On est pas tous nés chefs de projet, n’est-ce pas ?
L’ambition de devenir chef de projet m’est venue il y a deux ans. Mais après m’être essayée dans ce rôle — j’ai compris que je n’étais pas faite pour ce métier.
Pourquoi cet article alors ?
Parce que, si vous êtes, comme moi, employé(e) dans une petite ou moyenne entreprise / agence / startup, vous essayerez ce costume un jour ou l’autre. Un projet peut vous être confié. Ou alors vous vous réveillerez à 3h du mat’ avec une idée de projet absolument géniale, mais vous ne sauriez pas comment constituer un dossier solide pour que votre patron vous donne le feu vert. Si c’est le cas, je peux vous dire, qu’il vaut mieux être préparé et avoir de bons outils en main pour gérer l’équipe et surtout — gérer le projet.
Ce qui compte, au final, dans le métier d’un chef de projet, c’est la capacité à s’adapter et savoir naviguer pour pouvoir s’ajuster au moindre changement de direction ou de priorité. Car il n’est pas rare qu’un projet dérape ou dévie de là où l’on l’imaginait initialement et, dans ces cas-là, il faut savoir faire appel à ses nerfs d’acier pour pouvoir maintenir le cap.
Ici, je parlerai de projets de design au sens large. Que ce soit un projet digital, un projet web, un projet audiovisuel, un produit ou un projet de design graphique, l’approche reste la même. Seule la durée, le nombre de personnes impliquées et la charge de travail varieront d’un type de projet à l’autre.
Comment réussir un projet ?
Loin de moi l’idée de prétendre être experte en la matière. Mais après m’être pris 2 ou 3 râteaux durant de nombreux projets réalisés ou coulés, j’ai commencé à apprendre à les éviter.
J’aimerais donc partager ma méthode avec tous ceux qui cherchent à être rassurés sur le net sur le sujet, car moi-même j’adore faire ça et cela m’aide beaucoup.
Voici donc les 5 questions à se poser avant de démarrer tout projet :
1. Pourquoi ?
Définir les objectifs du projet
Dans quel but on mobilisera les ressources disponibles et le temps de travail de chacun ? C’est aussi bête que cela. Pourquoi ce projet précisément ? Pourquoi maintenant ? Qu’est-ce que ça apportera à vos clients et surtout qu’est-ce que ça apportera à votre entreprise ?
En gros, a-t-il une raison d’être ?
2. Pour qui ?
Trouver une cible
Non, on ne peut pas s’adresser à tout le monde. Surtout à l’ère où tout est sur mesure, personnalisé et ajusté en fonction des besoins et des envies de chacun. Prenez large. Mais sachez resserrer le cercle de votre cible pour trouver le cœur de cible.
Exemple : la cible d’une marque de vêtements est les 25–35 ans. Pour un projet vidéo, elle ne s’adressera qu’aux jeunes adultes ayant passé le cap des 26 ans qui n’ont plus d’avantages des -26 ans (comme les réductions aux musées, aux cinémas, etc.). Elle tentera des les fidéliser avec un ton léger mais maîtrisé, en leur proposant un programme de fidélité offrant des réductions privilégiées.
3. Comment ?
Déterminer le ton
Une fois qu’on a déterminé le pourquoi et le pour qui nous nous attaquons au comment.
Effectivement, comment s’adresser à un public visé ? Il faut se mettre à sa place, bien entendu ! L’empathie et la clé pour réussir tout projet. Et cela nécessite pas mal de travail afin d’étudier le terrain et de comprendre les besoins, les envies et les goûts des utilisateurs.
Le plus simple, c’est de s’adresser à la cible directement. Allez à la rencontre de vos clients, faites des sondages et, surtout, rencontrez de vraies personnes. En parlant avec elles, on a souvent comme un déclic qui nous permet d’avancer. Alors tendez l’oreille ;)
4. Comment organiser ses idées ?
Démarrer un cahier des charges
J’ai bien dit démarrer. À cette étape du projet, on a encore insuffisamment d’éléments pour finaliser le cahier des charges exhaustif. Le cahier des charges doit se construire au fur et à mesure de la progression de l’équipe sur le fond du projet.
Exemple : pour un projet de refonte d’un site web, il faudrait d’abord définir le “squelette” du site (son arborescence), revoir de près chaque page et faire des liens entre elles, tout en restant cohérent sur l’ensemble (je ferai un article détaillant ces points). Tandis que dans un projet de design graphique, par exemple, il faudrait se concentrer avant tout sur l’impact visuel et la hiérarchisation des éléments à mettre en valeur.
Le cahier des charges doit regrouper tous les éléments essentiels conçus et prévus par l’équipe. Il sera votre guide et votre meilleur ami durant tout le long du projet en vous rappelant sans cesse le cap à tenir.
5. Comment gagner du temps pendant la production ?
Avoir une charte graphique claire
Je dirais que dans 90% des cas, un projet design vous prend au minimum deux mois. Et quand on a sans cesse le nez dedans, il est parfois difficile de se rappeler de ce qui a été prévu ou déjà fait. Le cahier des charges vous rappellera le fond. Cependant, la forme doit également être prise en compte. Une charte graphique claire et précise vous aidera à gagner du temps sur vos créations et vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel.
Et voilà, avec ces 5 points vous pouvez commencer un projet. Les regrouper dans un dossier à portée de main est fondamental. Savoir où on se dirige motive les troupes, ajoute de la valeur, donne plus de confiance en votre projet et vous facilite le travail au quotidien.
Avant de finir cet article, j’aimerais quand même vous mettre en garde. Manier le navire d’un projet n’est pas une mince affaire. Voici quelques points à prendre en compte dans un projet :
I. Il n’est jamais figé
Quand on commence un projet, on a plus ou moins une idée claire de ce qu’on aimerait qu’il soit. Dans certains cas, c’est ce qui nous motive d’ailleurs pour le démarrer. Mais il est absolument inutile de s’attacher autant et de s’obstiner à garder l’idée de départ, quitte à créer des conflits au sein de l’équipe. Pour la tranquillité de l’esprit et de la santé mentale de chaque membre de l’équipe, il faudrait apprendre à accepter le fait que les projets savent évoluer par eux-mêmes et la seule problématique dans ce cas-là est de canaliser cette évolution et la tourner à son avantage.
II. Ce qui est bon pour nous n’est pas forcément bon pour le projet
Tout le long de la réalisation d’un projet il nous arrive d’avoir des doutes. Quel ton adapter ? Quel format prendre ? Comment faire en sorte que les utilisateurs adhèrent au concept du projet ? Nous sommes tous construits à base de nos propres expériences. Mais il faut éviter la technique du ça marche à tous les coups. Comme je l’ai dit précédemment, les projets évoluent. Mais les utilisateurs ainsi que les usages évoluent encore plus. Alors ce qui a marché dans un projet d’hier ne marchera pas forcément dans un projet de demain. Réfléchissez. Remettez tout en question. Sans exception.
III. L’équipe avant tout
Les échanges dans l’équipe doivent se faire à partir d’une base saine. Evitez les sous-entendus, les non-dits, les private-jokes lors de vos réunions. Il est important qu’en fin de chaque réunion / brief chacun sache où le projet se situe en ce moment et ce que chacun doit faire pour qu’il avance. Définissez des objectifs clairs et précis pour chaque table ronde et surtout demandez l’avis de chacun. C’est comme ça que point par point on arrive à atteindre les objectifs visés.
Et voilà ! La recette est assez simple, à condition d’avancer pas à pas et d’éviter de griller les feux dès le début du projet ;)
