Une Nova pour AlfredÂ đŸ’«

Ou comment une agence de communication transforme sa façon de travailler grùce une solution de gestion de projets.

“Chez Alfred, tout commence autour d’une table et finit avec un verre de champagne”.

C’est ainsi que l’agence de communication MontrĂ©alaise prĂ©sente la maniĂšre dont elle conçoit la relation client et la conduite de ses projets. Des services de crĂ©ation publicitaire, planification stratĂ©gique ou encore d’identitĂ© de marque, les Ă©quipes d’Alfred recherchent toujours l’échange et la comprĂ©hension des besoins afin de faire naĂźtre des idĂ©es innovantes et porteuses. Cette approche de travail a d’ailleurs portĂ© ses fruits, puisque l’agence, crĂ©Ă©e en 2003, a doublĂ© ses effectifs au cours des derniĂšres annĂ©es, comptant aujourd’hui une vingtaine de collaborateurs.

Retrouvez les rĂ©alisations d’Alfred ici.

Au vu de cette croissance, Antoine Bernier, directeur financier d’Alfred, a ainsi dĂ©cidĂ© de doter l’agence d’une solution pour gĂ©rer plus efficacement les projets et le systĂšme de facturations. C’est ainsi que ce “gardien des facturations”, tel qu’il se dĂ©finit, va initier un processus de changement au sein de l’organisation.

Vers une solution intĂ©grĂ©e
 📈

Auparavant, Alfred utilisait une solution Web-based pour les feuilles de temps, effectuait les devis sous Excel et avait également son propre systÚme de comptabilité interne.

“Avec la croissance de nos activitĂ©s, nous avions besoin d’une solution plus aguerrie, intĂ©grĂ©e. Aussi, avec le doublement de nos effectifs, il Ă©tait essentiel de se doter d’un systĂšme permettant d’intĂ©grer les feuilles de temps.”

Antoine, intĂ©ressĂ© par les nouvelles technologies et l’informatique, va ainsi commencer Ă  se renseigner sur les solutions qui pourraient convenir Ă  l’agence. Il repĂšre premiĂšrement une solution Web-based mais non disponible en français. “Pour notre activitĂ©, il est essentiel d’avoir un logiciel bilingue. L’ensemble de nos documentations et facturations doit en effet pouvoir ĂȘtre envoyĂ© en français”. Rapidement, Antoine rĂ©alise qu’une solution basĂ©e sur FileMaker serait la plus adaptĂ©e aux besoins de l’agence.

“Le caractĂšre Ă©volutif des applications dĂ©veloppĂ©es sur FileMaker est intĂ©ressant. C’est un outil qu’il est constamment possible d’amĂ©liorer en fonction de nos besoins, les efforts requis pour apporter une modification Ă©tant moindres, par rapport Ă  d’autres plateformes. Cela me plaisait aussi de pouvoir dĂ©ployer une solution sur le Web.”

Antoine assiste ainsi Ă  une prĂ©sentation de Casserole Nova, une solution dĂ©veloppĂ©e par Fin Finaud, partenaire officiel et membre de FileMaker Business Alliance. Cette application, utilisĂ©e par 125 entreprises dans la seule rĂ©gion de MontrĂ©al, comporte une suite complĂšte d’outils, adaptĂ©e pour des organisations comme Alfred : de la planification des projets, au suivi des budgets, Ă  l’allocation des tĂąches et la crĂ©ation des devis et factures. Antoine commence ainsi Ă  travailler avec les Ă©quipes de Fin Finaud pour l’implĂ©mentation de cette application au sein de l’agence.

“Avec Fin Finaud, nous avons une trĂšs belle relation d’affaire. J’apprĂ©cie beaucoup travailler avec eux : ils sont Ă  l’écoute et trĂšs rĂ©actifs.”


aux bĂ©nĂ©fices nombreux 👌

Casserole Nova est aujourd’hui utilisĂ©e par l’ensemble des collaborateurs d’Alfred. En fonction des missions de chacun, l’application offre la possibilitĂ© de dĂ©finir des niveaux d’accĂšs utilisateurs. Cela permet ainsi Ă  l’agence d’ajuster ses coĂ»ts d’une part, et de proposer une solution adaptĂ©e Ă  chacun des membres d’autre part, qu’ils soient de l’équipe crĂ©ation ou du service clientĂšle par exemple. Ces derniers apprĂ©cient en outre la possibilitĂ© de partager des informations plus aisĂ©ment, facilitant ainsi la collaboration entre les Ă©quipes. L’outil de communication interne Ă  Casserole Nova, “Bla Bla”, permet, par exemple, de conserver un historique pour l’ensemble des projets de l’agence en matiĂšre de suivi des Ă©changes, facturations ou temps passĂ©.

“C’est un outil trĂšs utile qui nous permet de conserver les informations dans le temps, mĂȘme si une personne en charge d’un projet quitte l’entreprise.”

Aussi, les collaborateurs ont Ă  prĂ©sent la possibilitĂ© d’inscrire le temps qu’ils consacrent Ă  chaque projet directement dans Casserole Nova. Il est par ailleurs plus aisĂ© pour Antoine d’exporter des donnĂ©es de l’application et d’effectuer les rapports qu’il souhaite. Pour chaque projet, ce dernier dispose en effet d’un tableau de bord lui permettant d’en contrĂŽler l’état d’avancement, la rentabilitĂ©, d’en analyser le coĂ»t et de suivre le budget.

“C’est un vrai gain de temps ! En quelques clics, il est maintenant possible d’obtenir rapidement les informations pertinentes dont nous avons besoin. Lors des renĂ©gociations de contrat, par exemple, cela nous permet souvent d’obtenir gain de cause.”


 et aux possibilitĂ©s multiples âšĄïž

Avec la version mobile de Casserole Nova disponible prochainement, les membres de l’agence pourront remplir leurs feuilles de temps directement sur iPhones ou iPads, sans avoir besoin d’ĂȘtre au bureau. Les entrĂ©es de temps pourront ainsi ĂȘtre effectuĂ©es de maniĂšre quotidienne. Cette flexibilitĂ© offerte aux salariĂ©s permettra en outre au service comptable de disposer d’informations plus prĂ©cises et Ă  jour.

“C’est un super produit qui est en train de transformer notre façon de travailler”

Et le Champagne dans tout cela
 ? SavourĂ©, avec modĂ©ration bien sĂ»r đŸŸ


Pour plus d’informations sur la plateforme FileMaker, RDV sur notre site Internet.

DĂ©couvrez l’ensemble des fonctionnalitĂ©s de Casserole Nova ici.