Proje Yönetiminde Jira Kullanmanın Artıları/Avantajları

Etkili ve başarılı bir proje yönetimi için takım işbirliği ve sağlıklı, kuvvetli iletişim adımları büyük bir rol oynar. Bu nedenle, projenin planlanması, iş bölüntülemesi, takibi ve yönetimi açısından Jira büyük bir yardımcıdır. Bu alanda öne çıkan ve bir çok avantaj sağlayan bir üründür.

Jira’nın proje yönetimindeki artılarını ve avantajlarını daha detaylı bir şekilde açıklamak istersek;

1 . Esneklik ve Özelleştirme

Jira, kullanıcıların projelerinin ihtiyaçlarına göre özelleştirmesi için bir platform fırsatı sunar. Proje yönetimi sürecimizi kendi gereksinimlerimiz ve tercihlerimize göre ayarlayabiliriz. Taskların, iş akışlarının, önceliklerin ve veri görüntüleme şekillerinin özelleştirilmesi gibi birçok özelleştirme seçeneği sunar. Örneğin, iş akış ve proje süreçlerimizi Jira’daki Kanban, Scrum veya özel iş akış şablonlarıyla yönetebiliriz. Geliştirme ekibimiz ile birlikte bir Scrum iş akışı da oluşturabiliriz. Görevleri, sprintleri ve geri bildirimleri takip edebilir, bu süreçte ki aşamalar üzerinde değişiklikler ya da dönütlere göre takımımıza da uygun bir biçimde iş akışını ayarlayabiliriz. Bu farklı proje ve takımlar için uyarlanabilirlik özelliğine bir örnek olabilir.

2. İş Akış Yönetimi

Jira’nın en büyük avantajlarından biri iş akışı yönetimidir. İş akışları, projedeki farklı aşamaları, sorumlulukları ve işbirliği süreçlerini tanımlamanıza olanak tanır. Bir örnek verecek olursak, örneğin Jira Boardımız da iş akış aşamaları şunlar olabilir.

To Do, Drafting, Waiting, In Progress, In Review, Approved, QA, Created/Done gibi başlıklar ile akışını oluşturabiliriz. Boardın görselde de görüldüğü gibi işleri anlaşılır ve yönetilebilir hale getirilmesi bu ürün ile gerçekten kolaylaşıyor. Burada konumlanmış her aşamada ki iş için nelerin yapılması gerektiğini detaylandırabiliriz. Örneğin yeni oluşturulmuş, iş ekiplerinden gelen (farklı bir board’da bekleyen örneğin Backlog) yeni bir talebin işini kendi Board’ımıza açıp Task içerisine, isterleri, kimde olduğunu, işin zorluk derecesini ya da bir geliştirme mi, bug mı gibi bilgilerini burada doldurup assigne edebiliriz. Daha sonra ilgili kişi bu geliştirmeye başladığı zaman bu taski To Do konumundan In Progress konumuna sürükleyebilir. Bu şekilde iş takibinin takip edilebilirlik maddesi bizim için büyük derece de kolaylaşacaktır.

3 . Görev ve Hata Takibi

Bir hata raporu oluşturduğumuzda, Jira bize bir hata kartı sağlar. Bu kart üzerinde detaylandırabilir, hata ayrıntılarını girebilir, takvim özellikleriyle de beraber net bir takip yapısı da elde edebiliriz. Önceliklendirme ve atama yapabiliriz. Örneğin bir Task’in fail olduğu ve ilgili kişiye ya da bir başka kişiye atadıktan sonra sürecin tekrardan aynı adımları takip ederek Done maddesine kadar ilerlediğini takip edebiliriz. Yeni bir iş mi, bug mu yoksa fail’den mi döndüğünü ise maddenin history kısmından takip edebiliriz ya da direk oluşturulmuş bir hata kartı ise sadece Type bilgisinden bilgi sahibi olabiliriz. Bu şekilde, proje yöneticisi veya takım lideri hata durumunu izleyebilir ve gerekirse onay verebilir.

4 . İletişim ve İşBirliği

Takım üyeleri arasında ki iletişimi ve işbirliğini kolaylaştırmaktan bahsetmiştim. Bunun için çeşitli birçok özellik sunar. Bir diğer özelliği de her görev/iş için oluşturulmuş maddelerin içerisine yorum yapabilme şansımız vardır. Burada yeterli açıklama bulamadığımız zaman detayları isteyebiliriz ya da yaptığımız geliştirmeler için anlaşılır bir yorum geçebiliriz. Ekip arkadaşlarımız da üzerimizde ki görevler hakkında yorum yapabilir, sorunları tartışabilir, dosyaları paylaşabilir ve ilgili kişilere bildirimler gönderebilir. Bu özellik etkileşimde bulunabilmemizi ve bilgi paylaşmını kolaylaştırıyor. İlerleyen süreçlerde geriye baktığımızda veya diğer ekip arkadaşlarımız/yöneticilerimizin o an hatırlaması ya da anlamasına büyük yardımcı olucaktır. Jira’larımıza yorum yazalım…

5 . Raporlama ve Analitik

Jira’nın bir başka özelliği olan raporlama ve analitik bacağında proje yöneticilerine ve takım liderlerine projenin ilerlemesi hakkında değerli bilgiler sunar. Tamamlanan görevler, gecikmeler, süreç verimliliği vb. gibi birçok şablonu bulunur. Bu raporlar saydesinde, proje yöneticileri ve takım liderleri ilerlemeleri takip edip performans değerlendirmelerini çıkarabilir. Sonuçlara göre iyileştirmeleri yapabilir. Örneği gecikmelerin sebeplerine, sıklıklarına göre periyotları inceleyebilir. İş süreçlerini optimize edebiliriz, ek kaynaklara ihtiyaç var ise karşılamaya çalışılabilir. Bir başka örneği iş yoğunluğunu ve hata sayılarını da kişi ve ekip bazlı değerlendirerek belirli çeyreklerde kontrol altına alabiliriz.

Gereksinimler ve test senaryosu yönetimi ekipleri, çevik ekipler, proje yönetim ekipleri, ürün yönetim ekipleri, görev yönetimi ekipleri, hata izleme ekipler ve yazılım geliştirme ekipleri Jirayı etkin ve isteklerine göre gerekli özelliklerini kullanabilir.

Jira, çalışan ekiplere yardımcı olmak amacıyla çeşitli eklenti ve entegrasyonları da destekler. Bu hayat kurtaran özellik ile desteklenen yazılım ve entegrasyonların bazılarının listesine bakalım;

• AdobeXD
• Figma
• Invizyon
• GitHub
• Kanban
• Scrum
• Zendesk
• Trello
• MS Ekipleri
• Google E-Tablolar
• Gmail
• Confluence
• Jenkins ve daha fazlası vardır.

Bilsek Çok Faydalı Olur Dediğimiz Jira Anahtar Terimleri

Sprint : Müşteri projeleri için kullanılan, tipik olarak iki haftadan oluşan bir iş yönetimi döngüsüdür.

Backlog : Öncelik verilmesi gereken odaklanmış bir iş listesidir.

Task Puanları : 0–8/ 0–21 arasında belirli bir ölçekte çaba, karmaşıklık ve riske dayanırlar.

Scrum Board : Genellikle yapılacaklar, devam eden ve tamamlanan sütunları gibi ana unsurlardan oluşan müşteri odaklı tüm projelerde kullanılır.

Kanban Board : Daha çok ürünlerle ilgili işler için kullanılır.

Etiket : Herhangi bir sorunu kategorize etmek için etiketler gereklidir. Ayrıca, bir sorunu hızlı bir şekilde bulmanıza yardımcı olur.

İş Akışı : İş akışı, bir hikayeyi pano sütunları arasında taşır.

Eylem Günlüğü : Yapılan tüm eylemlerin bir listesini içerir.

Type : Task tipi.

Epic : Daha küçük ve daha kolay adımlara bölünmüş büyük bir görev parçasıdır.

Risk Günlüğü : Herhangi bir proje görevinin yerine getirilmesi sırasında tanımlanan riskler listesidir.

Teknik görev : Projenin daha küçük görevleri (hikaye).

Bu temel teknik detaylar ve örnekler ile proje yönetim sürecinde ki esneklik, işbirliği, takip, raporlama gibi birçok önemli avantajını konu aldım. Bu özellikler, proje yöneticileri, takım liderleri ve tüm ekip üyeleri için daha iyi bir kontrol ve izleme sağlar. Böylece proje başarı oranını oldukça yükseklere çıkarabilme şansını da arttırır.