Warum Slack und Co. wirklich so wertvoll sind
Es ist noch gar nicht so lange her, da mussten wir uns in unserem Projektalltag mit verschiedenen Kommunikationswerkzeugen wie E-Mail, Kommentaren in Office Dokumenten, Skype, internen Blogs und sogar Briefen rumschlagen.
Das führte schon bei der internen Kommunikation oft zu Problemen. Solange man nur kommuniziert scheint alles zu funktionieren. Aber sobald über die verschiedenen Kanäle Entscheidungen getroffen werden, welche das Geschäftsmodell oder Kundenprojekte beeinflussen fangen die Problem im Rückblick an:
Wie archiviere ich diese Entscheidungen? Wer hat wann und wo eine bestimmte Entscheidung kommuniziert?
Das Resultat: Oft führte das zu Fehleinschätzungen oder zu Missverständnissen (welche im Berufsalltag mehr als üblich sind). Nur kommt man manchmal in die Position, das man sich für diese “Fehler” erklären muss. Und ab da beginnt die Suche, die Zeit, Kraft und Nerven frisst, weil man alle Kanäle durchsuchen muss (oder man hat vorher viel Zeit in eine gute Dokumentation investiert…).
Tools wie Slack vereinfachen diesen Kommunikationsprozess, solange sie nicht zu Chat-Tools verkommen, sondern für effektive Kommunikation und Verkürzung von Entscheidungswegen genutzt werden. Bei FRECH&WUEST ist es üblich dass wir für ein Projekt einen Slack-Channel einrichten. Und alle Kommunikation zu diesem Projekt nur in diesem Channel stattfindet. Natürlich telefoniert man auch mal zu Projekten oder hat persönliche Treffen. Diese versuchen wir aber kurz zusammenzufassen, falls wichtige Informationen dazugekommen sind oder Entscheidungen getroffen worden sind.
Wenn wir jetzt nach bestimmten Entscheidungen und Informationen suchen, dann gehen wir einfach in den jeweiligen Projekt-Channel und nutzen dafür die Suche (welche wirklich gut funktioniert).
Man könnte dem jetzt entgegnen, dass diese Prozesse ja auch genauso gut mit E-Mails funktionieren. Und prinzipiell ist das nicht falsch. Der Unterschied ist nur, dass nicht alle Projektbeteiligten automatisch alle relevanten Information zu einem Projekt erhalten oder andersrum unnütze Informationen erhalten, wenn zum Beispiel eine Gruppen-Mail-Adresse(welche vorher vom Admin eingerichtet werden muss) genutzt wird. Und selbst in Google Mail wird es dann kompliziert diese Informationen richtig zu filtern.
Darüber hinaus ist es viel einfacher Channels einzurichten und zum Beispiel mit anderen kolloborativen Tools wie GDrive, Office365 oder Asana zu verknüpfen. Und für alle Werkzeuge, denen eine direkte Slack-App fehlt, gibt es immer noch Zapier und IFTTT.
