Comment utiliser le fichier Excel « Fichier Votants V8TE »

Tout savoir pour remplir correctement ce fichier.

Le fichier « Modèle fichier votants » est téléchargeable à tout moment depuis la plateforme. Il est accessible dans la partie « Personnes à inviter » lors d’un paramétrage de nouveau scrutin simplement en cliquant sur le bouton « Modèle fichier votants » et le télécharger.

Ce fichier est donc le modèle officiel V8TE à utiliser pour votre liste de votants.

Vous ne pouvez pas utiliser un autre fichier.

Suivez les instructions ci-dessous pour mettre à jour le fichier.

Les lignes 1 et 2 sont des lignes à ne pas supprimer car nécessaires et obligatoires pour le traitement du fichier par la plateforme. A partir de la ligne 3, ceux sont des lignes d’exemples, elles seront à remplacer par les informations de vos votants.

1. Adresse courriel.

La saisie est OBLIGATOIRE.
Il suffit de rentrer les adresses emails de votre corps électoral. Une seule adresse par votant, les adresses ne doivent pas contenir d’accents et d’espaces.

2. Pondération.

La saisie est OBLIGATOIRE.
Par défaut le chiffre doit être 1 (la case ne peut pas être vide)
Dans le cas où un votant reçoit des pouvoirs, il suffit de saisir le chiffre correspondant.
Ex : un votant qui a un pouvoir de 3 signifie que son choix comptera comme 3 fois, il devra avoir le chiffre 3 dans sa case « pondération ».

3. Numéro de téléphone.

La saisie est OPTIONNELLE.
Les SMS sont inclus dans l’offre gratuite et inclus, en option pour les offres « association » et inclus dans les offres « entreprises ».
Sans numéro de téléphone pour un votant la case doit rester vide.

Dans le cas où l’option “Sécurité renforcée” (double authentification) a été activée, cette case doit être remplie par le numéro de téléphone du votant.

Il faut y saisir un numéro de mobile (français ou international) dans la nomenclature V8TE. Celle-ci étant : 336 pour 06 ou 337 pour 07 suivi du numéro sans espaces, ni +, ni 00
Ex : 06.11.21.31.41 devient 33611213141 ou 07 99 88 77 66 devient 33799887766

4. Nom.

La saisie est FACULTATIVE.
Cette colonne est à remplir à discrétion, elle vous sera surtout utile en mode « Main levée » pour exploiter, si besoin, le fichier de résultat.

5. Nom de famille ou autre.

La saisie est FACULTATIVE.
Cette colonne est à remplir à discrétion, elle vous sera surtout utile en mode « Main levée » pour exploiter, si besoin, le fichier de résultat.
Ex : créer un filtre pour sélectionner les organisations syndicales en cas de demande d’explication de vote.

6. Langue.

La saisie est FACULTATIVE.
Cette colonne permet de configurer la langue utilisée dans les emails V8TE qui seront envoyés à votre

électorat juste avant le vote. Les options sont « EN », « ES » ou « FR » dans le menu déroulant.

7. Appel.

La saisie est FACULTATIVE.
Cette colonne peut vous servir pour effectuer l’appel de votre corps électoral juste avant de paramétrer le vote. Les choix étant « Présent » ou « Absent » dans le menu déroulant.

8. Vote.

La saisie est OBLIGATOIRE.
La plateforme s’appuie sur le critère « OUI » ou « NON » de cette case pour envoyer l’invitation. « OUI » l’invitation est envoyée
« NON » la personne est dans le fichier mais ne reçoit pas l’invitation.

Ce critère « Oui » sur la colonne « Votant », sur lequel s’appuie la plateforme pour envoyer l’invitation à voter, vous permet donc de saisir sur un seul fichier l’ensemble de vos membres, adhérents ou autres et en fonction de l’évènement de l’ajuster au moment du scrutin.

Enregistrez le fichier mis à jour et importez-le sur la plateforme V8TE en utilisant l’une des options suivantes :

- Faites glisser et déposez le fichier dans la section « Importez ici votre fichier » ;
- Cliquez sur « Importez ici votre fichier » et sélectionnez le fichier qui est enregistré localement sur votre ordinateur.

Vous avez une question, n’hésitez pas à nous envoyer un message à support_client@v8te.com