Soep in coronatijd: gratis, mét liefde en zonder urenlange administratie
Wat begon met een pan leftover kippensoep liep al snel uit de hand. Inmiddels maken ruim twintig vrijwilligers dagelijks tussen de 250 en 300 Tilburgers blij met een gratis warme maaltijd. Freshheads helpt ONS Soepje met het digitaal stroomlijnen van inkomende bestellingen.
Op zondag 15 maart hangt Linda Oerlemans boven een pan kokende kippensoep. Het is de dag voor de intelligente lockdown en de coronacrisis is ‘aan’. “Ik had soep over en wilde daar anderen blij mee maken”, vertelt Linda. “En dus plaatste ik een bericht op Facebook. De behoefte bleek gigantisch en dus liep het meteen gigantisch uit de hand. Die ene keer soep uitdelen, werd twee keer per week en steeds meer vrijwilligers meldden zich. Inmiddels bezorgen we met ONS Soepje dagelijks warme maaltijden in gemeente Tilburg, bij mensen die ziek zijn, tot de risicogroep behoren of in vitale functies werken. Gratis.”
Administratie: een draak van een taak
Met het groter worden van het initiatief nam ook het aantal kanalen toe waarop mensen bestellingen konden plaatsen. Dagelijks benaderden mensen ONS Soepje via privémail van vrijwilligers, Facebook, WhatsApp, telefoon, en later ook via de website en het bijbehorende mailadres. Resultaat: één grote vermicelli-brij aan gegevens. Linda: “We hielden alles bij in een Google Spreadsheet, maar die administratie kostte ons dagelijks zo’n twee uur. Vooral het aanpassen van gegevens en bestellingen was een gedoe. Als iemand zich wilde afmelden of een wijziging had, kwam dat via het inschrijfformulier op de website binnen als een nieuwe inschrijving. De spreadsheet stond daardoor vol met dubbelingen, waarbij onduidelijk was wat nou de meest actuele gegevens van klanten waren. Dan moesten we mensen nabellen en het bestand handmatig aanpassen. Een draak van een taak, vooral als je bezig wil zijn met maaltijden maken en leveren.” En dus neemt Linda eind april contact op met Freshheads, met de vraag of wij kunnen helpen. Een digitaal vraagstuk, voor een Tilburgs initiatief dat hulpbehoevenden letterlijk warmte biedt in deze zware tijd? Eh, wanneer mogen we aan de bak?!
Snel resultaat
“Enkele dagen na mijn belletje vond de eerste virtuele meeting met Freshheads plaats”, herinnert Linda zich. “Ik deed mijn verhaal en daarna gingen we snel in de actiemodus. Spijkers met koppen. Gas erop!” Een week later was het administratieve deel van ONS Soepje geautomatiseerd. Om ONS Soepje zo snel mogelijk te helpen, zochten we de meest laagdrempelige en effectieve oplossing. We pasten het formulier op de website — een Google Forms — aan, zodat mensen nu vooraf selecteren welke actie ze uitvoeren: inschrijven, gegevens wijzigen of afmelden. Op basis daarvan biedt het formulier alleen de invulvelden aan die past bij de actie.
“We gingen snel aan de slag. Gas erop!”
“We schreven ook een script dat ingevoerde gegevens normaliseert, zodat alle schrijfwijzen van bijvoorbeeld postcodes en telefoonnummers uiteindelijk precies hetzelfde in de Google Spreadsheet belanden”, legt Gijs, innovatieconsultant bij Freshheads, uit. “Het script normaliseert, ontdubbelt en werkt mutaties bij. Daardoor heeft ONS Soepje nu altijd een volledig opgeschoond bestand met alle actuele gegevens.” Linda voegt toe: “Het formulier op de website is nu heilig. Telefonische bestellingen voeren we zelf in via het formulier. Daardoor zit er alleen nog maar werk in de uitzonderingen. Voor de rest is de administratie letterlijk met één druk op de knop gebeurd; dan hebben we een actueel overzicht met alle bestellingen voor die dag en kunnen we aan de bak.”
Van dagelijks uren administratief werk naar één druk op de knop
Gas erop
Wat Linda vooral opviel aan de samenwerking met Freshheads? “Het pragmatische”, aldus de Tilburgse initiatiefneemster. “Vooral in deze tijd is dat enorm fijn. De nood is hoog, dus waarom onnodig lang overleggen? Gelukkig bleek Freshheads ook van het ‘niet lullen maar poetsen’, waardoor we keihard konden vlammen. Ik ben helemaal happy.”
