Instituto de Línguas da Universidade Nova de Lisboa
“Com a concentração e automatização das tarefas na Superschool, desenhada na Plataforma FileMaker, a eficiência aumentou 300%. O tempo passou a poder ser usado para outras actividades relacionadas com a captação de alunos.” Luís Calçada, CEO e Software Architect de Caltec
Indústria: Universidade, ensino.
Solução: Implementação da aplicação SuperSchool que liga todos os departamentos do Instituto e facilita a partilha de dados.
Benefícios: Informação acessível, actualizada e unificada para todos os departamentos. Simplificação dos processos administrativos, pedagógicos e financeiros.
Visão Geral
O Instituto de Línguas da Universidade Nova de Lisboa (ILNova), fundado em Julho de 2006, é uma instituição dedicada ao ensino de línguas estrangeiras e línguas para fins específicos. Presta serviço a todas as licenciaturas, mestrados e pós-graduações da Universidade Nova de Lisboa, e também ao público em geral e a empresas e executivos.
À diferença de outros institutos, conta com um grande leque de línguas para além das mais comuns como o Inglês, Francês ou Espanhol podemos encontrar cursos de língua Persa, Sânscrito ou Hebraico e cursos de línguas aplicados a áreas de trabalho como a medicina ou o turismo, num total de 30 línguas e mais de mil alunos inscritos.
O desafio
O Instituto trabalhava com processos manuais, com várias folhas de cálculo para cada tarefa e algumas aplicações, mas sem conexão entre a informação dos ficheiros com as aplicações. Desde cedo, perceberam o crescente risco de manter estas metodologias de trabalho e da incapacidade de lidar com o crescente volume de dados que se materializavam, diariamente. Além de perderem tempo com processos manuais e na procura da informação, era difícil saber onde estava a informação mais actualizada. Os diferentes departamentos trabalhavam com os mesmos dados, mas com processos e ficheiros próprios.
As folhas de cálculo não conseguiam ser solução para gerir o volume de informação gerado pelos processos financeiros, pedagógicos e administrativos. A administração não tinha qualquer informação sobre as operações do dia a dia e a informação financeira e de tesouraria originava numa aplicação paralela, cuja única função era emitir facturas na dependência de inserções redundantes nas folhas de cálculo.
A administração tinha ainda problemas de partilha de informação, a informação a partilhar com cada professor ou com cada aluno era seleccionada manualmente.
A solução
O Ilnova procurou então uma solução a estes problemas com a empresa portuguesa e partner oficial da FileMaker, Caltec. A Caltec cria e desenvolve projectos especializados de sistemas de informação de bases de dados que promovem a inovação e abrem novas perspectivas na gestão moderna das empresas. A partir da Plataforma FileMaker criou a aplicação personalizada SuperSchool para dar resposta aos problemas do Instituto.
A SuperSchool foi desenhada como ferramenta de gestão integrada de escolas e institutos. Está preparada para uma gestão completa da instituição, pensando em toda a equipa e em todos os seus âmbitos desde o administrativo, financeiro até ao pedagógico e logístico.
Sendo um sistema dinâmico e de adaptação continua às novas necessidades ou desafios, a SuperSchool começou por conectar as áreas administrativa e financeira do ILnova. Assim a direcção Administrativa e Financeira dispõem de painéis de controlo personalizados com informação actualizada em tempo real sobre todos os cursos. O que lhes permite antecipar-se aos problemas, auxiliar e dar suporte sólido à gestão moderna do instituto. Passando a ter um tratamento de 360º, isto é, a app personalizada permite que toda a informação seja tratada pelo sistema desde a pré-inscrição online dos alunos até à emissão das facturas, pagamentos presenciais e Multibanco e sistema de facturação com certificação AT.
A área pedagógica foi a seguinte a disfrutar das vantagens da Plataforma associando-se através de novos módulos e acompanhando o crescimento do Instituto Ilnova. Permitindo aos professores, inserirem as notas e sumários via browser e a emissão de certificados é feita, directamente, a partir do sistema. O módulo de disponibilidades permite programar os períodos lectivos com mais precisão em função dos horários dos professores.
Mais recentemente foi implementado o módulo com os planos curriculares das matérias dadas e também um sistema integrado de processamento de pagamento a Professores. A app Superschool tem ainda uma central de SMS que permite chegar a todos os alunos, professores e contactos em apenas um clique. A SMS Center/Central de SMS pode enviar mensagens automáticas ou manuais, genéricas ou pré-definidas para os alunos e professores, através de um webservice entre a FileMaker e uma operadora de telecomunicações.
Esta solução está alojada num MacMini com o servidor no departamento de informática da Universidade Nova de Lisboa e permite através do FileMaker Server o acesso remoto de vários colaboradores a qualquer hora e em qualquer lugar. O acesso pode ser feito via PC, Mac, dispositivo móvel ou browser.
Benefícios
“A nova solução acelerou os processos, promoveu uma maior eficiência e melhor tratamento da informação e aumentou a capacidade de resposta.” Maria Augusta Guerreiro, Responsável administrativa e financeira da Ilnova
Informação acessível e actualizada para a administração e finanças: Todos os órgãos de direcção do instituto tem acesso à informação actualizada em tempo real. A informação é mais precisa, uma vez que toda a informação disponível se actualiza em todos os dispositivos automaticamente.
Precisão e acesso à informação por parte do corpo docente: Os professores têm acesso a toda a informação sobre as suas aulas, alunos, horários e salas. Podem inserir, notas e sumários em vários alfabetos diferentes. O arranque dos períodos lectivos passou assim a ser mais simples e objectivo.
Acompanhamento do historial de cada aluno: A solução permite aceder de forma fácil e intuitiva a todo o historial financeiro e pedagógico do aluno, desde a sua primeira pré-inscrição até aos pagamentos presenciais ou de MB, as suas assistências e notas finais, respeitando a legislação vigente.
Adaptação aos desafios do futuro: A SuperSchool Institutos continua a expandir-se e a acompanhar passo a passo a evolução e o crescimento do ILnova, com a adaptação de mais módulos para gerir toda a informação de forma segura, eficiente e inovadora.
Para mais informações sobre a Plataforma FileMaker e as soluções que pode encontrar para o seu negócio, visite a nossa página web aqui.
