Les entreprises sont-elles techniquement prêtes pour le télétravail ?

Au delà des détails juridiques et opérationnels, un problème subsiste dans cette nouvelle France du télétravail : pour quelles raisons certaines entreprises sont-elles plus prêtes que d’autres pour travailler à distance ?

Chez Five by Five, nous avons développé une pratique régulière du télétravail depuis plusieurs années. C’est l’une des manifestations de notre valeur d’autonomie. Dans cet article, je souhaiterais vous partager quelques points essentiels permettant de s’assurer qu’une entreprise est techniquement prête à prétendre au “full remote”.

Les pré-requis : un ordinateur et une connexion internet (oui, vraiment)

Ce premier point peut paraître étonnant, mais nombreuses sont les entreprises ayant commandé à la hâte une flotte d’ordinateurs portables pour leurs employés en prévision de cette période de télétravail intense.

Dans un souci de confidentialité et de productivité, les entreprises sont généralement conscientes qu’il convient d’éviter autant que possible d’utiliser un ordinateur personnel à des fins professionnelles : vous connaissez le dicton, on ne mélange pas les torchons et les serviettes !

Au niveau de la connexion internet, qu’il s’agisse d’une fibre optique de compétition ou d’une vieille connexion ADSL, les sites web et services d’aujourd’hui sont conçus pour optimiser leur chargement. Exception faite pour la lecture de vidéo et l’envoi de fichiers qui peuvent être laborieux pour les plus petites connexions, alors armez-vous de patience si c’est votre cas !

Instaurer des outils de communication écrite

Chassez le souvenir de cette chaîne de mails interminable avec l’un de vos contacts et préférez un lieu d’échange centralisé, bien plus pratique et convivial !

L’objectif premier est d’empêcher la multiplication des canaux de communication dans l’entreprise, en utilisant un outil de communication tel que Slack, Talkspirit ou bien Microsoft Teams pour les possesseurs d’une licence Office 365.

Si la sécurité et le respect des données de l’entreprise est une composante essentielle, nous vous conseillons Rocket.chat, une alternative self-hosted (à héberger sur un serveur d’entreprise) qui intègre une fonction d’import d’utilisateurs et messages Slack.

Ecrire c’est bien, mais parler c’est mieux !

Les solutions de visioconférence sont nombreuses et se différencient essentiellement par le nombre de connexions simultanées autorisées.

Pour une utilisation en interne, la meilleure pratique est de vérifier si les services adoptés par l’entreprise disposent d’outils de visioconférence. C’est notamment le cas de Slack, Teams ou encore Google Meet.

En plus de permettre une intégration simple aux services déjà existants, ces solutions sont généralement suffisantes pour une utilisation classique avec l’audio, la vidéo et le partage d’écran.

Ces derniers jours, l’adoption de ces outils de visioconférence explose et chaque rendez-vous donne l’occasion de découvrir une nouvelle solution plus ou moins fonctionnelle (et souvent obscure), mais voici une liste non-exhaustive d’outils qui, selon nous, se démarquent :

• Whereby, fonctionnant sous forme de salle de réunion avec lien personnalisé et une très bonne stabilité de service
• Zoom, capable d’accueillir jusqu’à 100 participants avec une limite de 40 minutes pour le forfait gratuit
• Meet, s’intégrant aux différents services de Google (Agenda, Gmail…) avec un forfait Entreprise proposant jusqu’à 250 participants en simultané

Outre leur aspect purement fonctionnel, ces outils peuvent également être utilisés afin de reproduire un environnement de bureau sous forme d’un salon vocal ouvert à toute heure de la journée, à la manière d’une machine à café virtuelle (ou salon de thé, au choix)

Bien qu’essentielles dans un contexte de télétravail, ces solutions doivent néanmoins être accompagnées de limites et ainsi éviter un effet chronophage et contre-productif.

Assurer l’accès aux ressources de l’entreprise

Être contraint de se rendre sur son lieu de travail pour accéder à ses fichiers paraîtrait aujourd’hui d’un autre temps.

Mais deux mondes s’opposent quant aux solutions. D’un côté celui de la décentralisation où le cloud est roi, de l’autre celui de certains grands groupes basés sur des technologies malheureusement dépassées (VPN d’entreprise, systèmes centralisés, etc…) par le mouvement du télétravail.

Utilisées par la plupart des entreprises, les solutions de stockage décentralisées dans le cloud pullulent sur le net, les plus populaires étant Google Drive, OneDrive, Dropbox ou encore NextCloud pour les aficionados du self-hosted.

Les entreprises ayant fait ce choix du “saint cloud” (vous l’avez ?) troquent la confidentialité de leurs données contre un stockage quasi illimité à haute disponibilité, un choix qui semble judicieux dans ce contexte de télétravail.

Aux antipodes du cloud, de nombreux grands groupes optent pour des solutions centralisées (système de fichiers, mails…) auxquelles on accède généralement via un VPN, une méthode permettant de relier deux systèmes informatiques à distance afin d’être “virtuellement à son bureau” et c’est bien là le problème.

Plus sécurisés, mais aussi plus contraignants, ces systèmes semblent être les plus touchés lors des périodes de fortes affluences, rendant tout simplement impossible l’accès aux ressources de l’entreprise. Avantage à la décentralisation.

Contrairement aux outils précédemment cités, la mise en place de ces systèmes ne peut se faire sans un minimum d’engagement financier et humain, un chantier qui peut se révéler conséquent selon la taille de l’entreprise.

Ménager sa bande passante !

Lors d’une visioconférence, a-t-on réellement besoin de voir la belle décoration d’intérieur de nos collègues ou dans le pire des cas, une bouillie de pixel ?

Dans le cadre d’une discussion importante et rythmée, couper sa caméra permet de s’assurer une meilleure transmission du signal audio, en plus d’éviter une saturation de ces services pas toujours prêts à accueillir autant de connexions.

D’un point de vue très pragmatique, ces services sont prêts à être utilisés en masse puisque la plupart embarquent des procédés de montée en charge (du moins en théorie…).

Il incombe surtout aux entreprises de sensibiliser leurs employés sur le fonctionnement des systèmes internes et les bonnes pratiques à adopter, notamment pour les outils d’accès à distance qui doivent correctement être utilisés afin d’éviter une saturation inutile du réseau : on évite donc de rester connecté au VPN de son entreprise pour regarder ses séries Netflix !

Envisageons cette période de télétravail pour mettre en place une opportunité pour mettre en place de nouveaux outils de communication et collaboration au sein des entreprises, toujours en étroite collaboration avec les représentants de la DSI qui restent garants de la pérennité des données et de la qualité des services utilisés.

Il est désormais de la responsabilité des entreprises de préparer un socle d’outils techniques allant de pair avec des bonnes pratiques capables d’évoluer en toute situation.

Nous sortirons tous grandis de cette période difficile où vous pourrez dire je suis resté.e chez moi et j’ai télétravaillé.