#5 dicas básicas para gerenciar seus projetos de comunicação

Como você tem gerenciado os seus projetos? Ou você ainda acha que não faz isso todos os dias?

No finalzinho do ano passado, eu fiz um curso do Share sobre gestão de projetos na comunicação, o “Pra ontem” (ótimo nome para falar sobre esse tema né?!), e queria dividir um pouco dos aprendizados com vocês. Quando estamos desenvolvendo uma campanha, planejando uma ação de relacionamento ou organizando um evento, podemos sim consider que estamos trabalhando com projetos. Segundo o PMBOK, um projeto é:

“um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos.”

Um projeto tem sempre um escopo, um custo, um tempo para ser realizado, clientes e pessoas envolvidas. Assim, gerenciar um projeto demanda habilidades para coordenar uma série de ferramentas, processos e metodologias. Por termos o planejamento nas veias, um RP ganha vantagem na hora de ser um bom líder de projeto. Quer conhecer um bom perfil de liderança para um projeto? Aí vai nossa primeira dica:

#1. Ser um bom comunicador ❤

O líder do projeto é o maestro. Ele precisa fazer a interface com as diferentes áreas da empresa e também com os parceiros, e para isso, precisa ser um bom comunicador, organizado, além de ter habilidades de negociação, para poder gerenciar os conflitos (afinal, sempre precisamos estar preparados para as coisas não acontecerem como a gente planejou né?!). Além disso, hoje, se espera muito mais de um profissional de projetos, que ele não só entregue o produto final como esperado, mas que ele também seja estratégico: propositivo, inovador e criativo.

#2. Antes de começar, faça um bom briefing

Saber a razão do projeto ser realizado é essencial para podermos atender às expectativas do nosso cliente. É nesse momento que entendemos as suas verdadeiras necessidades, e depois é você quem precisará justificar e saber responder às perguntas como “o que?”, “quem?”, “como?”, “quando?” e “como?”.

#3. Estabeleça todas as atividades, faça um cronograma e é hora do orçamento

É importante termos tudo que irá acontecer mapeado. Em projetos, dividimos as pequenas entregas em marcos ou grupos de atividade, e a partir deles detalhamos tudo o que precisamos fazer para que essa entrega seja realizada. É a fase do nosso WBS, ou a “estrutura analítica do projeto”.

Depois de estabelecidas as atividades, é o cronograma que guiará o time, e não esqueça que ele precisa estar alinhado com a expectativa de entrega e considerando os prazos de aprovação internos e externos, além da disponibilidade da equipe e parceiros. Algumas dicas para organizar o cronograma são ferramenta como o Smartsheet e o MS Project.

Feito isso, vamos precificar. Seja para um cliente externo ou para a sua empresa, tenha sempre alternativas para conseguir viabilizar o projeto, como diminuição do escopo ou a troca de fornecedores.

#4. Tenha projetos colaborativos

O projeto não pode ser considerado do líder ou de apenas uma pessoa. O gestor do projeto deve organizar as informações e influenciar, incentivar a equipe, mas todos devem participar com autonomia. O envolvimento do time é importante, e eles também devem fazer parte de algumas validações, como do cronograma, por exemplo.

#5. Quebre paradigmas

Não continue fazendo as coisas do jeito que sempre foram feitas somente por que elas sempre foram feitas assim. Não fale que é perda de tempo ficar registrando as atividades em planilhas ou post-its na parede. Utilize metodologias como a ágil para seus projetos, faça e refaça em um curto espaço de tempo, assim, de você errar, tem tempo para consertar. Controle tudo de perto e acompanhe diariamente as atividades. Seja flexível e esteja sempre disposto a aprender e inovar!

Quer saber mais sobre gestão de projetos? Existem várias referências bibliográficas para o tema e para as metodologias recomendadas, sugiro: “Gestão colaborativa de projetos” (imagem abaixo); “Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo” e o “Sprint: O método usado no Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias”.

Espero que tenham curtido ❤

Até a próxima. Beijos para todas e todos, Rafa.