Ekiplerin 5 Temel Aksaklığını Engellemede Scrum’ın Etkisi

Başarılı projelerin temelini yüksek performanslı ekipler oluşturur. Takımların performansını negatif yönde etkileyebilecek birçok etken vardır. Ekip yönetimi konusunda danışmanlık yapan Patrick Lencioni, bu konuda yazdığı kitaplardan biri olan “Ekiplerin 5 Temel Aksaklığı” kitabında, ekiplerde ilerlemeyi engelleyen aksaklıkları bir piramit üzerinde beş seviyeli olarak göstermiş, en temeline güven eksikliğini koymuştur. Piramit üzerindeki tüm seviyelerin birbirinden bağımsız düşünülemeyeceğini ve her birinin bir üsttekinin oluşmasına zemin hazırladığını belirtmiştir.

Agile proje yönetiminin çerçevelerinden biri olan Scrum, ekip içi iletişimin önemini vurgulayarak, odaklanmayı arttırıp daha verimli bir çalışma şeklinin oluşmasını sağlamak üzerine değerler ve kurallar içermektedir. Scrum’ın ortaya koyduğu 5 temel değer olan Cesaret, Odak, Taahhüt, Saygı ve Açıklık takımlarda yukarıda belirtilen bu aksaklıkların oluşmaması yönünde destekleyici rol oynar. Ek olarak, Scrum içerisinde yer alan toplantılar da bu aksaklıkların oluşmaması için gereken ortamı hazırlar.

Bu makalede, Lencioni’nin ortaya koyduğu beş temel aksaklığı ve scrum çerçevesi içerisindeki değer ve deneyimlerin bu aksaklıkları aşma konusunda nasıl destekleyici olduğunu inceleyeceğiz.

1. Güven eksikliği

Bir ekipteki üyeler hatalarını ve zayıflıklarını birbirlerinden gizleyip, yardım isteme ve geri bildirim verme konusunda tereddüt duyuyor ise, o ekipte güven eksikliği vardır diyebiliriz. Güven eksikliği, bir takımın işlevselliğini etkileyen en temel sorundur. Güvenin olmadığı takımlarda, Scrum’ın değerlerinden olan Açıklık’a yeterince uyum sağlanamaz. Açıklık prensibi, takım üyelerinin farklı düşüncelere saygı duymasını ve kendi düşüncelerini korkusuzca paylaşmasını destekleyerek, takımı güven inşa etmeye teşvik eder.

2. Çatışmaktan kaçınma

Güven eksikliği olan takımlarda söylenecek fikirlere diğer takım üyelerinden aşırı tepki gelebileceği ya da fazla savunmacı yaklaşılacağı korkusu ile açık iletişim engellenir ve bu da takım içi çatışmanın oluşmasına engel olur.

Patrick Lencioni’nin kitabında da söz ettiği “Disagree and commit” olarak adlandırılan yönetim prensibinde, karar alma sürecinde yaşanan çatışma, farklı kişilerin fikir ve bakış açılarından yararlanarak yaratıcı çözümler ortaya koymanın önünü açtığı için faydalı olarak değerlendirilmektedir. Takım olarak ortak bir karar alındıktan sonra çatışma oluşmasının önüne geçilmeli iken, karar sürecinde yaşanan çatışmanın tüm ekip üyeleri tarafından desteklenmesi gerektiğini savunmaktadır.

Scrum’ın değerlerinden Saygı, bu bakış açısını desteklemektedir. Takım üyelerini farklı görüşlere pozitif yaklaşmaya ve yapıcı tartışmalara katkıda bulunmaya teşvik eder.

Scrum içerisinde Backlog Refinement olarak tanımlanan aktivite, sprint süresince devam eder ve takımın mevcut ve gelecekte yapılması planlanan işleri masaya yatırarak değerlendirmesi için ortam oluşturur. Bu aktivitede tüm takım üyelerinin aktif yer alarak fikirlerini açıkça ortaya koyması, en doğru çözüme ulaşma fırsatı sunarken, aynı zamanda tüm takım üyelerinin kendini planın bir parçası olarak hissetmesini sağlar.

3. Taahhüt eksikliği

Konuları güven içerisinde tartışamadığı için planın bir parçası olamayan takım üyeleri, yapılacak işler konusunda taahhüt vermekten kaçınır.

Ortak hedeflere sahip olmayan bir takımın başarılı olması söz konusu değildir. Sorumluluklar zamanında ve doğru bir şekilde yerine getirilmediği için ilerleme yavaş olur. Scrum’ın Taahhüt değeri, direkt olarak bu konuya işaret eder ve ortak hedefe odaklanmanın önemini vurgular. Takımın taahhüdünü güçlendirmek için birlikte plan yapmaya yeterli zaman ayırmak, alınması gereken aksiyonlar için bitiş tarihleri belirlemek ve bu planın tüm ekip tarafından görünür olmasını sağlamak önemlidir.

Sprint Planlama etkinliği, takımların gelecek sprintte neyi başarabileceğine iş birliğiyle karar vererek ortak bir sprint hedefi ortaya koymasını sağlar ve bu şekilde taahhüdü destekler.

4. Hesap sorulabilirlikten kaçınma

Planlanan işe taahhüt vermeyen ekip üyeleri, planın uygulanmasından kendilerini ve birbirlerini sorumlu tutmazlar. Sorumluluk eksikliğinde, ekibin üretkenliği düşer ve işler dengeli dağılmadığı için sorumluluk alan kişilere çok daha fazla yük binmeye başlar. Burada takım üyelerinin birbirlerine açık geri bildirim vermesi önemlidir. Patrick Lencioni kitabında, takım arkadaşlarının kişi üzerinde oluşturduğu baskının, performans yönetim sistemleri ile yönetimden gelecek baskıya göre çok daha motive edici olduğunu belirtmektedir.

Herkesin eşit sorumluluk alması ve birbirinden eşit sorumluluk beklemesi takımın performansına olumlu etki verir. Scrum değerlerinden Odak da bunu destekler ve takımın her zaman ortak hedef doğrultusunda hareket etmesi gerektiğini vurgular.

Daily Scrum etkinliği, takım üyelerinin birlikte ortaya koyduğu taahhütleri gözden geçirmesine, sprint hedefine doğru giden yoldaki ilerlemeyi değerlendirmesine ve engelleri tespit ederek paylaşmasına ortam oluşturur.

Retrospective etkinliği ise takımın sorumluluk alma bilincini ve yaklaşımını genel olarak değerlendirmek ve iyileşme noktalarını belirleyerek aksiyon maddeleri çıkarmak adına doğru bir platformdur.

5. Sonuçlara kayıtsızlık

Planlanan işlerin hayata geçirilmesinde hem kendilerini hem ekip arkadaşlarını sorumlu tutmayan ekip üyeleri, ortaya konan takım çıktılarını görmezden gelerek, bireysel hedef ve başarılara odaklanır. Bu tür ekipler durgunlaşır ve gelişemezler.

Takım çıktılarının herkese açık bir şekilde paylaşılması ve başarının da başarısızlığın da takımın ortak çalışmasının sonucu olduğu fikrinin benimsenmesi önemlidir. Bu şekilde bireysel kazançlar bir kenara bırakılarak, ortak hedeflerin peşinde koşulur.

Scrum’ın Cesaret değeri, takımın yaptığı işin sonuçlarını cesurca sergilemesini destekler.

Sprint Review etkinliği, takımın sprint için planladığı işlerin sonuçlarını tüm paydaşlarına şeffaf bir şekilde sergilediği etkinliktir. Bu etkinlikte ürün hedefine giden yolda gelinen noktadaki son durum paylaşılarak, paydaşlardan çıkan ürün ile ilgili geri bildirim alınması hedeflenir. Bu geri bildirim, sonraki işlerin planlanması ve sürekli iyileşmenin sağlanması adına önemli bir girdi oluşturacaktır.

Sonuç:

Scrum’ın değerleri ve ortaya koyduğu etkinlikler, takımların en temel sorunlarını ortadan kaldırmaya yönelik önemli faydalar sağlamaktadır. Bunları doğru bir şekilde uygulayan takımların daha yüksek performans ile çalışması, değer yaratan ürünleri paydaşlara zamanında ve başarılı bir şekilde teslim etmesi kaçınılmaz olacaktır.

Kaynakça:

• The Five Dysfunctions of a Team, Patrick Lencioni, 2002
• Scrum Guide 2020, https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-US.pdf#zoom=100
• https://en.wikipedia.org/wiki/Disagree_and_commit