Von Aufwandspauschale bis Werbungskosten

So senkst du die Kosten für die Arbeit im Home-Office

Bis zu 37% aller Deutschen, die während der Corona-Krise erstmals im Home-Office arbeiten, müssen in Sachen Arbeitsplatzgestaltung improvisieren, weil ihnen in den heimischen vier Wänden kein Arbeitszimmer zur Verfügung steht. Auch unter den Home-Office-Erfahrenen sieht es dabei nicht viel besser aus: Nur 46% von ihnen haben zuhause ein Arbeitszimmer.¹

Hast auch du Möbel gerückt, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, wo vorher Wohnraum war? Und wie sieht es mit Computer, Drucker und Co. aus: Nutzt auch du seit Wochen das eine oder andere Privatgerät, um deinen Job zu machen? Falls ja, dann lohnt es sich, deine Ausgaben noch ganz genau unter die Lupe zu nehmen. Für alle Angestellten gilt schließlich, dass auch der Arbeitgeber seinen Teil zum Home-Office beitragen sollte — und wo das nicht greift, bleibt immer noch die Möglichkeit, den heimischen Schreibtisch von der Steuer abzusetzen.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, welche Regelungen und Entwicklungen du im Home-Office im Auge behalten solltest, um deine Kosten zu minimieren.

Home-Office für Arbeitnehmer: Welche Kosten trägt der Arbeitgeber?

Ist das Home-Office in deinem Arbeitsvertrag vorgesehen oder wurde dein Vertrag infolge von Corona um einen entsprechenden Passus ergänzt, sollte darin auch geregelt sein, welche Arbeitsmittel das Unternehmen dir zur Verfügung stellt. Da dein Arbeitgeber dich nicht dazu verpflichten kann, dein Privateigentum als Arbeitsmittel einzusetzen, sollten neben einem Arbeitscomputer und anderer Hardware wie Drucker oder Headset auch Strom- und Internetkosten für das Home-Office zumindest anteilig Sache deines Arbeitgebers sein.

Soweit jedenfalls die Theorie. In der Praxis sehen die Dinge in vielen Unternehmen deutlich anders aus. Allein die Anzahl der Mitarbeiter, die seit Beginn der Corona-Krise von zuhause aus arbeiten, kann die Versorgung mit Arbeitsmitteln zur logistischen Herausforderung machen. Von den finanziellen Auswirkungen einer Situation, in der sich ein Großraumbüro nicht einen Drucker teilen kann, sondern theoretisch jeder nun ein eigenes Gerät benötigt, ganz zu schweigen!

In Anbetracht der aktuellen Ausnahmesituation zeigen sich daher Arbeitgeber wie Arbeitnehmer in ganz Deutschland flexibel und kulant, wenn es um die Organisation des Home-Office geht. So sitzt auch drei Monate nach Beginn der Kontaktbeschränkungen mancher noch immer mit dem Arbeitslaptop am heimischen Esstisch, nutzt den privaten Drucker und beteiligen sich mit dem eigenen Headset an Videokonferenzen.

Wenn wir bedenken, dass du ohnehin Miete zahlen würdest und sich die Kosten für acht Stunden Arbeit am heimischen PC auf 15 bis 50 Cent am Tag belaufen,² scheint das im ersten Moment nicht sonderlich ins Gewicht zu fallen. Je länger du im Home-Office tätig bist und je mehr Privateigentum du für die Arbeit einsetzt, desto mehr summieren sich diese kleinen Posten aber auch. Daher solltest du bei aller Flexibilität nicht aus den Augen verlieren, dass dein Arbeitgeber die Mehrkosten für dein Home-Office vollständig von der Steuer absetzen kann — was sich für dich selbst vielleicht deutlich schwieriger gestaltet.

Arbeitest du infolge der Corona-Maßnahmen in einem Home-Office, das du selbst eingerichtet hast, solltest du daher die Möglichkeit einer Aufwandsentschädigung mit deinem Vorgesetzten ansprechen.

Aufwandspauschale für die Arbeit im Home-Office

Was der Schreibtisch für dein Arbeitszimmer gekostet hat, kannst du mit der Rechnung belegen. Aber wie sieht es bei den Nebenkosten aus — wie viel Strom verbrauchst du beispielsweise fürs Home-Office? Es ist nicht immer möglich, exakt zu ermitteln, welchen Anteil an den laufenden Kosten das Arbeitszimmer ausmacht. Für viele Unternehmen sind daher monatliche Aufwandspauschalen für Mitarbeiter im Home-Office die einfachere Lösung.

Um schnell zu überschlagen, ob eine solche Pauschale deine Kosten auch wirklich deckt, kannst du dein Arbeitszimmer prozentual berechnen — so, wie für die Steuererklärung auch. Hast du beispielsweise in einer Wohnung mit 60 m² ein Arbeitszimmer von 12 m² eingerichtet, berechnest du dafür 20 % aller laufenden Kosten pro Monat: Miete, Strom, Telefon und Internet, Wasser, Heizung und Müll. Musstest du für die langfristige Arbeit im Home-Office Möbel oder Hardware selbst anschaffen, teilst du die Kosten durch 12, um die Monatsrate zu ermitteln, und addierst das zu deinen Betriebskosten.

Der heimische Schreibtisch in der Steuererklärung: Arbeitsmittel vs. Arbeitszimmer

Sowohl Angestellte als auch Selbständige können das Home-Office auch in der Steuererklärung geltend machen — und zwar bei den Werbungskosten. Alles, was du für die Arbeit im Home-Office brauchst, lässt sich hier entweder den Arbeitsmitteln oder dem häuslichen Arbeitszimmer zuordnen. Während erstere gerade in der Corona-Krise verstecktes Sparpotential bieten können, ist bei letzteren noch nicht absehbar, inwiefern sie für das Home-Office tatsächlich geltend gemacht werden können.

Wenn das Private zum Arbeitsmittel wird

Dass neue Anschaffungen von der Steuer abgesetzt werden können, ist bekannt — aber für alle, die in den vergangenen Monaten einen Arbeitsplatz in den heimischen vier Wänden schaffen oder erweitern mussten, lohnt sich vor allem die Frage nach den sogenannten Umwidmungen.

Du hast sämtliche Romane aus einem Bücherregal geräumt, um deine Unterlagen aus dem Büro mit nach Hause nehmen zu können? Dein Drucker läuft jetzt nur für die Arbeit? Weil es im Büro an Endgeräten mangelt, benutzt du dein eigenes Tablet? Wird ursprünglich privat genutztes Privateigentum zu 90% oder mehr für den Beruf eingesetzt, liegt eine Umwidmung vor. Und das bedeutet, dass du für den Zeitraum, in dem du das Private zum Arbeitsmaterial machst, eine Abschreibung vornehmen kannst.

Wie viel Prozent des ursprünglichen Kaufpreises du dabei ansetzen kannst, bestimmen die sogenannten Abschreibungstabellen für Anlagegüter (AfA-Tabellen). Angenommen, du hast erst 2019 für 195,00 Euro privat ein neues Bücherregal gekauft, das du seit 2020 fürs Home-Office nutzt. Gemäß AfA-Tabelle beläuft sich die Nutzungsdauer für Büromöbel auf 13 Jahre. Das bedeutet, dass du für 2020 in der Steuererklärung 1/13 des Kaufpreises geltend machen kannst: 15,00 Euro Werbungskosten durch Umwidmung.

Das Problem mit dem häuslichen Arbeitszimmer

Hast du alle Arbeitsmittel ordentlich von der Steuer abgesetzt, bleiben noch Miete und Nebenkosten für deinen Arbeitsbereich. Hier wird es allerdings etwas kniffliger: Dein Arbeitszimmer kannst du nur steuerlich geltend machen, wenn das Finanzamt es auch als solches anerkennt. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist die klare räumliche Abgrenzung vom Wohnbereich. Hast du ein separates Arbeitszimmer, das du auch wirklich nur als solches nutzt? Steuerlich absetzbar. Arbeitest du seit Beginn der Corona-Maßnahmen notgedrungen mit dem Laptop am Esstisch, auf der Couch oder steht dein Schreibtisch mitten im Wohnzimmer? Deutlich schwieriger.

Gewöhnlich gilt, dass nur ein Arbeitszimmer, das du auch hinter dir schließen kannst, vom Finanzamt als solches anerkannt wird. Fakt ist allerdings, dass infolge der Corona-Krise viele von uns irgendwo im Wohnraum eine Arbeitsecke schaffen mussten, weil ihnen wirklich kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand. Aus diesem Grund ist noch nicht klar, ob für das Jahr 2020 eine Sonderregelung in Kraft treten wird, die es ermöglicht, auch Heimarbeitsplätze ohne räumliche Abgrenzung steuerlich geltend zu machen.

Warum du die Arbeit im Home-Office genau dokumentieren solltest

Im Augenblick ist u.a. ein Home-Office-Zuschuss im Gespräch, der die Problematik der Arbeitsnische im Wohnbereich umgehen könnte. Der Deutsche Gewerkschaftsbund und der Bundesverband Lohnsteuervereine schlagen vor, die Arbeit am heimischen Schreibtisch entweder durch eine vom Arbeitgeber zu zahlende Aufwandspauschale oder einen besonderen Steuerfreibetrag in Höhe von 50,00 Euro pro Monat zu unterstützen.³

Da aktuell jedoch noch unklar ist, ob und in welcher Form eine solche Sonderregelung umgesetzt werden könnte, solltest du deine Arbeit im Home-Office möglichst exakt dokumentieren — auch dann, wenn du bislang Schwierigkeiten damit hattest, deinen Heimarbeitsplatz steuerlich geltend zu machen. Fotografiere am besten deinen Arbeitsplatz und alle umgewidmeten Arbeitsmittel. Leg außerdem ein Stundenbuch fürs Home-Office an. Darin hältst du fest, von wann bis wann du an welchen Tagen zuhause gearbeitet hast. Je genauer du hier vorgehst, desto einfacher wird es, bei Bedarf einen detaillierten Nachweis an das zuständige Finanzamt zu liefern.

Allen Arbeitnehmern rät die Vereinigte Lohnhilfe e.V. außerdem dazu, eine Bescheinigung vonseiten des Arbeitgebers einzuholen.⁴ Lass dir schriftlich geben, dass du nicht von einem Wahlrecht Gebrauch gemacht hast, sondern dass dir dein Arbeitsplatz am Firmensitz nicht zur Verfügung stand — inklusive eines klaren Zeitrahmens, sodass der Berechnungszeitraum für eventuelle Steuerfreibeträge klar nachvollziehbar ist.

¹ Vgl. https://www.sdk.de/presse/detail/artikel/homeoffice-studie-zwei-drittel-der-corona-homeworker-muessen-in-sachen-arbeitszimmer-taeglich-impro/, zuletzt abgerufen am 08.06.2020, 11:21 Uhr.

² Vgl. https://www.verivox.de/presse/strom-was-das-homeoffice-kostet-1116700/, zuletzt abgerufen am 29.05.2020, 14:09 Uhr.

³ Vgl. https://www.n-tv.de/ticker/DGB-schlaegt-Steuerbonus-fuer-Heimarbeit-vor-article21812555.html, zuletzt abgerufen am 07.06.2020, 22:11 Uhr.

⁴ Vgl. https://www.vlh.de/krankheit-vorsorge/krankheit/corona-und-die-finanziellen-folgen-fuer-arbeitnehmer.html#home, zuletzt besucht am 06.06.2020, 15:27 Uhr.