IBTM: a feira de Todo o Mundo

Ano passado tive a oportunidade de participar da IBTM em Barcelona e fiquei bastante impressionada com a organização do evento (realizada pela Reed Travel Exhibitions). A feira reúne profissionais de marketing (especialmente eventos) e fornecedores do mundo todo para apresentar as novidades.

Feiras como estas movimentam um mercado bilionário, conhecido como “meetings industry” ou “events industry”, com foco nos produtos e serviços relacionados ao turismo de grandes grupos, ou ainda MICE, que significa Meetings, Incentives, Conferences, and Events.

Mesmo que você não trabalhe nesta área ou não tenha interesse em saber sobre a feira, a leitura vale para entender como eles se organizam, pois é realmente um sistema complexo de atividades, muito bem pensadas e que pode ser utilizado como insights para outras áreas.

Eu mesma já vi a possibilidade de explorar algumas ideias da feira em ações totalmente diferentes (rodadas de negócios, por exemplo) e “otras cositas más”. Tudo se adapta não é mesmo? ;)

Veja então como funciona:

1. Seleção

As agências de incentivo indicam os profissionais de marketing responsáveis pela contratação deste tipo de serviço, uma vez que são as agências o ponto de contato entre as empresas (normalmente grandes indústrias) e os fornecedores. Este é um link bem interessante, pois encontraram uma forma de falar com o público alvo através de intermediários influenciadores importantes. Seria realmente muito difícil mapear quem são estas pessoas sem o apoio das agências.

Estas, por sua vez, convidam os profissionais para um pré tour, onde demonstram na prática os seus serviços. A viagem prévia não é coordenada pela organização do evento, mas consta na agenda oficial e faz parte do pacote. Os fornecedores dos serviços prestados durante a viagem também poderão ser encontrados na feira.

A organização do evento faz então uma triagem, com uma etapa de seleção destes profissionais. Isto tudo porque as despesas (aéreo internacional, hospedagem e transfers aeroporto, hotel e feira) são pagos pela feira — certamente em acordo com os fornecedores exibidores de lá (eles inclusive fazem ações nos hotéis onde os participantes estão hospedados, tudo super integrado).

Esta etapa envolve o preenchimento de alguns questionários no site do evento, informando as experiências prévias, eventos futuros e o envolvimento deste profissional na tomada de decisão. Se ficarem dúvidas, a feira faz ainda contatos via fone para entrevistas mais aprofundadas. Se aprovado, o profissional segue então para o planejamento.

2. Planejamento

Antes de ir é preciso planejar com muita atenção cada uma das atividades. A feira disponibiliza uma série de informações prévias por e-mail que informam sobre palestras, centro de inovações e momentos de networking que acontecem ao longo dos dias de exposição. Há ainda uma mostra paralela de tecnologias no setor de eventos. É realmente bastante coisa e num primeiro momento você se sente perdido num mundo de opções.

Depois vem a fase de escolher os fornecedores que serão visitados. Cada participante recebe um login e senha para escolha das opções. Um sistema super bem estruturado apresenta centenas de fornecedores organizados por categorias, com resumo das atividades de cada um e link para conhecer o site da empresa. Será preciso que o solicitante indique 30 fornecedores de interesse para visita na feira.

Para conseguir me organizar fiz um planejamento prévio, pesquisando regiões que gostaria de conhecer, definindo algumas diretrizes básicas para selecionar os destinos (opções com voos diretos por exemplo) e caprichando na busca dos fornecedores para destinos já previstos no nosso planejamento.

Depois de uma etapa de alinhamento com os fornecedores (toda automatizada via site do evento) o participante recebe uma agenda, já alocando as reuniões por horário. É possível que nem todos os 30 fornecedores selecionados estejam nesta lista por incompatibilidade de agendas, então é preciso conferir tudo com atenção.

É obrigatório incluir uma quantidade determinada de reuniões com os fornecedores por dia, além de agendar pelo menos três apresentações de destino (são palestras em pequenos grupos apresentando o destino).

Normalmente ficam alguns horários livres em sua programação e os fornecedores (tendo acesso à sua inscrição com seus interesses) enviam solicitações de reunião em sua agenda, que podem ser aceitas ou não através do envio de uma justificativa.

Com o planejamento de visitas pronto, é hora de ir para a feira!

3. Lá na Feira

Chegando lá, pernas pra quê te quero! As reuniões são pré-agendadas de forma que naquele horário marcado alguém estará à sua espera no stand. É preciso seguir a programação e ser pontual. No caso de ausência uma multa bem salgada é descontada no cartão de crédito do participante.

As reuniões são de 20 minutos, tempo bem dimensionado para que o fornecedor apresente seus serviços, deixe materiais de apoio (normalmente pen drives em função do peso, pois caso contrário os viajantes acabam deixando os materiais nos quartos de hotel) e o participante tire suas dúvidas. Ao fim da reunião o fornecedor registra sua presença no sistema e enquanto isso você tem 5 minutos para achar a localização do próximo stand e começar sua próxima reunião.

É realmente uma maratona, mas você fica com a sensação de estar usando muito bem o seu tempo e explorando mesmo as oportunidades de uma feira com foco na geração de negócios e de resultados (bem diferente daquelas feiras de relacionamento onde se trocam cartões e se comem amendoins).

Se lá no momento você ficar morrendo de vontade de conhecer um destino que não está na agenda é bem possível conseguir um horário extra conversando com os responsáveis no stand. Normalmente eles contam com uma pessoa de informações gerais, uma vez que os fornecedores agrupados ali estarão ocupados em suas reuniões. Se sobrou um tempo também é possível adiantar algumas conversas, é só conversar com jeitinho (e em inglês).

4. Depois da Feira

Você receberá dezenas de e-mails e telefonemas dos contatos que fez por lá. Os fornecedores estarão realmente empenhados em fechar negócio, por isso é muito importante ser bem criterioso nas escolhas e mapear aquilo que há interesse em seguir negociando.

É claro que isso tudo baseado em suas expectativas. Lá na hora algumas reuniões são péssimas e outras fazem você ganhar o dia. Penso que tudo depende muito do anfitrião ou vendedor que irá lhe receber, pois ele é que abre as perspectivas sobre o que é possível explorar em termos de destino ou serviços.

Pouquíssimos fornecedores não me retornaram com o solicitado, então acredito que o sistema como um todo funciona muito bem. Via site do evento é possível ainda avaliar os fornecedores, denunciar algum problema (atraso ou ausência do fornecedor, por exemplo) e deixar suas percepções sobre o evento.

O que encontrar por lá?

Os stands são organizados por países (uma espécie de hub com vários fornecedores) e ali é possível encontrar tudo o que se precisa saber sobre o destino, como por exemplo:

Convention Bureaus: que irão apresentar o destino e todo o seu potencial. Eles podem ainda indicar bons fornecedores na região.

DMCs (Destination Management Companies): empresas que operam naquele país, especializadas em eventos. São elas que receberão seus convidados e farão toda a operação local para que o evento aconteça.

Espaços para Eventos: casas de shows, plenárias, castelos e o que mais você possa imaginar.

Hotelaria: é comum que os stands tragam várias opções de hotéis, especialmente os mais luxuosos e com propostas criativas (como o Ice Hotel, por exemplo) para compor as opções da viagem.

Transportes: companhias aéreas, trens de luxo, navios e yachts estão entre as opções.

Atrações: normalmente oferecidas pelos DMCs ou Conventions Bureau, são as possibilidades de atividades ou experiências que podem ser oferecidas aos seus convidados.


A IBTM tem edições África, Arábia, América, China, Latin America, Índia e a IBTM World, que é esta comentada acima, de Barcelona. Existem outras feiras similares, como a Imex, com edições na América (Vegas) e Europa (Frankfurt).

Eu participei do evento por convite da GI — Grupo de Icentivo, hoje Top Service.

Para conhecer outros destinos e experiências incríveis de viagens, acesse: https://medium.com/fome-de-mundo

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