Acelerando nuestros procesos con RPA
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Este artículo está escrito en conjunto con mi compañera Sandra Jaimes (QA automation analyst en Flux IT). Disfrutá la lectura!
¿Qué es RPA?
Robot Process Automation (RPA) es un conjunto de herramientas para automatizar procesos y tareas realizadas por personas a diario, como enviar un correo a una lista de contactos, loguearse a un sistema o realizar la descarga de un PDF que después se tiene que procesar y generar una planilla de cálculo. Osea: RPA apunta a las tareas que son diarias y tediosas.
Los robots emplean la interfaz de usuario para capturar datos y manipular aplicaciones existentes del mismo modo que los humanos. A través de interpretaciones, activan respuestas y se comunican con otros sistemas para operar en una amplia gama de tareas repetitivas.¹
¿Qué problemas resuelve?
En primer lugar, el uso de RPA permite transformar digitalmente procesos que no pueden implementarse fácilmente con sistemas, ya sea porque no existe API de integración o simplemente porque lo que queremos automatizar no está bajo nuestro gobierno.
Pero además…
- Libera a las personas de hacer constantemente lo mismo para que puedan ocupar el tiempo en tareas donde la capacidad humana de discernir sea más valiosa.
- Permite escalar el negocio, porque una vez que el robot es implementado, realizar ese trabajo más veces no requiere de más personas sino de instanciar varias veces el robot.
- Los tiempos se aceleran y los errores prácticamente se eliminan, volviendo a nuestro robot más eficiente. El flujo de trabajo de RPA da como resultado una respuesta exacta, precisa y predecible de los procesos, lo que permite tener más control de las actividades de la empresa.
¿Qué cosas podemos automatizar con un robot?
Existen muchas herramientas para implementar RPA y cada una se destaca por alguna característica sobre el tipo de elemento con el que queremos interactuar. Pero en general son:
- Documentos o planillas: podemos crearlos o abrirlos, extraer información o modificarlos.
- Sistemas legacy: permite navegar e interactuar con aplicaciones desktop.
- Envío de emails: permite la lectura y envío de emails.
- Llamadas telefónicas: se puede integrar con alguna API para esta tarea..
- Ingreso a escritorios remotos: para operar a distancia.
- Integración con API: permite la integración con sistemas existentes a través de APIs.
- Aplicaciones de escritorio: para herramientas de uso común como calculadora, block de notas, etc.
¿Cómo lo implementamos?
Como ya mencionamos, hay diferentes tipos de herramientas RPA, que pueden clasificarse tanto por funcionalidad como por costos. Creemos que UiPath es una de las que pica en punta y nos provee todo el abanico necesario de funcionalidad para una automatización completa de nuestros procesos.
La plataforma permite comenzar un proyecto en blanco para diseñar un nuevo proceso de automatización utilizando, según la complejidad del problema a resolver, alguno de estos elementos:
- Diagrama de secuencia
- Diagrama de flujo
- Máquina de estado
Los procesos están compuestos por un conjunto de actividades tipificadas, como por ejemplo: actividades del sistema, de automatización de UI, de servicios web, de procesamiento de hojas de cálculo, etc. El conjunto de actividades disponibles permite cubrir cualquier tipo de desarrollo de procesos, así como también incorporar actividades extra desde su propio repositorio o desde repositorios externos.
Por ejemplo, podemos crear una secuencia de pasos que, usando componentes ya existentes, realice una solicitud por HTTP, lea el Json de respuesta y lo vuelque a una planilla de cálculo.
- Solicitar HTTP (disponible dentro del paquete web)
- Deserializar JSON (disponible dentro del paquete: programación->Json)
- Crear tabla de datos (disponible dentro del paquete: integración de aplicaciones- Excel)
Orquestación de procesos
Una vez que automatizamos nuestros procesos, es necesario componerlos y ejecutarlos de manera controlada. UiPath Orchestrator es una aplicación web que permite la administración de los robots de forma centralizada, así como la creación, monitoreo y ejecución de los procesos. También actúa como un punto de integración con soluciones y aplicaciones de terceros a través de APIs que expone la plataforma.
Entre las principales funciones del orquestador encontramos²:
- Aprovisionamiento: crea y mantiene la conexión entre los robots y la aplicación web.
- Implementación: asegura la entrega correcta de las versiones del paquete a los robots asignados para su ejecución.
- Configuración: mantiene y entrega entornos de robot y configuración de procesos.
- Colas: asegura la distribución automática de la carga de trabajo entre robots.
- Monitoreo: realiza un seguimiento de los datos de identificación del robot y mantiene los permisos del usuario.
- Registro: almacena e indexa los registros en una base de datos SQL y/o Elasticsearch (dependiendo de su arquitectura y configuración).
- Interconectividad: actúa como el punto de comunicación centralizado para soluciones o aplicaciones de terceros.
¿Cómo lo usamos?
En UiPath tenemos la posibilidad de generar proyectos, los cuales están compuestos por una o más actividades según el proceso a automatizar. Estas actividades son recursos disponibles que tiene la interfaz de UiPath y que permiten construir un paso a paso para completar la automatización de un proceso en particular.
La ejecución se puede hacer de manera manual o automática por medio de triggers configurándose, por ejemplo, para que se ejecuten a una hora y día específico o con cierta periodicidad.
- Nos integramos y publicamos nuestro robot con UiPath Orchestrator.
- Desde el orquestador (Jobs) se permitirá su ejecución, mostrando los diferentes estados que el robot atraviesa (pendiente, en proceso, exitoso).
Vamos a un ejemplo:
Supongamos que tenemos por objetivo generar una lista de datos de personas obtenidas de una página web y llevarlo a un .csv. Vamos a generar un nuevo proyecto en blanco, sobre el cual construiremos siguiendo una serie de pasos:
Para completar con éxito la automatización de este proceso, generamos un conjunto de actividades, tomando como actividad principal la conocida como “secuencia” y dentro de ella las siguientes:
- Del grupo de “actividad de sistema”, y el subgrupo “cuadro de diálogo”, tomamos la actividad “cuadro de diálogo” de entrada.
2. Agregamos la actividad “para cada”, que es básicamente un ciclo en el que le decimos que ejecute un conjunto de acciones hasta completar el valor límite definido; en este ciclo, vamos a la página web, obtenemos los datos de nuestro interés y los almacenamos en una tabla de registros.
3. Finalmente, los valores recogidos en la tabla de datos son insertados en un .csv
Conclusión
La aceleración y eficiencia nos llevan hoy a repensar cómo ejecutamos ciertos procesos o prácticas que adoptamos como naturales, y que podemos modificar en pos de cuidar a las personas que las realizan con tareas más desafiantes, logrando que nuestro negocio escale de una manera menos costosa.
UiPath es un muy buen producto para este fin con una curva de aprendizaje baja, que no requiere grandes skills para comenzar. Eso sí: establecer una estrategia de robotización de nuestros procesos requiere de una coherencia y un plan de transformación que excede a las herramientas. Existen muchas alternativas para implementar RPA, algunas más específicas y otras más generales, todas parte de esta estrategia que hay que definir y abordar.
Creemos que es el momento ideal para empezar a pensarla y ejecutarla, en pos de la transformación digital .
