener una lista de tareas por realizar. Todas estas labores pueden ser tediosas pero son necesarias para, por ejemplo, llegar a realizar una venta.

Algunas de las tareas potenciales que te pueden hacer ahorrar tiempo y dinero son:

• Enviar e-mails a tus clientes potenciales
• Confirmar pedidos o citas electrónicamente
• Monitorizar las horas trabajadas para las nóminas
• Crear y distribuir informes financieros importantes

Debes entender los workflows de tu empresa. La idea de documentarlos y analizarlos puede sonar como una tarea abrumadora, pero te ayudará a identificar los bottlenecks o cuellos de botella, redundancias, y/o puntos débiles de tu sistema. Corregir toda esta serie de cuestiones mejorará en el largo plazo tus operaciones de negocio.

Eliminar redundancias

La forma más costosa de trabajar es la repetición. A menudo realizamos la misma tareas dos o más veces dentro de un mismo proceso sin darnos cuenta. Si te tomas el tiempo para exponer y revisar tus workflows, fácilmente podrás identificar tareas redundantes y tomar medidas para eliminarlas. Nuestro consejo es que mantengas el proceso tan lineal y simple como sea posible y minimizar los touch-points.

Reemplazar métodos alternativos y cuellos de botella

Los métodos alternativos y los cuellos de botella son claros signos de problemas con tu workflow y probablemente te están costando mucho en términos de tiempo y dinero. Tu proceso debería ser regular y constante. Si el trabajo se acumula en ciertos puntos del proceso deberías revisar los medios en esas áreas y decidir si es necesario añadir más o nuevos medios para gestionar las cargas de trabajo. Además, debes estar seguro de tener expectativas realistas de rendimiento y producción.

Automatizar tareas repetitivas

La mayoría preferimos hacer las cosas de la forma más rápida y económica posible mientras que a la vez mantenemos un alto nivel de calidad. La automatización optimiza el tiempo e incrementa la precisión y por lo tanto, invertir en un sistema de automatización al fin y al cabo merece la pena. Los softwares listos para usar ya están preparados para ser implementados, pero no siempre abordan tus elementos diferenciales, es decir, aquellas cualidades que distinguen a tu empresa de tus competidores. Por tanto, considerar una solución a medida es mejor, especialmente si ya estás utilizando una aplicación y tienes que crear métodos alternativos de trabajo. Una solución a medida te permitirá controlar la gestión, la presentación, y el acceso al sistema de tu empresa, lo que conduce a una organización y comunicación empresarial mucho más efectiva y eficiente.

FileMaker es el software ideal, ya que permite desarrollar aplicaciones customizadas adaptadas a cada workflow. Es una herramienta potente diseñada para trabajar sin problemas en múltiples sistemas operativos y dispositivos, por lo que es una herramienta útil para cualquier workflow empresarial.

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Publicado originalmente en blog.supportgroup.com.