Créer un scrutin de type « Vote programmé ».

Voici toutes les étapes à suivre …

Une fois que vous avez cliquez sur « + Nouveau scrutin » vous êtes redirigé sur la page de création de scrutin.

A. Contexte.

1. Temporalité :

Il faut cliquer sur « Vote programmé pour le sélectionner (par défaut, le Vote Live est sélectionné)

Il est sélectionné à l’affichage du sigle

Le Vote programmé vous permet de définir une durée pendant laquelle les personnes invitées pourront voter. Cela peut aller de quelques jours à plusieurs semaines.

2. Date de début :

Ce paramètre permet de définir le moment d’ouverture du scrutin. Les invitations à voter seront envoyées quelques instants après l’ouverture programmée du scrutin.

3. Date de fin.

Ce paramètre permet de définir le moment de fermeture du scrutin. Les résultats sont calculés dès la clôture et le mail contenant les deux fichiers de résultats est envoyé quelques instants après cette clôture.

B. Personnes à inviter.

Cette étape vous permet de saisir ou importer la liste de vos votants.

Vous pouvez utiliser le service gratuitement et en usage illimité sur une un MAXIMUM de 10 votants.

Seul un compte ayant souscrit une offre peut créer et programmer un scrutin sur une liste de plus de 10 votants.

En important le fichier « modèle liste votants » de plus de 10 votants, il vous sera alors demandé de choisir votre formule et de payer en ligne.

1. Importation Excel.

Les informations liées à vos votants sont à saisir UNIQUEMENT sur le « modèle fichier votants » V8TE, ce fichier est disponible en libre téléchargement en cliquant sur le bouton « Modèle fichier votants ».

En cliquant sur le bouton, en plus du modèle sera téléchargé le mode d’utilisation de ce fichier Excel, ce document explique les différentes colonnes à remplir.

Dès que le fichier est importé, il s’affiche alors le nombre d’électeur contenu dans celui-ci.

D’un simple clic, vous pouvez vérifier la liste des adresses emails en cliquant sur le bouton « Vérifier la liste ».

2. Invitations rapides.

Pour saisir rapidement jusqu’à 10 adresses e-mails maximum, dans un cas d’usage gratuit principalement pour tester le service.

3. Mode d’invitation.

Vous devez choisir et paramétrer ici le mode d’invitation des votants ainsi que le niveau de sécurité

Vous avez deux possibilités :

- E-mail : les invitations à voter sont envoyées à chaque votant par e-mail.

- E-mail+SMS : les invitations à voter sont envoyées à chaque votant par e-mail et sms. C’est la même invitation qui est envoyée contenant le même lien unique de vote, chaque votant ne pourra donc voter qu’une seule fois.

Les SMS sont inclus dans l’offre gratuite vous permettant ainsi de tester.

Ils sont en option sur les offres « Associations » et inclus dans les offres « Entreprises ».

En souscrivant l’option SMS vous réduisez le temps de réception, celui-ci arrivant dans les quelques secondes après l’ouverture du scrutin.

Authentification sécurisée : Sélectionnée par défaut et valable pour le mode d’invitation E-mail ou E-mail+SMS. L’accès au parcours votant est direct.

Sécurité renforcée : Uniquement valable sur le mode d’invitation E-mail et nécessite un forfait SMS. Cela permet d’identifier le votant en lui envoyant un code par sms à saisir avant de pouvoir accéder au parcours votant.

C. Votre scrutin.

1) Type de vote.

Résolutions : toutes les réponses par défaut sont « POUR », « CONTRE » ou « ABSENTENTION ». Ces réponses ne sont pas modifiables et aucunes autres réponses ne peuvent être ajoutées.

Candidats ou propositions : une liste est définie dans laquelle le votant peut faire son ou ses choix. L’élection peut être plurinominale ou multichoix

Liste de candidats : vous pouvez créer plusieurs listes contenant chacune des candidats différents afin d’élire une liste parmi celles proposées. Les personnes invitées à voter pourront donc choisir une des listes mais aussi ils pourront raturer un ou plusieurs noms de cette liste choisie.

2) Titre de votre scrutin (champ obligatoire).

Vous devez saisir le nom de votre évènement (exemple : AG du 28 juin ou CSE juillet 2021…)

3) Description (champ obligatoire).

Cela vous permet de saisir un descriptif plus détaillé concernant votre scrutin. Cette case n’est présente que sur le type « vote programmé ».

4) Expéditeur affiché dans vos invitations.

Vous pouvez saisir le nom de votre association ou organisation. Le mail d’invitation reste envoyé par l’adresse e-mail contact@v8te.com mais cette personnalisation permet à vos votants de vous identifier tout de suite dans leur boite e-mail et ainsi rassurer et augmenter le taux de participation.

La personnalisation de l’expéditeur n’est valable que pour les invitations à voter envoyées par e-mail.

5) Documents à partager.

Vous pouvez saisir le lien vers un dossier partagé dans lequel vous rendrez disponible des documents relatifs au scrutin (divers rapports, professions de foi ou autres…)

6) Mode de consultation.

Vous devez choisir entre un mode de consultation à « Bulletin secret » ou à « Main levée ».

La différence apparaît dans le fichier de résultat « voters » qui correspond à la liste d’émargement. Pour le mode « Main levée » vous aurez, en plus des informations des votants et des informations d’horodatage, la visibilité sur les réponses de chacun pour chacune des résolutions, élections votées.

D. Résolutions, Candidats ou propositions, Listes de candidats.

Vous pouvez saisir une ou plusieurs résolutions, celles-ci s’afficheront sur la page du parcours votant permettant aux personnes invitées à voter à l’ensemble des résolutions en une seule fois.

Pour ajouter une résolution, qui apparaitra à la suite de la première posée dans le parcours votant, il vous suffit de cliquer sur le bouton « j’ajoute une résolution ».

Il n’y a pas de réponses à définir puisque le mode Résolutions les réponses « POUR » « CONTRE » « ABSTENTION » sont définies par défaut par le système

Ou

Pour ajouter une question, qui apparaitra à la suite de la première posée dans le parcours votant, il vous suffit de cliquer sur le bouton « j’ajoute une question ».

Il vous faut saisir le sujet de cette question, saisir le nombre de votes maximal par participant et saisir les différents choix (nom des candidats ou propositions).

Attention le nombre maximal de votes par participant ne peut pas être supérieur au nombre de choix.

Ou

De la même manière, pour ajouter une liste il vous suffit de cliquer sur le bouton « J’ajoute une liste »

Dernière étape la validation depuis le « Récapitulatif »

E. Récapitulatif.

Vous avez dans cette rubrique la visibilité sur le paramétrage pour votre événement. C’est aussi depuis celle-ci que vous pourrez programmer votre scrutin.

Il vous suffit, une fois votre paramétrage terminé, de cliquer sur « Je programme mon scrutin ».

Celui-ci apparaitra ensuite dans la colonne « Programmé » au niveau du tableau de bord, vous pourrez pour un scrutin de résolution l’éditer pour y apporter des modifications.

Cependant pour les autres types (« Candidats ou propositions » ou « Listes de candidats » seule la suppression sera disponible, ce qui signifie qu’en cas d’erreur vous n’aurez pas d’autres possibilités que de le supprimer pour le créer de nouveau avec les modifications.

Une fois celui-ci programmé, vous aurez le décompte avant l’ouverture du scrutin.

Vous avez également un récapitulatif de ce que vous avez paramétré.

Vous pouvez également depuis cet écran, utiliser la fonctionnalité « J’envoie le convocation officielle ».

Cela vous permet d’envoyer un e-mail à toutes les personnes contenues dans le fichier importé pendant le paramétrage du scrutin pour les informer qu’elles sont convoquées à un scrutin en mentionnant le nom du scrutin ainsi que les dates d’ouverture et de clôture de celui-ci.

Vous pouvez aussi le supprimer simplement en cliquant sur l’icône de la corbeille puis en confirmant la demande de suppression, aucune invitation ne sera alors envoyée.

Scrutin de type « Vote programmé » ouvert.

Une fois le scrutin ouvert, la fenêtre s’actualise et fait apparaître :

1- Le titre de votre scrutin

2- Le mode d’invitation et de consultation défini pour ce scrutin

3- Le descriptif saisi

4- Le statut « en cours » de votre scrutin

5- La date/heure de début et de fin du scrutin.

6- Le nombre de personnes invitées (basé sur l’importation de votre fichier ou de votre saisie en importation rapide).

7- Le nombres de votants.

8- Le taux de participation, il suffit de cliquer sur les deux flèches pour l’actualiser.

9- La fonctionnalité « Liste des non-votants » vous affichant ainsi la liste des personnes n’ayant pas encore votée

10- La fonctionnalité « Je relance les non-votants

Scrutin de type « Vote programmé » clos.

Une fois l’événement clôturé automatiquement, la plateforme charge la page des résultats.

Quelques minutes sont nécessaires au calcul des résultats. Un message vous indique que « Les résultats sont en cours de calcul… »

Une fois le calcul des résultats terminés, la page de résultats s’affichent :

1. Résultats.

Il s’affiche en pourcentage et nombre de voix sous chaque réponse.

2. Fichiers de résultats.

Il vous suffit de cliquer sur ce lien afin de télécharger les fichiers de résultats. Il y a deux fichiers de résultats : « Voters » qui correspond à la liste d’émargement et « Results » qui correspond au résultat du scrutin. Ces fichiers sont également envoyés par E-mail à l’organisateur du scrutin (celle qui a créé le scrutin).

3. Partager les résultats.

Une fois activé, vous ne pouvez pas revenir en arrière et le désactiver.

Dès que vous avez confirmé son activation, un e-mail est envoyé à toutes les personnes invitées à voter à ce scrutin pour les informer que les résultats sont disponibles et consultables.

Elles n’auront plus qu’à cliquer sur le lien contenu dans l’e-mail pour accéder à la page de résultats.

Cette page n’est que CONSULTABLE, aucune modification ne peut être apportée et aucun téléchargement des fichiers de résultats ne peut être fait.

Pour le type de vote “Liste de candidats”, les résultats vous montrent le pourcentage obtenu par chacune des différentes listes et le nombre de ratures pour chaque candidat qui en a reçu une.

Vous avez une question, n’hésitez pas à nous envoyer un message à support_client@v8te.com