Créer un scrutin de type « Vote Live ».

Toutes les étapes à connaître

Nous prenons pour exemple un vote de résolution mais c’est exactement le même procédé pour le mode « Candidats ou propositions »

Une fois que vous avez cliquez sur « + Nouveau scrutin » vous être dirigé vers la 1ère étape de paramétrage de la page de création.

A. Contexte.

Vote Live :

Par défaut, le Vote Live est sélectionné, il est validé par l’affichage du sigle bleu.

Le Vote Live vous permet de lancer et clôturer manuellement les résolutions, élections de votre évènement. Une seule invitation à voter est envoyée quel que soit le nombre de résolutions, élections de votre scrutin.

B. Personnes à inviter.

Cette étape vous permet de saisir ou importer la liste de vos votants.

Vous pouvez utiliser le service gratuitement et en usage illimité sur une un MAXIMUM de 10 votants.

Seul un compte ayant souscrit une offre peut créer et lancer un scrutin sur une liste de plus de 10 votants.

En important le fichier « modèle liste votants » de plus de 10 votants, il vous sera alors demandé de choisir votre formule et de payer en ligne.

1. Importation Excel.

Les informations liées à vos votants sont à saisir UNIQUEMENT sur le « modèle fichier votants » V8TE, ce fichier est disponible en libre téléchargement en cliquant sur le bouton « Modèle fichier votants ».

En cliquant sur le bouton, en plus du modèle sera téléchargé le mode d’utilisation de ce fichier Excel, ce document explique les différentes colonnes à remplir.

Dès que le fichier est importé, il s’affiche alors le nombre d’électeur contenu dans celui-ci.

D’un simple clic, vous pouvez vérifier la liste des adresses emails en cliquant sur le bouton « Vérifier la liste »

2. Invitations rapides.

Pour saisir rapidement jusqu’à 10 adresses e-mails maximum, dans un cas d’usage gratuit principalement pour tester le service.

3. Mode d’invitation.

Vous devez choisir et paramétrer ici le mode d’invitation des votants ainsi que le niveau de sécurité

Vous avez deux possibilités :

- E-mail : les invitations à voter sont envoyées à chaque votant par e-mail.

- E-mail+SMS : les invitations à voter sont envoyées à chaque votant par e-mail et sms. C’est la même invitation qui est envoyée contenant le même lien unique de vote, chaque votant ne pourra donc voter qu’une seule fois.

Les SMS sont inclus dans l’offre gratuite vous permettant ainsi de tester.

Ils sont en option sur les offres « Associations » et inclus dans les offres « Entreprises ».

En souscrivant l’option SMS vous réduisez le temps de réception, celui-ci arrivant dans les quelques secondes après l’ouverture du scrutin.

Authentification sécurisée : Sélectionnée par défaut et valable pour le mode d’invitation E-mail ou E-mail+SMS. L’accès au parcours votant est direct.

Sécurité renforcée : Uniquement valable sur le mode d’invitation E-mail et nécessite un forfait SMS. Cela permet d’identifier le votant en lui envoyant un code par sms à saisir avant de pouvoir accéder au parcours votant.

C. Récapitulatif.

Une fois ces paramétrages effectués, il faut cliquer sur le bouton « je passe à l’étape suivante » pour finaliser le paramétrage de votre scrutin.

2ème étape de paramétrage.

D. Votre scrutin.

1. Type de vote.

Résolutions : toutes les réponses par défaut sont « POUR », « CONTRE » ou « ABSENTENTION ». Ces réponses ne sont pas modifiables et aucunes autres réponses ne peuvent être ajoutées.

Vous pouvez saisir une ou plusieurs résolutions à faire voter.

Vous pouvez ajouter des résolutions tout au long de l’événement en cliquant sur le bouton « J’ajoute une résolution »

Pour la 1ère élection les invitations à voter sont envoyées, pour les suivantes aucune nouvelle invitation n’est envoyée, il suffit au votant d’actualiser le scrutin.

OU

Candidats ou propositions : vous définissez une liste de réponses dans laquelle le votant peut faire son ou ses choix.

Vous pouvez également faire voter une ou plusieurs élections.

Pour ajouter une élection/question, il vous suffit de cliquer sur le bouton « j’ajoute une élection »,

Il vous faut ensuite de saisir le titre de cette élection, de saisir le nombre de votes maximal par participant et de saisir le nom des candidats, listes ou propositions.

Attention le nombre maximal de votes par participant ne peut pas être supérieur au nombre de choix.

Dès que deux choix ont été saisis, le bouton « j’ouvre » s’active. Il vous suffit de cliquer dessus pour ouvrir l’élection.

Pour la 1ère élection les invitations à voter sont envoyées, pour les suivantes aucune nouvelle invitation n’est envoyée, il suffit au votant d’actualiser le scrutin.

2. Titre de votre scrutin (champ obligatoire)

Vous devez saisir le nom de votre évènement (exemple : AG du 28 juin ou CSE juillet 2021…)

3. Expéditeur affiché dans vos invitations

Vous pouvez saisir le nom de votre association ou organisation. Le mail d’invitation reste envoyé par l’adresse e-mail contact@v8te.com mais cette personnalisation permet aux personnes invitées à voter de vous identifier tout de suite dans leur boite e-mail et ainsi rassurer et augmenter le taux de participation.

4. Documents à partager.

Vous pouvez saisir ou coller l’adresse d’un dossier que vous avez au préalable partagé et dans le lequel vous y avez enregistré les documents à consulter relatif au scrutin comme des rapports financier, des rapports annuels ou des professions de foi.

La personnalisation de l’expéditeur n’est valable que pour les invitations à voter envoyées par e-mail.

5. Mode de consultation.

Vous devez choisir entre un mode de consultation à « Bulletin secret » ou à « Main levée ».

La différence apparaît dans le fichier de résultat « voters » qui correspond à la liste d’émargement. Pour le mode « Main levée » vous aurez, en plus des informations des votants et des informations d’horodatage, la visibilité sur les réponses de chacun pour chacune des résolutions, élections votées.

Scrutin de type « Vote Live » en cours.

Nous prenons pour exemple un vote de résolution mais c’est exactement le même procédé pour le mode « Candidats ou propositions »

Le statut « Démarré » s’affiche après avoir cliqué sur le bouton « J’ouvre la résolution »

Vous avez alors accès à deux boutons : “Participation” et “Je clôture”

« Participation » : en cliquant sur celui-ci vous accédez à la page de participation.

1- Le titre de votre scrutin

2- Le mode d’invitation et de consultation défini pour ce scrutin

3- Le statut « en cours » de votre scrutin

4- « Accéder au scrutin » pour revenir sur la page de paramétrage du scrutin et ainsi ajouter ou clôturer des résolutions

5- La date/heure de début.

6- Le nombre de personnes invitées (basé sur l’importation de votre fichier ou de votre saisie en importation rapide).

7- Le nombres de votants.

8- Le taux de participation, il suffit de cliquer sur les deux flèches pour l’actualiser.

9- La fonctionnalité « Liste des non-votants » vous affichant ainsi la liste des personnes n’ayant pas encore votée

10- La fonctionnalité « Je relance les non-votants » qui vous permet de renvoyer l’invitation à voter à toutes les personnes qui n’ont pas encore votées pour ainsi améliorer votre taux de participation.

« Je clôture » : en cliquant dessus vous clôturez la résolution et donc les votes sur celle-ci et vous lancez ainsi le calcul des résultats.

Vous pouvez toujours ajouter une ou plusieurs résolutions à venir en cliquant sur « j’ajoute une résolution ».

Il vous suffit de saisir le nom de la nouvelle résolution et de cliquer sur « confirmer la résolution » pour la voir s’afficher « en attente »

Scrutin de type « Vote Live » clôturé.

Nous prenons pour exemple un vote de résolution mais c’est exactement le même procédé pour le mode « Candidats ou propositions »

Une fois la résolution clôturée, vous pouvez donc accéder aux résultats en cliquant sur le bouton « Résultats ».

Vous êtes alors redirigé sur la page « Résultats »

1. Résultats.

Ils s’affichent en pourcentage et en nombre de voix sous chaque réponse « OUI », « NON » et « ABSTENTION »

2. Fichiers de résultats.

Il vous suffit de cliquer sur ce lien afin de télécharger les fichiers de résultats. Il y a deux fichiers de résultats : « Voters » qui correspond à la liste d’émargement et Results » qui correspond au résultat du scrutin. Ces fichiers sont également envoyés par e-mail à l’adresse administratrice du compte.

3. Accéder au scrutin.

Cela vous permet de revenir sur la page de paramétrage de votre scrutin pour ajouter une question ou bien pour clôturer le scrutin.

Pour mettre fin au scrutin, il vous suffit de cliquer à droite dans « Récapitulatif » sur le bouton « Je clôture le scrutin » depuis la page création de scrutin.

Vous mettez donc fin au scrutin, plus aucune résolution ne pourra être ajoutée et votée.

Une fois le scrutin clos, une fonctionnalité est disponible : le partage des résultats.

Une fois activé, vous ne pouvez pas revenir en arrière et le désactiver.

Dès que vous avez confirmé son activation, un E-mail est envoyé à toutes les personnes invitées à voter à ce scrutin pour les informer que les résultats sont disponibles et consultables.

Elles n’auront plus qu’à cliquer sur le lien contenu dans l’E-mail pour accéder à la page de résultats.

Cette page n’est que CONSULTABLE, aucune modification ne peut être apportée et aucun téléchargement des fichiers de résultats ne peut être fait.

Vous avez une question, n’hésitez pas à nous envoyer un message à support_client@v8te.com