D’étudiant bordélique à entrepreneur organisé en moins d’un an
Le défi de tout entrepreneur
Un des principaux problèmes que rencontrent les entrepreneurs est la gestion du temps. Le but n’est pas de travailler le plus d’heures possibles mais de travailler de la manière la plus productive possible.
Notre temps est limité, il faut donc l’utiliser correctement pour faire avancer chaque jour son projet ou son entreprise. J’ai constaté que je peux faire plus en 4h avec de bonnes méthodes qu’en 12h auparavant … Je vais partager avec vous mes petits secrets un peu plus loin dans l’article afin de mieux vous organiser.
Sur les bancs de l’école
Pendant mes études je n’ai jamais réussie à m’organiser correctement et cela se ressentait sur mes résultats et ma productivité. Mes cours n’étaient pas bien rangés, mes notes n’étaient pas clairs et mon écriture n’étant pas très belle, cela ne me motivait pas à réviser et apprendre.
Avec le recul je peux clairement affirmer que le manque d’organisation était la cause principale de mes difficultés scolaires.
Vers la fin de mes études, j’avais déjà cette envie d’entreprendre et de monter mon entreprise et j’avais bien conscience que cette faiblesse pourrait être un gros handicap.
Je me suis mis à étudier du contenu de tout types (blogs, livres, podcast) mais cela n’avait pas réellement d’impact sur mon quotidien. Je n’avais tout simplement pas envie de faire ses efforts pendant mes études …
Avant Fetch
Début 2015, l’idée de Fetch survenait et je commençais à travailler dessus. J’avais beaucoup d’idées à développer et il aurait été dommage de les oublier ou de les perdre, une bonne organisation devenait donc importante dès les premiers jours.
Heureusement, entre la fin de mes études en juin 2014 et le début de l’année 2015 j’avais fait quelques progrès en utilisant notamment 2 outils: Evernote et Google Drive
Evernote est un super outil permettant de classer ses notes, ses idées, des urls web etc.
Le fait de pouvoir écrire ses notes de manières synchronisées sur son pc, son téléphone ou sa tablette en ont fait un des outils préférés pendant de nombreux mois. J’y note toutes mes idées et prenait des notes des vidéos que je regardais.
J’aime utiliser les tags pour classer mes notes (marketing, lecture blogs, lecture vidéos, idée etc)
Google Drive a eu aussi un rôle important avec la création de fiches et de tableaux que j’organisais selon mes idées/projets.
Gestion de projet et management
Ces outils ne sont néanmoins pas suffisants une fois que le projet Fetch a démarrer, il me fallait un outil permettant d’échanger, d’établir des objectifs, d’avoir un agenda en ligne, des todolists.
Fetch étant rapidement passé d’une à quatre personnes cela devenait urgent de trouver l’outil adéquat à mes besoins. Il fallait être capable de pouvoir travailler efficacement en équipe tout en sachant que nous allions travailler à distance.
Basecamp
Après quelques recherches j’ai donc opté pour Basecamp qui est parfait pour les projets comme le nôtre.
J’ai tout de suite bien accroché et n’est jamais trouvé un outil qui me convenait mieux par la suite malgré mes recherches afin de trouver un équivalent gratuit. Celui-ci coute 20$ par mois, mais nous permet de travailler efficacement.
La version mobile est également très bien faite, ce qui me permet de faire des comptes rendus de mes journées ou après les rendez-vous quand je suis dans les transports en commun.
Notre utilisation de basecamp a évoluer avec le temps et nos besoins, mais je vais vous décrire comment nous nous en servons :
-les discussions : C’est la fonctionnalité que nous utilisons le plus, nous avons créé des centaines de discussions, celles-ci permettent de ne pas mélanger les sujets comme nous pourrions le faire en utilisant par exemple une discussion de groupe skype.
Nous segmentons les discussions par catégories depuis quelques mois maintenant avec :
- Une discussion de la semaine
- Une discussion par service (marketing, commerciale, juridique, technique, service clients …)
- Des discussions spéciales selon des besoins ponctuels (réunions, recrutement, milestones …)
- Une discussion « divers » où nous mettons des liens d’articles principalement et une boite à idée.
-le calendrier : nous utilisons le calendrier sur basecamp sur lequel nous notons tous nos rdv, cela permet à toute l’équipe de voir les rdv importants, de savoir si une personne est joignable ou non, de se rendre disponible si besoin.
Les todolist : une fonctionnalité très importante pour nous, chaque lundi je prépare et met en ligne la todolist de la semaine avec la possibilité d’attribuer des tâches à chaque membre de l’équipe.
Nous avons fonctionné de cette manière pendant les premiers mois. Maintenant nous avons rajouté une todolist mensuelle dans laquelle sont énumérés les objectifs du mois, cela nous permet d’avoir une vision plus large de nos objectifs. La création d’objectifs trimestriels a également été ajoutée il y a quelques semaines.
- les fichiers : nous mettons en ligne tous types de fichier accessible à toute l’équipe.
Gestion personnelle et productivité
De mon côté depuis maintenant quelques mois j’ai mis en place des rituels, techniques et j’utilise des outils qui me permettent de maximiser ma productivité chaque jour.
Wunderlist
Le matin avant de démarrer ma journée de travail, j’ouvre Wunderlist qui permet de faire très simplement des todolist.
Je prends entre cinq et dix minutes pour noter toutes les tâches importantes que je compte faire dans la journée. Cela me permet de gagner énormément de temps sur la journée.
Sans todolist, il est facile d’oublier ce que nous devons faire ou de perdre du temps à chercher la tâche suivante.
Cependant, je commence à voir les limites de ce système de todolist, qui est de ne pas être capable de finir la liste, de ne pas se sentir satisfait de sa journée ou de bâcler certaines tâches.
L’anti-todolist
Pour cela je fais depuis quelques jours une anti-todolist suite à la lecture du blog du dirigeant de Buffer. Ce système consiste à noter toutes les actions importantes faites au cours d’une journée hors todolist. Cela permet de se rendre compte à la fin de la journée la quantité réel de travail effectuée.
C’est très bon pour le mental de se dire que notre journée a été productive même si la todolist n’est pas complétée !
J’ai remarqué également qu’il vaut mieux faire les tâches les plus importantes le matin, cela permet de travailler plus sereinement l’après-midi et je suis beaucoup plus productif le matin.
Technique pomodoro
Encore une technique de productivité que je commence à mettre en place, celle-ci consiste à choisir une tâche, se concentrer dessus pendant 25 minutes (interdiction de faire autre chose) de faire ensuite une petite pause de cinq minutes puis recommencer une autre tâche.
Au début il est suggéré de noter le nombre d’interruptions que nous pouvons avoir durant ces 25 minutes, le but étant de réduire ce nombre jusqu’à ne plus être interrompu.
Cette technique est très efficace, c’est en l’essayant que je me suis rendu compte de la difficulté que je pouvais avoir à me concentrer sur une seule tâche à la fois. Avec des coupures de toutes sortes (mails, notifications, sms, appels etc).
Voici une petite application permettant d’utiliser simplement la technique pomodoro https://pomotodo.com/app/
J’ai trouvé cette petite application en lisant l’article de Nicolas Birckel, un designer nancéien qui partage apparemment les mêmes techniques de productivité !
Que retenir ?
Il me reste encore du travail pour améliorer le rendement de mes journées, mais la différence est flagrante entre la fin de mes études et aujourd’hui.
Il suffit d’un peu de volonté et la mise en place de techniques ou de routines pour s’améliorer. Dans mon cas j’ai bien compris que je dois passer par-la pour avoir un espoir de réussir en tant qu’entrepreneur.
Êtes-vous satisfait de votre productivité ? Quels outils utilisez-vous dans votre travail ? Si vous avez des techniques ou des outils à proposer, laissez un petit commentaire.
