¿Qué es la Gestión Digital de Proyectos?

La respuesta simple puede ser la gestión de proyectos en el mundo digital; un producto virtual por así decirlo. Y si, esto es cierto. Pero, tan simple como pueda sonar, hay definitivamente algunas diferencias que hay que tener en cuenta entre una gestión “tradicional” de proyectos y una digital. Un proyecto digital también usualmente se distingue de un proyecto de IT, en el sentido de que los proyectos digitales son usualmente más creativos en estilo, mientras que los proyectos de IT son utilizados más a menudo en el mercado de las grandes empresas.

Esas diferencias son exactamente lo que cubriremos en este blog; con un enfoque en la gestión digital de proyectos.

Primero que nada, está el conjunto de habilidades que debe poseer el gerente del proyecto digital que usualmente no poseen los gerentes de proyectos tradicionales. Algunas de las habilidades son, por su puesto, beneficiosas en ambos tipos de proyectos, tales como habilidades de comunicación, análisis y presentación de informes, pudiendo presentar una perspectiva general mientras se mantiene un balance entre lo que se es parte y lo que es mejor para el equipo. Otras habilidades son más específicas para el mundo digital. Al final, todo depende de la industria en la que se encuentre.

El gerente del proyecto está involucrado en todas las partes del mismo, desde la planificación estratégica hasta la etapa de implementación y, por lo tanto, debe poseer una variedad de habilidades. Debemos ser capaces de colaborar con todos, unirlo todo y asegurarnos de que todo se mantenga en el camino y se entregue a tiempo y dentro del presupuesto. Cualquier falta de esto puede causar grandes problemas durante la ejecución y entrega del proyecto.

Como lo define Sam Barnes, “Los gerentes de proyectos tienen que dominar el arte de ser el camaleón de la oficina, mezclándose en ambientes muy diferentes una y otra vez. En un minuto usted está hablando con los desarrolles irritables acerca de los problemas del servidor y trabajando para resolver el problema, al siguiente, usted está en la oficina de un director hablando de reportes financieros, seguido de una reunión breve con un fotógrafo en la dirección creativa hablando de cómo quiere que se tomen las fotos.”

La gestión digital de proyectos es usualmente más fácil de rastrear que otros tipos de proyectos, ya que la mayor parte del trabajo debe ser llevado detrás de una pantalla, en un ordenador. Las actividades digitales se rastrean fácilmente y de forma automática y son reportadas con varias herramientas, por lo que proporcionan una mejor base para reportes de tiempo y estimados más confiables. Estas estimaciones son vitales para la previsión de plazos y presupuestos y por lo tanto son cruciales para el éxito empresarial.

Un buen gerente de proyectos debe poderse comunicar con los equipos técnicos como los equipos empresariales. Esta persona debe poder entender la terminología en ambas partes y debe ser el canal que mueve la información importante entre ambas. Tener una visión general es crucial y ser capaz de indagar profundamente es primordial.

DESARROLLO • Mantenga a los desarrolladores de software actualizados y alineados con la estrategia de negocio actual. ¿Cuál es la priorización y por qué? Asegúrese que todos están en la misma página.

DISEÑO/UX • Trabaje con los equipos de experiencia de usuario y diseño para ofrecer el máximo rendimiento en base a las priorizaciones y estrategias empresariales actuales. La experiencia del usuario es, después de todo, lo que mantiene a los clientes felices y leales.

GARANTÍA DE CALIDAD • El control de calidad va de la mano con la interfaz de usuario. Mantenga a los grupos alineados y asegúrese que el desarrollo sea proactivo, progresivo y de calidad. Enfóquese en valores para el cliente.

ANÁLISIS EMPRESARIAL • Asegúrese que la empresa es rentable a toda hora, o al menos trabaje para aumentar su rentabilidad. Analice su portafolio de proyectos y enfóquese en los proyectos y clientes más valiosos. El valor es la clave para una empresa exitosa.

ESTRATEGIA • Desarrolle y ajuste su estrategia regularmente. La estrategia es el fundamento de alto nivel en el cual se construirá el resto de su negocio. Asegúrese que es saludable y flexible.

GESTIÓN DE CUENTAS • Mantenga a los clientes importantes y las relaciones comprometidas a todo momento. Una parte importante de dirigir un negocio exitoso es construir relaciones entre las personas, ya sean pequeñas o grandes.

COLABORACIÓN • Un ambiente colaborativo entre los equipos es probablemente el factor más importante para un negocio saludable y progresivo. Mantenga a todos comprometidos y satisfechos como haría con sus clientes importantes. Esas son las personas que crearán el valor por el que pagarán sus clientes.

La cultura de su empresa debe ser transparente para sus clientes.

Usar una herramienta para gestionar proyectos puede ser una gran ventaja, ya que le da al equipo y al gerente del proyecto un punto central que conecta a todo el equipo y se convierte en el lugar adecuado para todos los datos y archivos. Si una actividad necesita ser transferida a otra persona, solo basta con hacer un clic, y ese trabajador en particular tendrá todo lo que necesite; todos los archivos, comentarios, estimaciones y más. O, si usted necesita una persona adicional trabajando en una actividad, usted puede seleccionar fácilmente una que esté disponible, para que las cosas se hagan en poco tiempo.

Hay muchas herramientas grandiosas en el mercado, todas con diferentes combinaciones de características y experiencias de usuario. Nuestra herramienta Forecast utiliza aprendizaje automático para pronosticar sus estimaciones futuras en las actividades durante todo el camino. Utiliza datos anteriores recopilados sobre el negocio y entre las organizaciones, como el tipo de proyecto, tipo de actividad, personas involucradas y etiquetas asignadas a la actividad. Todas esas son partes del algoritmo, que le ayuda a predecir el tiempo y el presupuesto a través de todos sus proyectos. Al final, le da información más viable y útil acerca de su negocio, permitiéndole entregar proyectos rentables a tiempo y dentro del presupuesto.