Proyectos con flow y métricas felices

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Voy a empezar por el final de la historia: fue un éxito.

Cada vez que iniciamos un proyecto, marcamos objetivos de todo tipo. Pero en definitiva, siempre añoramos ser parte de un caso de éxito que, sobre todo, nos marque como profesionales. Y mi pregunta es, ¿En qué nos basamos para determinar el éxito de un proyecto?

En principio, me guían las siguientes métricas:

Equipo feliz.

Cliente feliz.

Empresa feliz.

El proyecto IMS One (sobre el que escribí en esta otra nota) se transformó en una solución exitosa porque la mayor parte del tiempo en el que transcurrió estuvimos todos en ese estado.

Cuando inició, sabíamos algunas pocas cosas concretas: nuevo cliente, nuevo dominio, nuevo equipo y nuevas tecnologías. De lo que que sí teníamos certeza eran las fechas fijas e inamovibles.

Un pequeño repaso por nuestras principales incertidumbres:

Nuevo cliente: IMS (Internet Media Services) es una compañía multinacional de marketing digital, líder en Latinoamérica y con grandes alianzas y representaciones. Para nosotros, una empresa que nos impresionó desde el día cero, con un visión de negocio aplastante. También nos generaba inquietud cómo ejecutar un proyecto con una marca así. ¿Quiénes iban a ser nuestros interlocutores? ¿Cuánta burocracia interna existía? Un sinnúmero de interrogantes que comenzamos a gestionar desde la reunión de kickoff inicial.

Nuevo equipo: formamos un equipo con gran expertise, con nuevos roles y con foco en la adaptación contínua. Esperábamos que el equipo performara bien, dando respuesta a las exigencias del proyecto y sintiéndonos todos parte del mismo. Pero, en realidad, todo estaba por verse.

Nuevo Dominio: el marketing digital. Nos encontramos hablando de plataformas, campañas, formatos, audiencias, segmentaciones, alcance, creativos, media, presupuestos, rendimiento, sugerencias…todo un mundo que apenas conocíamos.

Nuevas tecnologías: NodeJS + ReactJS + AWS. Nos tuvimos que capacitar como equipo, conocer nuestras limitaciones, y sobre todo, trabajar desde el punto de vista técnico junto a un cliente con un amplio recorrido en estas tecnologías.

Que fluya

Hace poco más de 10 años, mi líder y referente Pablo Nieloud (hoy compañero fluxer) me invitó a leer la teoría del flujo de Mihaly Csikszentmihalyi, a razón de que, trabajando como desarrollador y ejecutando determinado tipo de tareas, yo podía lograr altísimos niveles de concentración. A modo de resumen, esta teoría intenta explicar lo que pasa cuando una actividad nos provoca una sensación tan placentera que nos lleva a realizarla por puro placer, incluso si es muy difícil.

Además el supuesto explica que, para que se alcance el “estado de fluir”, es importante:

Que haya un equilibrio entre la dificultad de la tarea y la capacidad de quien la realiza.

Que exija un determinado nivel de concentración.

Que la persona se sienta comprometida con la actividad.

Que la actividad tenga objetivos claros.

Es algo muy complicado de alcanzar, porque el contexto en muchas ocasiones no favorece; de forma que difícilmente una persona (y menos aún un grupo de trabajo) logre entrar en flujo la mayor parte del tiempo.

¿Cómo lograr, entonces, que todo un equipo, y hasta el mismo cliente alcancen ese estado en un proyecto?

Con el diario del lunes (y algunas horas de reflexión sobre el trabajo realizado), entiendo que una aproximación puede estar dada principalmente por estos dos pilares:

Respeto al plan

A pesar de que en muchas ocasiones tuvimos la necesidad (por cuestiones de la ejecución) de modificar hitos de proyecto, no lo hicimos. El convencimiento del cumplimiento del plan era lo que nos llevaba a encontrar alternativas, a ponerlas sobre la mesa y analizar en detalle cada una. En definitiva, no teníamos como opción no alcanzar los objetivos que nos habíamos propuesto al principio del proyecto.

Comunicaciones efectivas

No podría calcular la cantidad de horas en reuniones presenciales, calls y talleres de trabajo (realmente fueron muchas horas dedicadas). Pero de lo que sí puedo dar cuenta es de que en cada uno de estos contactos estábamos resolviendo algo. No nos permitimos, como equipo, tener un encuentro sin resultados, sin avance, sin decisiones. En todos logramos acuerdos, tales como: prácticas de codificación; definiciones funcionales y de experiencia de usuario; puntos a mejorar (detectados en etapas posteriores a que una funcionalidad se haya finalizado); definiciones visuales y de estética del producto.

Sobre los acuerdos hechos, no existía otra alternativa más que avanzar. Y lo más valorable es que este avance se daba, además, desde distintas miradas: un paralelismo multidisciplinario con un objetivo único. Fuimos siempre un equipo previsible.

El factor X

¿Por qué pasó? ¿Por qué cada uno de los integrantes del grupo entró en flujo? Los pilares sobre los que construímos el proyecto hicieron lo suyo. El camino guiado con objetivos intactos y la comunicación fluida y profesional generaron algo mucho más grande que el objetivo de “cumplir con el contrato”; lo que a su vez produjo una sinergia tal que atrajo hasta a los incrédulos, a personas y áreas, que inicialmente no tenían un alto nivel de participación.

A lo largo del proyecto estuvimos fuertemente apalancados por nuestra cultura fluxer, que siempre nos acompaña recordándonos que, cuando hacemos equipo, somos imparables.

Nunca estuve más seguro de que no hay otro camino que trabajar en equipo. Por eso es nuestra “palabra mágica”; y en el caso de IMS, fue un GRAN equipo. ¡Por muchos más flujos grupales!