Comment construire une culture du travail à distance dans votre entreprise

Mettre en place une culture du télétravail au sein d’une équipe qui a toujours travaillé sur site n’est pas une tâche facile. Azendoo, c’est une équipe de 25 personnes qui travaillent depuis bientôt 5 ans dans le même bureau à Bordeaux. Mais récemment certains d’entre nous ont du déménager de Bordeaux pour des raisons personnelles. Notre lead dev est parti vivre au Brésil, notre CTO et CS Manager s’est installé à Paris, et moi, j’ai déménagé à mi-temps dans les Pyrénées. Mais nous ne désirions pas pour autant quitter nos postes respectifs au sein d’Azendoo. C’est ainsi que l’équipe fondatrice d’Azendoo a décidé de mettre en place une nouvelle culture afin d’accueillir cette nouvelle organisation en partie en télétravail. Voici donc 10 conseils tirés de notre expérience d’équipe pour passer d’une culture de bureau à une culture en partie en télétravail.

Du point de vue de l’équipe

En tant qu’équipe si vous souhaitez commencer à travailler à distance, il vous faut savoir que quelques challenges vous attendent ! Assurez-vous donc d’utiliser les bons outils et les bonnes méthodes pour embarquer toute votre équipe (les télétravailleurs et ceux qui sont au bureau).

1- Créer des routines pour votre équipe

Même si vos collaborateurs ne se côtoient pas tous les jours il est très important de maintenir des liens entre chacun. Vous devez donc instaurer des moments quotidiens ou hebdomadaires afin de regrouper toute votre équipe pour un call ou pour partager une information. Ainsi, vous vous assurez que tout le monde avance dans la même direction.

Par exemple vous pouvez organiser chaque lundi matin une réunion stand up (en visio-conférence pour les télétravailleurs) où chacun partage ses objectifs de la semaine.

Vous pouvez également utiliser des applications comme Idonethis pour demander en fin de journée à chacun de noter ce qu’il a accompli durant sa journée.

2- Montez des duos de travail

Si une partie de votre équipe travaille à distance, le meilleur moyen de renforcer les liens entre les membres de votre équipe est de créer des équipes de travail de deux. Ces équipes travailleront en binôme sur un ou plusieurs projets, les poussant à mieux communiquer et se sentir indispensable au bon avancement du projet.

Alone we go faster, together we go further!

3- Maintenez un calendrier d’équipe

Savoir où se trouvent vos collaborateurs est indispensable pour la synchronisation de votre équipe. Pour cela rien de plus simple, utilisez par exemple un Google calendar, où chaque télétravailleur note quand il est chez lui, au bureau ou dans les transports. Ainsi, ce sera beaucoup plus simple d’organiser vos réunions d’équipe ou simplement des moments d’équipe autour d’une bière ou d’un déjeuner.

N’oubliez pas que passer du temps de qualité en face à face favorise le bonheur au travail.

4- Utilisez les bons outils

La clé du succès des équipes travaillant à distance est d’utiliser les bons outils pour communiquer et se synchroniser. Commencez par utiliser un bon micro pour votre visioconférence (que vous pouvez organiser avec Appear.in par exemple).

Mais n’oubliez surtout pas d’utiliser un outil de travail collaboratif. Pour nous, le choix fut assez simple puisque nous avons construit Azendoo et que nous l’utilisons quotidiennement pour regrouper nos discussions d’équipe, nos tâches et nos documents sur une seule et même application.

5- Conserver un espace disponible dans votre bureau

Il est important que les télétravailleurs se sentent bien quand ils viennent travailler au bureau pour une journée ou une semaine. Faites attention à toujours avoir un espace de disponible pour eux afin qu’ils ne soient pas obligés de travailler dans la cuisine ou sur le canapé toute la journée ! Sinon ils viendront moins souvent…

Du point de vue du télétravailleur

Commencer à travailler à distance n’est pas aussi simple que vous pourriez le croire. Vous devez également utiliser les bons outils et les bonnes méthodes pour être productif et rester connecté à votre équipe.

1- Organisez votre routine

Travailler depuis chez vous est très différent que de travailler au bureau. Chez vous, vous êtes seul, donc oui c’est super vous n’êtes plus distrait par vos collaborateurs toutes les 10 minutes ! Mais il peut parfois être compliqué de ne pas avoir d’interactions humaines durant toute une journée. Donc lorsque vous travaillez depuis la maison il est important de se créer une routine afin de maintenir un environnement productif. Vous pouvez planifier un call chaque jour avec un membre différent de votre équipe, après le déjeuner par exemple.

Quelque soit la routine qui vous convient le mieux assurez-vous de bien la mettre en place et de la suivre.

2- Créer un environnement de travail serein

Assurez-vous que le bureau de votre domicile est aussi confortable que celui que vous avez dans votre entreprise. Créez un environnement épuré afin d’éviter les distractions et faites en sorte qu’il ressemble à un vrai espace de travail afin de vous concentrez sur les tâches que vous avez à accomplir. Si vous souhaitez trouver un peu d’inspiration je vous recommande la newsletter The Modern Desk qui regorge d’idées.

On m’a aussi dit que prendre un chat pouvait aider à être plus productif mais je n’ai pas encore tester…

3- Communiquez, communiquez, communiquez

L’inconvénient du travail à distance c’est que vous ne croisez plus Jean-Pierre et Simone à la machine à café pour échanger à propos d’un projet en cours. Donc assurez-vous de communiquer avec votre équipe dès que vous en avez besoin. Une question à poser ? Envoyez un message privé. Une information à partager ? Postez un message dans votre application de travail collaboratif. Et n’hésitez surtout pas à appeler vos collaborateurs dès que vous avez des questions spécifiques et rapides !

4- Prenez l’air

En effet travailler depuis chez vous vous fera moins bouger. Vous n’allez plus que de votre lit, à votre machine à café puis à votre bureau. Donc vous devez vous forcer à bouger pour garder votre corps éveillé. Que ce soit un footing le matin, une balade à midi ou un tour de vélo le soir, planifiez chaque jour au moins 30 minutes pour sortir et bouger.

5- Allez à votre bureau dès que vous le pouvez

Il est important de continuer à se voir en face à face dès que c’est possible. Donc dès que l’opportunité se présente allez travailler au bureau avec votre équipe et passez du temps avec vos collaborateurs pour discuter de vos projets et de sujets autres que le travail.

Passer d’une culture de bureau à une culture de télétravail n’est pas une tâche simple et ne doit pas être adopté sans organisation. Mais si vous prenez de bonnes habitudes dès le départ il n’y a aucune raison que cela ne fonctionne pas. De plus autoriser vos collaborateurs à travailler de chez eux vous aidera à garder vos talents et créera un agréable sentiment de confiance au sein de l’organisation.