Una red de comunicadores
Hace un tiempo Flux IT se propuso alentar una cultura más comunicativa. En este artículo comparto algo del trabajo que desde Diseño & Comunicación venimos haciendo para volver real esta premisa.
Es sabido que la comunicación es importante en cualquier contexto. De hecho -y también en la industria IT -, es común que en proyectos complejos exista la figura de un facilitador de la comunicación que asegure que ningún player pierda información relevante. Las metodologías ágiles incluso proveen a los equipos prácticas desde donde asegurar el flujo de comunicación, la reflexión y detección de mejoras, para poder avanzar con el trabajo y la cabeza ordenados.
Yo soy comunicador visual, pero siempre me interesé por todas las formas de comunicación. Luego de varios años trabajando en el área de UX en Flux IT, hace un tiempo redefiní mi puesto para pasarme al lado del branding y gestionar junto a mi equipo la imagen de la marca. En este escrito quiero compartir algunas cosas que aprendí en mi experiencia como manager de Diseño & Comunicación trabajando dentro de esta organización IT.
Atender a la familia
En un contexto corporativo B2B muchas cosas son distintas a lo que en general los diseñadores aprendemos en la universidad. A nivel externo, tanto los medios y formatos como sus usos suelen diferir en mucho a los desafíos que tiene una marca que se desarrolla en un contexto corporativo B2C, básicamente porque la lógica de estos modelos es distinta, y por extensión sus estrategias comerciales también. Considerando el fenómeno de la comunicación, esto se vuelve más complejo cuando una organización B2B ofrece además servicios de consultoría: en Flux IT todos sabemos que prácticamente cualquier fluxer tiene la posibilidad de interactuar con clientes favorenciendo, amesetando o dañando la imagen de la marca en su dimensión simbólica.
Cuando llegamos a esta reflexión sólo nos queda una alternativa para construir y alentar una imagen de marca verdadera: aportar muchos granitos de arena dirigidos a consolidar una cultura alineada a los valores de base de la organización.
Si trabajás en brand management no la fakees: una imagen de marca real requiere trabajar mucho y en equipo puertas adentro.
En este sentido, para gestionar la imagen de la marca Flux IT, mi equipo y yo tenemos algo claro: por un lado, debemos trabajar fuerte y junto con otros fluxers en trazar un ecosistema de artefactos que aseguren la buena comunicación interna en sus diferentes dimensiones; por el otro, debemos cubrir las necesidades de comunicación de los fluxers a la vez que alentarlos a desarrollar habilidades comunicativas. Empezamos hace poco, pero ya hemos aprendido bastante.
Identificar necesidades y disponibilizar soluciones
Algo que aprendí en mis primeros años trabajando en UX fue a tener en cuenta mecanismos de detección de necesidades. También aprendí truquitos que nos ayuden a identificar y caracterizar a la gente para la que trabajamos. A continuación voy a hacer un paseo por diferentes soluciones que conforman un ecosistema de artefactos de comunicación y que son respuesta a diferentes necesidades atendidas dentro de Flux IT.
RunRun: el playground digital de los fluxers
Desde su génesis, Flux IT siempre alentó un estilo de comunicación horizontal. Así, dentro de las formas de comunicación in-company a lo largo de la vida de Flux IT hubo, como estimo ocurre en cualquier organización, diferentes maneras de establecer diálogo: desde chats, e-mails personales, e-mails corporativos, hasta la infalible comunicación interpersonal.
En 2013 Flux IT tomó el primer paso para ampliar su ecosistema de artefactos de comunicación interna. Un grupo de fluxers craneó y desarrolló RunRun, una herramienta en formato social que llegaba para atender una necesidad puntual: los fluxers percibían desinformación respecto a la realidad de la empresa en términos de novedades, organización y funcionamiento. A la vez, sentenciaban el uso del e-mail como único canal de comunicación por el cual recibir información, pues las casillas se colapsaban de anuncios que terminaban siendo ignorados por saturación.
Luego de 4 años de uso, RunRun sigue vigente y es el medio desde donde alentar logros de los equipos; informar acerca del funcionamiento de la empresa en términos de organización; saludar a fluxers que ingresan, cumplen años, o dejan la casa; pedir ayuda para resolver desafíos técnicos; compartir memes, recetas o artículos de interés para el trabajo diario; centralizar el uso de aplicaciones satélite; trackear el historial de proyectos en Flux IT, etc. RunRun se transformó en el medio principal que, en formato real time, nuclea información corporativa y social.
Flux IT News: un portal para saber en qué andamos
En las organizaciones IT es común que los equipos trabajen con clientes específicos en proyectos concretos. En este sentido, acciones como meet ups o ciclos de charlas en los espacios de trabajo son una alternativa para integrar al staff y predisponer al debate y aprendizaje. Como complemento a estas iniciativas, y para atender de manera más permanente la necesidad de información específica acerca del estado de los proyectos, nació Service News, un portal de noticias dedicado a comunicar la vida del área de Servicios a través de entrevistas y en la voz de los fluxers que participan de los proyectos. Tras 1 año de trabajo, Service News pasó a convertirse en Flux IT News para empezar a alojar contenidos de todas las áreas que forman parte de la organización.
Flux IT Thoughts: un editor, muchos autores
Flux IT News dispone de secciones desarrolladas bajo el formato entrevista, y de otras donde los fluxers cuentan historias a puño y letra. Así fue el caso de secciones como “La Banda Tech”, un apartado donde cada mes un fluxer distinto compartía su experiencia y puntos de vista respecto al uso de tecnologías puntuales (una sección jugosa para los más techies). Sobre esta base, en 2017 divisamos una oportunidad más: alentar a los fluxers a compartir las reflexiones de su trabajo diario en un nuevo canal, esta vez externo. “Flux IT Thoughts” sería nuestro portal corporativo en Medium, un espacio dentro de un medio donde viajan ideas, puntos de vista y miles de relatos de una comunidad más grande.
De esta forma los fluxers comenzaron a hacerse un tiempo para salir del día a día y compartir sus pensamientos con otros, enriqueciendo la auto-reflexión acerca de su relevancia en la búsqueda de la transformación digital en los clientes, el trabajo en equipo y el posicionamiento profesional propio. Flux IT como marca, a la vez, empezaba a incorporar un medio donde su staff hablaba por ella. ¿Qué imagen de marca más real que esta, ah?
Nunca pierdas de vista la misión con la que cada artefacto sobre el que trabajás fue creado. Invertí esfuerzo en sostener y hacer crecer tu ecosistema de medios. Cuando tus usuarios son tus compañeros de trabajo estás teniendo una oportunidad increíble: aprovechá la ventaja de contar con ellos para acumular percepciones, fomentar el interés y motivar las ganas de comunicar incluso por fuera del trabajo diario. Sin querer queriendo estarás colaborando en incentivar el aprendizaje colectivo y el interés por el trabajo del otro.
Fluxstation: la perlita mensual en formato radial
Cerca de fines de 2016, en el marco de un evento de integración y planeamiento colectivo llamado Flux IT Forward, la gerencia general alentó a cada área a incorporar un “plato fuerte” para el año 2017, es decir, una idea fuerza con impacto interno que contribuya en alguna dirección a mejorar la vida en Flux IT. Desde Diseño & Comunicación propusimos algunas alternativas y finalmente, testing de por medio, una fue elegida: Flux IT empezaría a tener su programa de radio.
Teníamos varios aspectos a favor:
- Hubo un revival de la escucha online de la mano de los podcasts, por lo que incorporar este medio sería más que nada divertido y también poco costoso, pues existen herramientas ya creadas para transmitir audio en línea.
- Incorporar un medio que apalanque a los otros era ya positivo, y la idea de que en Flux IT existiera una radio revoloteó los espacios de trabajo durante años aunque aún nadie había tomado la iniciativa.
- Un medio audible era una oportunidad, pues en los workplaces es común que los fluxers escuchen música o radio de forma colaborativa o aislada mientras trabajan, por lo que con una buena promoción interna no sería costoso que al menos nos escuchen el primer programa (?
- La radio como medio es antiquísimo, pero en un entorno corporativo podía ser visto como una innovación o al menos algo ocurrente.
- La radio va en vivo, permite juegos e interacción remota; por extensión, fomenta la integración.
Por fortuna vamos terminando el año y Fluxstation tiene hoy oyentes fieles. En el último programa incluso tuvimos llamados telefónicos de fluxers on site en clientes, que usando la radio pueden permanecer en contacto, jugar y/ o contar en qué andan trabajando. Sin entrar en detalles, la radio funciona muy bien y sale al aire junto a los viernes de pizza que organiza el área de Valor Humano, en una combineta infalible.
Para nosotros es concebido como el medio más blando que tenemos (pues es reconnnnntra informal), pero también como una plataforma para promocionar contenido relevante de todos los demás medios internos, a la vez que un canal abierto para que cualquier fluxer que tenga algo por contar pueda hacerlo.
Ningún ecosistema permanece inmutable
Tal como ocurre con un sistema biológico, un ecosistema de artefactos de comunicación también vive, y por extensión, puede modificarse a lo largo del tiempo. Es probable que variaciones del contexto, de las necesidades y comportamientos de los usuarios, o incluso los objetivos corporativos transiten cambios. Es acá cuando sostener este entramado de comunicación se vuelve un desafío; y se vuelve apasionante cuando caemos en la cuenta de que en realidad estamos alentando y moderando un sistema de relaciones humanas, con foco en experiencias de trabajo y vida.
En Flux IT, y con la ayuda de fluxers que trabajan en otros departamentos, durante todo el año el ecosistema se sigue, se alimenta, y es gestionado con modificaciones para medir su posterior impacto. Así, cada artefacto siempre tiene la posibilidad de transformarse o directamente salir del campo de juego para ser reemplazado por otro. Nuestro objetivo general es posicionar los medios existentes para que a través de ellos los fluxers sientan familiaridad y se los apoderen compartiendo contenidos por iniciativa propia.
Take aways
Hasta aquí el trabajo que junto a mi equipo vengo haciendo en nuestra misión de alentar una red de comunicadores en Flux IT. En mi experiencia sobre este desafío, aprendí cosas que quiero compartir con vos si tenés un reto similar al mío:
- Trabajar en brand management implica una responsabilidad importante al momento de proyectar una imagen de marca real: asegurate de que aquellos nuevos atributos o valores que se sumen en el posicionamiento de marca sean alentados y atendidos en materia de cultura interna.
- Tené objetivos claros y asocialos a acciones concretas: no perder nunca el norte de las acciones será lo que permita a tu equipo y a vos mantener el foco y trabajar en el seguimiento de lo importante.
- Tener un equipo que lo dé todo siempre será la clave del éxito.
- El trabajo sobre la comunicación interna en una organización funciona sobre una comunidad al alcance de la mano. Recordá que estás teniendo la oportunidad de aprender de los usuarios de forma diaria y permanente, incluso mientras te tomás una birra con ellos durante un after.
- Estimular el diálogo entre los propios artefactos puede generar un efecto poderoso. A la vez, cuando esos medios recopilan las voces de toda la organización generan sentido de multiplicidad, pertenencia, y un permanente estado de movimiento.
- Seguí el rendimiento de tu ecosistema a través de los KPIs que considerás relevantes. Esta es una forma infalible de medir el atractivo de los artefactos y la relevancia en el contexto de la organización. Medir es, a la vez, ratificar o no si tus esfuerzos y los de tu equipo están siendo bien conducidos.
- Recordá que la misión de alentar un entramado de comunicación estará siempre en un estado de “work in progress”, pues permanentemente encontrarás cosas para mejorar y afianzar en el sostenimiento de una cultura comunicativa. Tratá de identificar y alcanzar milestones en períodos de tiempo estipulados y nunca te rindas, ameo!
- Establecé lineamientos accionables para aquellos chicos que necesiten apoyo al momento de sumergirse en formatos de comunicación distintos a los que quizás están habituados. Reconocé los logros y hacé mimos.
Al publicar este escrito estoy teniendo la posibilidad de compartir mi trabajo con una gran comunidad y me encantaría establecer contacto para aprender de otras experiencias. Si no tenés ganas de hacerlo por acá, escribime a martin.hoare@fluxit.com.ar y charlaremos un rato!
