Produtividade Máxima

Olá! Como o artigo anterior fala sobre pessoas que estão com a produtividade abalada, nesse irei fazer o inverso, iremos falar como atingir a nossa produtividade máxima.

Há pouco ganhei um livro do meu irmão mais novo com esse título, a capa se encontra abaixo:

Você pode comprá-lo na saraiva no link abaixo:

Produtividade Máxima - Com Assumir o Controle do Seu Tempo e Ser Mais Eficiente

Em um passeio de escola pela bienal do livro ele o trouxe para mim de presente. Achei interessante pelo título e passeando pelas livrarias vi que estão sugerindo sua compra nas prateleiras. Não quero fazer um resumo do livro, mas basear esse artigo nele.

O mesmo é classificado como um livro de autoajuda com algumas passagens sensacionais, porém em outras achei muito repetitivo, daria para simplificá-lo tranquilamente de 180 páginas em 120 tranquilo, mas no geral é um bom livro.

Só deixando claro de que tudo que irei citar no artigo é de obra da autora.

A autora Tamara Schwambach Kano Myles é uma brasileira que trabalhava em uma agência de publicidade em Manhattan nos EUA e depois se tornou uma personal organizer e cita alguns cases de seus clientes e dá várias dicas sobre um método próprio elaborado e destrinchado no livro, então vamos a ele.

# Introdução

Como na pirâmide de Maslow, da a base ao topo, existe uma sequência lógica onde não se deve alcançar o próximo nível sem que se conquiste totalmente o atual. O mesmo modelo foi usado para desenvolver o método nomeado como pirâmide da produtividade máxima conforme figura abaixo:

A autora cita a organização como um contexto de vida, como sempre estar no controle das coisas e não deixar que até mesmo nossos imprevistos nos tire do curso. A ideia é que possamos atingir um bom nível de organização e realização dos projetos pessoais de forma simples e objetiva, com o menor trabalho possível.

Como todos somos diferentes, é interessante que cada pessoa escolha o seu modo de organizar e planejar tudo, um que funcione bem para você de forma prática, se o método que você decidiu adotar está te dando muito trabalho para manter, troque, adote outro. Não perca tempo para manter um nível extremamente detalhado de organização, adote um simples e eficiente.

Você não necessariamente precisa começar da base da pirâmide, talvez consiga iniciar de um outro nível. Para um melhor entendimento das passagens e dicas que a autora nos dá, passaremos por cada nível desta pirâmide de forma sucinta.

# Organização Espacial

Consiste em manter um ambiente de trabalho organizado e visualmente limpo.

Para quem trabalha com muitos papéis, têm problema recorrente de desorganização com grande dificuldade em encontrar seus documentos resultando em stress e perda de tempo, a autora dá uma boa dica, invés de empilharmos nossos papéis sem nenhuma lógica ou ordem, podemos separá-los em três partes no qual ela mesmo nomeia como 3 R’s:

• Reciclar
  É o montante que será descartado. Se você se consegue resgatar a informação do papel em outro lugar, jogue-o fora.
• Resolver
  É a pilha onde colocamos todos os papéis que iremos dar andamento. Lembre-se de diariamente passar por essa pilha, assim não os deixando de lado.
• Reter
  É a pilha que será arquivada.

Arquivamento

Para organizar a pilha reter a autora fala sobre diferentes métodos de arquivamento, mas o que ela salienta é que você encontre um que sirva bem para você, não existe fórmula.

Use a imaginação ou pesquise formas diferentes de arquivar por cores, por ordem alfabética, por ano, as possibilidades são inúmeras.

# Organização eletrônica

Soa meio inconveniente e maçante, mas a desordem nos documentos eletrônicos também é algo muito comum, eu mesmo nesse sentido tenho que melhorar.

Na verdade, acho que todos nós, sem falar em desenvolvedores de software que lidam com muitos arquivos o tempo todo, acaba sendo uma premissa quando se trata de organização de código.

Deixando de lado a visão de desenvolvedor e retomando uma generalista, segue algumas das evidências de que isso pode estar acontecendo com você:

• Fim do espaço da sua caixa de e-mails
• Área de trabalho com muitos arquivos
• Guardar fotos sem nenhuma ordem cronológica ou título do evento

Obviamente isso não é uma regra, mas são essas entre outras evidências que geralmente acontecem quando há uma desordem eletrônica.

Para nos ajudar com os arquivos podemos fazer uma pasta — como e onde você preferir — e seguir a mesma receita da organização espacial, desde que seja fácil para você localizar e gerenciar esses arquivos.

Se você trabalha em uma empresa onde é guardada versões de documentos como contratos, propostas e etc. vale reavaliar a possibilidade de usar um controlador de versão como antigo Tortoise SVN (ainda é utilizado), também podemos recorrer ao um sistema de backup na nuvem ou até mesmo HD’s externos.

Quanto aos e-mails, a dica é seguir a regra intitulada pela autora como 6 A’s:

• Acessar
  Siga um cronograma com intervalos de 15 minutos que lhe fique confortável para verificar seus e-mails de 3 a 4 vezes durante o dia, o recomendado é:

1. Primeira tarefa do dia
2. Antes do almoço
3. Meio da tarde
4. Fim do dia

• Agrupar
  Nossa caixa de entrada é apenas para as novas mensagens, onde as mesmas têm de ser distribuídas conforme seu respectivo destino, como na organização com papéis, criamos pastas e destinamos cada mensagem.
• Analisar
  Não significa lê-los um a um, é apenas ver a importância que cada um tem naquele momento, ou seja, se chegar um e-mail com PSC (para seu conhecimento) podemos deixar para ler em um outro momento mais tranquilo do dia.
• Apagar
  Eliminar os e-mails descartáveis, até por questão de espaço.
• Agir
  São aqueles e-mails que precisam de uma ação/resposta imediata. Seja o que for fazer, faça imediatamente.
• Arquivar
  Guardar os que já foram resolvidos, caso um dia alguém lhe pergunte de um assunto antigo.

# Gerecimento do tempo

Tempo é uma questão de prioridade. Se uma pessoa lhe diz que não teve tempo, foi por que aquilo não era prioridade para ela.

- Mario Sérgio Cortella

O tempo é um dos fatores que não temos controle, o que se foi, não volta, não ganhamos tempo, só o gastamos. Entretanto temos de aproveitá-lo da melhor forma possível e fazer o que é importante. Gerenciar tempo é gerenciar escolhas que nos trarão resultados e que vão de encontro aos nossos objetivos.

Para gerenciar melhor nosso tempo a orientação que a autora nos dá é mais uma regra que ela chama de 3 P’s:

• Planejar
  É identificar no que vamos trabalhar, o recomendado é que você escreva tudo o que deve fazer, assim você não se ocupa lembrando das tarefas, sua mente fica focada em um raciocínio estratégico para liquidá-las. O uso da agenda (de papel ou eletrônica) é um ótimo instrumento para ter controle de suas tarefas. Divida seu planejamento em 4 etapas:
• Escolher — O que é importante e imprescindível fazer.
• Eliminar — O que se decide não fazer.
• Esperar — O que se pode adiar.
• Delegar — O que se pode repassar para outra pessoa.
• Priorizar
  É definir a ordem de importância. Podemos classificar as tarefas como:
• Importante e urgente
  O que é critico e emergencial.
• Importante e não urgente
  Tudo em relação a preparação, planejamento, trabalho em projetos para evitar emergências e criticidades.
• Não importante e urgente
  São para oportunidades com prazos definidos. Adiantar tarefas com deadline, pedidos inegáveis de ajuda, tarefas com prazos autoimpostos.
• Não importante e não urgente
  Telefonemas familiares, passatempos e etc.
• Produzir
• Cumprir o planejado.
  Muito cuidado com o seu tempo nesta etapa, cumprir o planejado exige autodisciplina, comprometimento e seriedade com seus planos. Um dos maiores inimigos da produção é a procrastinação, claro que muitas vezes é necessário dar uma limpada na mente, o foco extremo pode causar stress mental assim podemos nos permitir uma pausa. Há muitas pessoas que gostam de trabalhar com a gestão de tempo com uma técnica chamada Pomodoro, que consiste em um tempo de trabalho e pausa programados. Particularmente para mim não funciona, já tentei algumas vezes.
• Tenho muita dificuldade para me concentrar (TDA) e quando estou concentrado não quero parar de trabalhar, sinto que estou em alto grau de produção e por outro lado fico satisfeito com isso (pode me chamar de workaholic se preferir).
• Outro fator importante é o multitarefa. Apesar de sermos dinâmicos, somos um só. Fazer várias coisas ao mesmo tempo pode comprometer sua qualidade, uma tarefa atrapalha o andamento da outra. Se fizermos uma por vez conseguimos manter toda nossa atenção para um único problema e garantir que daremos o melhor de nós para resolvê-lo.
• Se atente a interrupções com seus colegas de trabalho o que podemos caracterizar como “roubo de tempo”. Pense no tempo como uma moeda, doar seu tempo para ajudar um colega de trabalho é ótimo pois ajuda a manter uma equipe sólida, porém cuidado para comprometer o seu tempo em particular. Se doar demais seu tempo para alguém pode atrapalhar suas próprias atividades, eu tenho que me lembrar disso o tempo todo pois sou um altruísta.

# Alinhamento de atividades e objetivos

Esse é o estágio que falamos sobre propósito, sua definição no dicionário é: objetivo, finalidade, intuito. Quando se está mergulhado no propósito temos sempre em mente alcançar nossos objetivos. Essa é a hora de você parar e refletir se seu esforço atual está de acordo com seus objetivos, se sua ocupação atual está te levando a sua meta, se não hoje, quando vai começar a fazer esforço em prol dela ? Quais os seus esforços hoje que vão de encontro com as suas metas? Se não der o primeiro passo nunca irá sair do lugar.

Não seja pressionado pelo seus problemas. Seja guiado pelo seus sonhos.

- Anônimo

A autora nos dá uma classificação de metas que se chama SMART que é a abreviação em inglês de:

• Específico (Specific) — Seja direto e simples no que quer, assim terá mais chances de alcançar.
• Mensurável (Measurable) — Você deve ser capaz de saber o quanto realizou da sua meta.
• Alcançável (Attainable) — Seja realista ao traçar uma meta.
• Relevante (Relevant) — Algo que é importante para você, que valha a pena conquistar.
• A tempo (Timely) — Precisa ter um prazo de conclusão.

Pensar em metas SMART é alinhar o que você faz com o quer atingir e colocar um prazo. Podemos traçar objetivos a curto, médio e longo prazo como por exemplo:

• Objetivo: Expandir meu negócio.
• Objetivo SMART: Hoje tenho 200 clientes, até o final do ano pretendo ter 250.
• Objetivo: Me especializar na área.
• Objetivo SMART: Até julho do ano quem vem me matriculo em um MBA.
• Objetivo: Proporcionar mais conforto para a família.
• Objetivo SMART: Juntarei dinheiro 3 anos e darei entrada em um novo imóvel.

Lembre-se de quando atingir seus objetivos, coloque-se outros, afinal estamos aqui para evoluir sempre, certo? Metas são importantes e nunca cessarão, servem para nos colocar um desafio e nos motivar a auto superação.

# Possibilidade

Este é o topo da pirâmide onde se abre as portas para um novo campo, onde o que você almeja é possível de ser realizado. É onde podemos nos permitir e dedicar a outras experiências e atividades no âmbito pessoal: Tocar um instrumento, aprender um novo idioma, ter um hobby e etc.

Para expressar melhor isso a autora nos dá outra regra chamada 6 E’s:

• Empolgue-se
  Retome algo que gosta muito de fazer e você deixou para trás
• Envolva-se
  Conheça e cerque-se de pessoas que tem o mesmo objetivo que você assim trocando conhecimento
• Empodere-se
  Prepare-se para o que você deseja fazer de novo e obtenha a maior fonte de conhecimento possível
• Evolua
  Dedique tempo para desempenhar o que gosta e evolua suas habilidades
• Explore
  Mude sua visão e tente algo completamente novo e inusitado e obtenha novas experiências.

Faça acontecer, demonstre interesse em si próprio e descubra até onde você é capaz de alcançar. Mude de perspectiva e enxergue sempre possibilidade de fazer dar certo, seja um possibilista. Se os objetivos acabarem, crie outros e retome a pirâmide novamente.

Este artigo dedico ao meu irmão mais novo Giuseppe. Obrigado pela leitura.

Referências

Livro — Produtividade Máxima