“Reduzimos em cerca de 80% o tempo dedicado à planificação de itinerários, agora em apenas 10 minutos temos o itinerário ideal desde a oficina mecânica para carregar o maior número de motas no menor tempo possível.” afirma Angel Cuevas, Manager da cidade de Madrid em Espanha
Indústria: transportes, aluguer de motas eléctricas.
Solução: A app Muving Operations criada com a Plataforma FileMaker permite gerir a frota de veículos, os pedidos de reparação e manutenção mecânicas, o armazém, os acidentes, a equipa e a logística. A informação está sempre actualizada em tempo real e partilhada entre todos os membros da equipa desde o escritório ou através da web e dispositivos móveis.
Benefícios: Graças à Plataforma FileMaker e ao seu partner Pymglo, a Muving tem uma ferramenta de gestão e controlo fiável que lhe permite evoluir de forma consistente à medida que o seu negócio cresce. Desde a gestão de itinerários de serviço aos pedidos de reparação, dispõe de toda a informação actualizada em tempo real. A optimização dos itinerários reduziu o tempo de planificação em 80%, aumentando assim a eficiência e a otimizando a gestão de recursos da empresa.
Visão Geral
Quando falamos desta empresa espanhola de “motosharing” a primeira coisa em que pensamos é numa experiencia móvil urbana, acessível, prática e sustentável. Muving é a primeira rede social de veículos em todo o mundo. Apenas num ano foi capaz de expandir a sua frota por todo o território espanhol, com 12 delegações principais e iniciar uma expansão internacional em Portugal, França e nos Estados Unidos.
Este sucesso foi reconhecido com o prémio Start-up, empresa mais inovadora no ano de 2017 pela OMEXpo, o evento de referência de marketing digital e comércio electrónico em Madrid. No primeiro ano, Muving já tinha 100 mil clientes, 2.500 motas eléctricas, 150 novos postos de trabalho e muito importante poupado 300 toneladas de CO2.
À medida que aumentaram os clientes, aumentou também a frota de veículos, as reparações mecânicas, a equipa de trabalho e de uma forma geral a complexidade da gestão de operações. As folhas de cálculo deixaram de ser um método consistente e fiável para o seu volume de trabalho. Por isso decidiram incorporar uma app personalizada criada a partir da Plataforma FileMaker, que lhes permitira principalmente crescer com segurança à medida que crescia o seu negócio e as suas necessidades.
“FileMaker fez com que fosse possível. Sim, com a Plataforma FileMaker pudemos crescer paralelamente e adaptar-nos aos requisitos necessários da nossa empresa.” conta Fran Jiménez, Director de Tecnologia e Produto
O desafio
A procura do serviço de motosharing atingiu um crescimento exponencial. Estava a nascer um novo modelo de mobilidade urbana e tinha vindo para ficar. Os usuários queriam pagar apenas pelo uso dado ao veículo e além disso viam e vêm neste sistema uma experiência positiva que vai de encontro aos seus valores, ajudando na luta contra a poluição do ar e às dificuldades do trânsito dentro das cidades. O sucesso foi tal que a procura do serviço começou a crescer e o negócio também: mais motas, mais baterias, mais reparações,…
“Tínhamos um sistema muito pouco transparente, usávamos folhas de cálculo que nos induziam a erro e tornavam os processos mais lentos” comenta Angel Cuevas, Manager
Este crescimento também provocou um desafio para a Muving. No início a gestão da oficina mecânica era feita através de folhas de cálculo e documentos em papel, toda a informação sobre as motas, pedidos, inventários, stocks, além dos desafios intrínsecos do negócio. Assim que decidiram resolver os problemas com que se deparavam diariamente a pensar também no futuro e na sua curva de crescimento. Queriam uma aplicação que os ajudasse na gestão das oficinas e que não se tornasse obsoleto com o seu crescimento. O mais urgente era organizar a oficina, os pedidos de trabalho e a gestão de armazém.
Contrataram a empresa Pymglo, membro oficial do programa de Partners da FileMaker Inc., que desenvolveu uma aplicação personalizada através da plataforma FileMaker com o nome de Muving Operations. À medida que iam resolvendo cada um dos desafios a que se tinham proposto surgiu a possibilidade de aplicar a logística para a planificação de itinerários, reparações, manutenção, limpeza e localização.
“ O sistema de trabalho anterior era bastante aborrecido, tínhamos de localizar todos os dias cada uma das motas na cidade manualmente através do Google Maps e planificávamos o itinerário para as carrinhas que iam carregar as baterias.” conta Angel Cuevas.
A solução
“A ferramenta facilitou o nosso crescimento e disso temos a certeza. Sem a gestão automática dos itinerários não teria sido fácil gerir o número de motas que temos actualmente.” afirma Fran Jiménez
Actualmente a app personalizada Muving Operations é utilizada por 80% da empresa, todas as equipas sem excepção trabalham com a informação em tempo real, com a possibilidade de aceder desde qualquer lugar e em qualquer dispositivo, no escritório, na web, no telefone ou na tablet.
A integração e adaptação à app foi gradual e rápida. Ao fim de um mês e meio já tinham integrado e começado a usar a app para a gestão da oficina que foi evoluindo, adicionando os módulos de itinerário, gestão de armazém, acidentes, gestão de pedidos e garantias. Evoluiu à medida que as necessidades da empresa iam exigindo e mudando.
A oficina
Durante o caminho, é possível encontrar uma mota em mau estado, um acidente, etc, através da app personalizada criada com FileMaker, podem criar incidências, pedidos de reparação e de recolha imediata para que esteja o mínimo de tempo possível fora de serviço. A oficina também está conectada em tempo real e vêem os pedidos de reparação que têm pendentes em cada um dos itinerários para uma previsão do trabalho mais acertada.
A gestão dos pedidos de trabalho, está vinculada aos pedidos de itinerário, ou aos próprios pedidos de manutenção das motas. Cada vez que abrem um pedido de trabalho têm associados todos os custos de mão de obra, custos em materiais que tem vinculação directa com o armazém de cada delegação para que automaticamente retire os materiais requeridos do stock disponível.
“Agora temos um histórico de cada mota, as vezes que se carregaram as baterias, a que horas, as vezes que entrou no itinerário, os quilómetros, etc.” explica Angel Cuevas
Esta gestão integrada dos pedidos de trabalho permite ter sempre uma visão clara e transparente de todos os custos associados: mão de obra, custo das peças, custos extra de peças de substituição, de forma que se podem enviar orçamentos detalhados à companhia de seguros em caso de acidente.
A gestão da frota era feita com folhas de cálculo, especificando manualmente cada uma das motas, a matrícula e a documentação associada. Agora desde o responsável da fábrica de Muving informam a toda a equipa sobre as motas que vão chegar a cada delegação (38 de cada vez) com as suas 76 baterias, no momento imediato em que recebem as motas são dadas de alta na app personalizada com as baterias correspondentes, estando operativas já no dia seguinte sem perder tempo.
O armazém, as equipas e muito mais
“A oficina gere-se com o armazém de forma automática. Se utilizo uma peça é descontada imediatamente do armazém. Eu preciso de saber o stock que tenho, e posso sabê-lo a qualquer momento porque está actualizado em tempo real” diz Angel Cuevas
A app personalizada que criamos com a plataforma FileMaker e que desenvolveu Pymglo, também gere o armazém: os pedidos de substituição à fábrica e formulários de garantias. Agora podem controlar o histórico das garantias de cada peça que utilizam. Também podem realizar pedidos de materiais entre delegações, se precisarem de alguma peça que a fábrica não tenha em stock.
“Reduzimos o tempo de gestão de incidências, acidentes e da operação diária da oficina” afirma Fran Jiménez
A questão das baterias é uma das questões mais complicadas de gerir deste negócio, têm um armazém específico para as baterias e em alguns casos uma pessoa exclusivamente dedicada a este tema. Estas baterias são inteligentes, estão vinculadas a um cérebro no interior da mota porque são reguláveis utilizam determinados parâmetros para medir a necessidade de consumo da bateria a cada momento. São controladas por um software e a Muving Operations também ajuda a ter um controlo do software em cada bateria.
A gestão dos trabalhadores da oficina tornou-se um desafio quando o número de funcionários começou a crescer. Não tinham nenhum sistema de gestão, mas a app ofereceu-lhes várias possibilidades, por exemplo gestão de calendários, incidências por trabalhador, avisos de renovação de contrato ou renovação da carta de condução. Ajuda-os a organizar horários, turnos, validade dos contratos, formação, etc.
“Têm à sua disposição um controlo pormenorizado do custo de manutenção do negócio.” Diz-nos Mariano Martínez, developer e CEO da Pymglo.
Benefícios
“Graças à aplicação somos mais eficientes na gestão da oficina, do armazém e dos itinerários e isto implica uma maior disponibilidade dos veículos para os clientes. A conclusão é de que os clientes estão mais satisfeitos e há uma redução de custos. A companhia melhora e os clientes falam melhor da companhia.” Conta satisfeito Miguel Angel Martínez, Director de Marketing e Comunicação.
Além de uma gestão mais eficiente das operações da companhia a app personalizada ofereceu-lhes flexibilidade, confiança e a capacidade de crescer mais rapidamente. Permitiu-lhes reduzir o tempo de gestão de incidências, acidentes e de uma forma geral de várias tarefas diárias.
- Otimização dos recursos: Antes da implementação da app, a planificação diária dos itinerários demorava cerca de 90 minutos, agora fazem essa tarefa em apenas 10 minutos. Além disso a aplicação reduziu também o tempo na gestão de incidências, acidentes, controlo das motas, carregamentos e gestão das baterias.
- Duplicação de dados: Toda a gestão de actividades era feita com folhas de cálculo. Agora fazem-no através da app que está sempre acessível com a informação actualizada em tempo real, o que os torna todos os processos mais ágeis, precisos e controlados, evitando a duplicidade de dados e de informação desactualizada.
- Transparência e seguimento das peças que utilizam, da versão actualizada de cada bateria, incidências e acidentes associados a cada mota, o seu histórico e até o número de peças em stock em tempo real. A app personalizada conta ainda com a informação de quem se conectou e a que horas, um sistema de transparência total.
- Resolução de incidências mais eficiente: através da app personalizada a oficina tem acesso aos pedidos de itinerário e incidências o que faz com que a resolução seja mais ágil. A oficina vê sempre em tempo real se ocorreu alguma incidência em qualquer itinerário o que lhes permite organizar com antecedência o trabalho e remetê-lo ao departamento correspondente para trâmites com a companhia de seguros.
- Controlo e redução de custos: qualquer pedido que se abre na oficina tem associados os custos de mão de obra, custos em materiais e vinculação directa com o armazém de cada delegação que automaticamente actualiza o stock.
- Redução de papel: Antes da implementação da app, o uso de papel era excessivo. A cada mudança de turno deixavam notas sobre as tarefas pendentes por fazer. Além de fomentar equívocos e perdas de informação, gerava um grande desperdício de papel. Agora utilizam um caderno dentro da aplicação onde anotam e fica registado todos os pendentes para que o turno tenha acesso à informação de tarefas actualizadas.
Para mais informações sobre a Plataforma FileMaker, visita a nossa página web aqui.
