Fashion Details

Dá o salto para as passarelas internacionais

“Com a Plataforma FileMaker é possível ter os processos organizados de forma que algumas tarefas possam ter ganhos de produtividade na ordem dos 100%.” João Coutinho, Sócio-gerente da Fashion Details

Indústria: Têxtil

Solução: App de gestão de inventários com uma grande quantidade de imagens, app de análises financeiros, app de gestão dos pedidos e envios por parte dos clientes através do WebDirect, criação de pedidos in situ com leitor de códigos QR com app FileMaker Go, etc.

Benefícios: Competir com empresas de maior dimensão ao otimizar todos os procesos y fluxos de trabalho, aumentando a produtividade da sua equipa, poupando tempo e dinheiro com a redução de erros. E ainda melhorar a atenção ao cliente in situ com procesos mais rápidos e modernos e de acompanhamento dos pedidos, criando uma ferramenta de comunicação transparente e novos laços de confiança.

Visão geral

A Fashion Details é uma empresa portuguesa do sector da moda e da indústria textil que oferece aos seus clientes uma grande variedade de acessórios, como rendas, fitas, tecidos, botões, entre muitos outros. Na medida em que as tendências o exigem vão aumentando o seu catálogo e incorporando pedidos personalizados e exclusivos dos seus clientes. É uma pequena empresa, operativa desde 2006 na cidade da Trofa (distrito do Porto) com visão e alcance internacional. Fornecendo acessórios para marcas como: Stella Mccartney, Tommy Hilfiger, Kakl Lagerfeld, Zara, Desigual, Pull&Bear, Bershka, C&A, entre outras.

O desafio

Cada sector tem as suas características e cada negócio a sua forma de trabalhar. João Coutinho, Sócio-Gerente da Fashion Details quis encontrar um processo de trabalho em que não fosse a empresa a ter de se adaptar ao software, mas ao contrário, que as ferramentas se adaptassem à sua forma de trabalhar, às suas necessidades e que potenciassem a atividade. A empresa de menos de uma dezena de trabalhadores precisava de competir com empresas maiores e ter pelo menos a mesma capacidade de resposta, para isso a sua vantagem teria de estar na maneira em como essas poucas pessoas trabalham.

Ao analisarem várias possibilidades, perceberam que não existia no mercado nenhum produto com as características que necessitavam, nem o tamanho da sua empresa lhes permitia comprometer-se com um programa onde tivessem de depender de um suporte externo e pagar por uma constante personalização. O João não se deu por vencido e com os seus conhecimentos informáticos pôs mãos à obra e começou a experimentar com a Plataforma FileMaker, a criar apps que dessem resposta aos problemas e desafios da sua empresa. Como autodidata começou por visualizar vídeos de outros developers, procurar informação online e em fóruns de profissionais e outros autodidatas como ele.

“A Plataforma FileMaker não é um bicho de sete cabeças, se quero um campo ou uma nova funcionalidade na nossa aplicação, consigo implementar na hora e sem ajuda de ninguém.” João Coutinho, Sócio-gerente da Fashion Details

A solução

A referência visual é fundamental no seu negócio. Saber o que os seus clientes estão a pedir e que a empresa possa entender o pedido sem erros poupa-lhes tempo e dinheiro. Com a Plataforma FileMaker é possível ter os processos organizados de forma que algumas tarefas possam ter ganhos de produtividade na ordem dos 100%.

A solução que começou por ser uma base de dados onde podiam incluir imagens, fotografias técnicas e fotografias com marca de água, actualmente já conta com cerca 30GB de informação e mais de 38.800 artigos e passou a ser muito mais do que isso.

Hoje esta aplicação desenvolvida com a Plataforma FileMaker é o Cérebro da FashionDetails.

Como empresário e visionário, o João percebeu que a Plataforma FileMaker poderia ser a resposta a todos os problemas da sua empresa. Não só para melhorar os processos internos mas também nas interacções com clientes e fornecedores permitindo o aumento da eficácia de alguns processos.

Uma das apps que criou o João revelou-se uma grande vantagem para alguns dos seus clientes, permitindo-lhes seguir as encomendas online em tempo real. Através do acesso com usuário e password aos dados da Plataforma FileMaker via WebDirect, alguns dos seus clientes podem consultar em que fase da produção se encontra cada artigo, confirmar ou alterar prioridades e o local de entrega dos mesmos. Com esta aplicação poupam tempo no envio de e-mails sobre esclarecimentos e pontos de situação e sobretudo criam uma ferramenta de comunicação transparente, moderna e acessível ao cliente imediata, a qualquer hora e em qualquer lugar. Para a FashionDetails é uma mais valia saber quais são as preocupações e necessidades dos seus clientes, podendo avaliar que informações consultam e quando e dar-lhes uma resposta imediata sem ter de depender da disponibilidade de um funcionário.

“A Plataforma FileMaker é como um carro, pode ser um Mini ou um Lamborghini dependendo apenas de quem vai ao volante e da estrada que temos pela frente.”

Com a Plataforma FileMaker criou apps de catálogo online, gestão de stocks, envio de orçamentos, análises financeiras e viu ainda novos potenciais. Ao visitar várias feiras de moda internacionais o João percebeu que apesar de todos procurarem ser os mais modernos e actuais havia ainda muitos processos arcaicos e não quis representar a sua empresa dessa forma. Percebeu que em grande parte dos stands os clientes continuam a formalizar os seus pedidos por um método manual com o registo dos códigos de referência de cada produto. Para além de ser propenso a erros era um método ultrapassado e que não condizia com a organização e atendimento que o João quer para a sua empresa. Assim, mais uma vez colocou as mãos no volante e tirou partido dos recursos que a Plataforma FileMaker disponibiliza através do FileMaker Go que permite a leitura de códigos QR com as referências dos artigos. Nos seus stands, quando o cliente escolhe o artigo apenas tem de aproximar o leitor de códigos QR (que pode ser um dispositivo iPhone ou um iPad) que lê automaticamente a referência do produto, mostrando de seguida no ecrã uma fotografia para confirmação.

Finalizada a visita do cliente, ainda através da app para iOS, é criado um documento pdf com todos os artigos do pedido e os detalhes do cliente que lhe são enviados como confirmação por e-mail. Esta app é uma revolução no atendimento aos clientes, mais rápido e eficiente com a vantagem de que o cliente tem um registo do seu pedido na hora e não dias depois como é comum acontecer noutras empresas. É uma solução admirada e elogiada inúmeras vezes por expositores de todo o mundo, que se deparam com dificuldades na gestão de toda a informação recolhida na feira e que terá que ser processada manualmente após a mesma.

A FashionDetails termina as feiras com toda a informação inserida no seu sistema, com os seus potenciais e novos clientes satisfeitos com o atendimento e informados dos seus pedidos.

“Resolvemos tudo com a Plataforma FileMaker, não há uma solução parecida.”

Para além de estar presente nestes mercados internacionais como vendedor, também o fazem como cliente. Vêm o que os fornecedores lhes podem oferecer em cada temporada e utilizam a app FileMaker Go para este registo. Na aplicação que desenvolveram para esta operação, já contam com um total de 1.399 visitas até ao momento. Com registos desde 2012, podem em qualquer momento recordar com imagens tudo o que viram e registaram nos stands que visitam. Para além de ser um registo fantástico, têm-lhes permitido dar seguimento a alguns negócios que de outra forma não seria possível. Com a versatilidade das pesquisas na Plataforma FileMaker, é possível encontrar nestas 1.399 visitas aquelas que realmente lhes interessam em menos de 1 segundo.

Todas estas soluções podem ser constantemente melhoradas à medida em que o João tem mais conhecimentos sobre a Plataforma e em que as necessidades do negócio vão mudando. Ao longo do tempo, puderam reduzir processos já simplificados dentro da app da Plataforma FileMaker numa única acção. Por exemplo um Script que o João desenvolveu em que é possível importar um PDF para a gestão documental, fazer o respetivo OCR, popular informação nos vários campos da base de dados, gerar registos noutras bases de dados e comunicar com aplicações externas à Plataforma como o Deliveries que usam para controlar o transito das suas cargas.

Ainda hoje é o dia em que não param de pensar como a Plataforma pode melhorar os seus processos e estão a planear uma nova aplicação que permita uma gestão de horários e férias dos funcionários. Uma aplicação que à diferença das que estão disponíveis no mercado se adapte às necessidades do negócio e permita ao funcionário comunicar a sua disponibilidade desde o conforto da sua casa.

Com o apoio da Plataforma FileMaker João Coutinho conduziu a sua empresa e a sua equipa ao sucesso e à inovação, vendo nos obstáculos oportunidades de crescimento.

Benefícios

A FashionDetails destaca como principais benefícios da Plataforma FileMaker:

• Competitividade: A Plataforma FileMaker permitiu que a empresa de menos de uma dezena de funcionários pudesse competir com grandes empresas, melhorando os processos internos da equipa e a capacidade de resposta através de métodos inovadores e automáticos de comunicação online.
• Produtividade da equipa: Com os processos simplificados e automatizados puderam aumentar a produtividade em tarefas específicas na ordem dos 100%
• Transparência: A aplicação personalizada criada na Plataforma FileMaker para o seguimento de pedidos e envios, oferece um novo serviço de transparência para com os clientes.
• Atenção ao cliente: O atendimento ao clientes tornou-se mais rápido e eficiente através da app que lê códigos QR e termina com os processos manuais, enviando uma confirmação do pedido por e-mail ao cliente e os dados do pedido ao servidor da empresa no mesmo dia.
• Redução de erros: O recurso a referências visuais e códigos QR no catálogo, que posteriormente serve também para pedidos e informação interna reduz a margem de erro que é directamente proporcional a poupança de tempo e dinheiro.

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