Retour d’expérience sur mon onboarding en plein Covid-19

Lundi 16 mars. En France, tous les établissements scolaires, commerces non-indispensables et restaurants ont été fermés. A 20 heures, notre Président va annoncer un confinement total de la population, avec obligation de présenter une attestation pour justifier toute sortie. Le climat français est à l’inquiétude.

Fraîchement débarquée d’Espagne, où j’ai fui in extremis la mise en place de l’état d’urgence, je m’apprête, ce lundi 16 mars, à rejoindre une nouvelle entreprise, Five by five.

Ça aurait pu être un désastre, mais finalement, tout s’est bien passé — retour sur un onboarding inédit, dans un contexte apocalyptique.

“Dare to care”, prendre les devants pour rassurer et assurer

Dès les premiers signes de restriction de mobilité, Chloé (CEO) et Pauline (VP of Growth & Strategy) ont anticipé mes inquiétudes et m’ont proposé un “Game-plan” pour me permettre de prendre mes fonctions sans encombre malgré le confinement. Pour le mener à bien, toute l’équipe s’est mobilisée pour préparer mon arrivée, configurant à l’avance mon ordinateur, ouvrant sur le bureau les outils dont j’allais avoir besoin pour mon premier jour, me déposant mon ordinateur en scooter — une belle illustration de l’accomplissement collectif, valeur-clé de la culture Five by Five.

“Naviguons tou.te.s dans le même bateau”, créer de la cohésion comme objectif premier

Récupérer son matériel est certes indispensable pour prendre ses fonctions, mais c’est néanmoins trivial face à la nécessité d’apprivoiser son nouvel environnement de travail. Cet environnement, pour moi, en ce premier jour, c’était mes collègues, disséminés aux quatres coins de la France. Impossible de faire du “small-talk” à la machine à café, de partager un déjeuner d’équipe pour fêter mon arrivée ou de poser une question à mon voisin d’open space. Je n’allais pas les voir avant plusieurs semaines, mais il fallait que j’apprenne à les connaître.

Dans le cadre de mon onboarding, un “buddy” m’a été attribué, allié indispensable pour apprendre à naviguer dans l’entreprise, tout particulièrement quand on la découvre à distance. Toujours à l’écoute et réactif pour répondre à mes questions, Harold (Senior Program Manager) m’a guidé dans mon onboarding, en essayant, autant que possible, de suivre le processus habituel.

J’ai ainsi pu rencontrer l’ensemble de mes nouveaux collègues autour de “one-on-one”, transformés en Virtual Coffees, où nous avons pu échanger sur nos parcours, nos attentes professionnelles, notre vision de l’entreprise, etc. Pour compléter, j’avais à ma disposition des “Working with me”, documents où chaque membre de l’équipe renseigne ses motivations, les choses à savoir sur lui, ses forces et ses faiblesses, les tips pour bien travailler avec lui, et les sujets sur lesquels il peut vous aider. Cette capitalisation, initiée dans un tout autre contexte, m’a été très utile pour me familiariser avec chacun et gagner en compréhension et en empathie sans proximité physique avec mes nouveaux collègues.

“Respire, prouve que tu sais rire”, proximité et spontanéité comme mots d’ordre salutaires

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, travailler en remote ne veut pas dire renoncer à toute spontanéité et à tous les moments informels qui font le sel de la vie de bureau — à condition d’être bien équipé, organisé et d’y mettre du sien. Lors de ma première semaine, j’ai eu l’occasion de partager quelques moments franchement drôles avec mes collègues, ce qui a apporté un peu de soleil dans nos quotidiens moroses et nous a soudés d’autant plus.

Dès le lundi, j’ai commencé ma semaine par un “Monday Stand-up”, rituel où chacun parle de sa dernière victoire et de son prochain challenge. Ce lundi-là, chacun a pris de le temps de discuter quelques minutes de manière informelle, les blagues ont fusé, aussitôt documentées sur le channel “random” de Slack — rien de tel qu’un bon rire pour commencer la journée et se sentir intégrée !

Ce lundi-là, j’ai aussi eu la surprise de croiser Maxime (Business Designer), par hasard, dans une “room” virtuelle Whereby, où il pensait avoir réunion — une belle occasion pour faire un peu de chit-chat entre deux calls, en s’amusant de la situation. Toutes les autres réunions ont constitué de bonnes excuses pour prendre un petit temps informel, partager nos bonnes pratiques au temps du coronavirus, nos exercices physiques à faire entre midi et deux, etc.

Slack s’est révélé être un outil inestimable pour garder le contact et permettre à chacun de partager ses idées, liées ou non au travail, pour rire de temps en temps, proposer aux autres des articles intéressants, et faire des “check-in” réguliers les uns avec les autres. Ça a également été un forum très utile pour proposer des initiatives de rapprochement : lunch virtuel, partage de photos de nos environnements de travail, organisation de tournois de jeux vidéos en ligne, etc.

“On y croit, on y va”, faire preuve de conviction alors que l’incertitude domine

En pleine expansion du coronavirus, il serait simple de se laisser abattre, de réduire la voilure en attendant que la tempête passe, et ainsi, de laisser son nouvel arrivant sur le carreau, livré à lui-même sans rien à faire. Heureusement, ça n’a pas été mon cas : en ouvrant mon ordinateur, j’y ai trouvé un “board” Trello d’onboarding, avec les informations à consulter, les documents à renseigner, les contacts à prendre, les tips pour s’onboarder au mieux — une base de données bien pratique pour découvrir l’entreprise, comprendre son fonctionnement et faire les premières tâches indispensables.

Par ailleurs, chez Five by Five, cette période de pandémie a été considérée comme une occasion de travailler sur tous les sujets laissés de côté en temps normal et de se fixer de nouveaux objectifs à atteindre collectivement. Chacun a pris en main plusieurs sujets, constitué des équipes et défini des plans d’action pour avancer rapidement. Dès le premier jour, Pauline (VP of Growth & Strategy) m’a indiqué les chantiers sur lesquels je pouvais contribuer, n’hésitant pas à me responsabiliser tout de suite. Cette “can do attitude” m’a permis de travailler très vite avec de nombreux collaborateurs, de me rassurer sur le fait que j’avais ma place dans l’entreprise et me sentir utile pendant ces journées d’assignement à résidence.

Onboarder un collaborateur en plein Covid-19 est un challenge unique pour une entreprise, un challenge qui révèle, ou pas, la solidité des fondations sur lesquelles elle s’est construite. Chez Five by Five, la culture d’entreprise joue un rôle prépondérant, et a été salutaire à tous dans ce contexte. Pour ma part, j’ai pu voir à l’oeuvre ces valeurs inscrites dans notre Culture Book, qui ont fait de cet intégration une expérience positive au milieu du chaos. Être confiné chez soi n’est pas un plaisir, mais rejoindre Five by Five, quel que soit le contexte, en est clairement un.

Pour en savoir plus sur Five by Five, rendez-vous sur fivebyfive.io.