Quelle gestion de la performance en startup?

À mesure que votre startup approche des 20 salariés et plus, il devient évident que vous ne pouvez pas suivre la performance de vos collaborateurs sur une feuille de calcul. Vous pouvez toujours essayer, mais cela va très vite devenir compliqué à gérer ! Quelles sont les bonnes pratiques de gestion de la performance que vous pouvez utiliser en startup ?

1. Définissez des objectifs

Moins de 10% des employés déclarent comprendre parfaitement les stratégies de leur entreprise et ce que l’on attend d’eux pour les aider à atteindre leurs objectifs. CQFD : rendre les objectifs clairs et compréhensibles pour tous est une condition nécessaire au consensus et à l’alignement dans une organisation.

Vous pouvez utiliser le système d’OKR (Objectives et Key Results) défini par Google, plutôt efficace pour relier les objectifs de l’entreprise aux objectifs individuels, et mis à jour tous les trimestres ! Voici le lien vers le blog de Trello, ça peut vous être utile pour creuser le sujet. Attention, il est très facile d’avoir trop d’OKR, de simplement lister tous les objectifs ambitieux de votre startup et de laisser chacun définir leurs propres objectifs et résultats, sans surveillance ni priorisation mais ça ne fonctionne pas comme ça.

2. Utilisez les 1 :1

C’est quoi ? Tout simplement une réunion de 30 minutes entre manager et collaborateur pour examiner les objectifs, redéfinir les priorités et parler des préoccupations ou de tout problème que le collaborateur pourrait rencontrer.

Les managers de startups devraient systématiquement avoir un rendez-vous hebdomadaire (1: 1) avec les membres de leur équipe, surtout si cette équipe est encore jeune. J’entends souvent « les membres de mon équipe savent que je suis disponible s’ils veulent me voir » mais très souvent vos collaborateurs auront peur de vous déranger, n’oseront pas vous poser des questions et vous finirez par vous couper du meilleur moyen de percevoir les signes avant-coureurs de démotivation ou de manque de performance / besoin d’accompagnement.

Comment structurer le 1: 1?

• Le rdv doit être préparé avec un ordre du jour (encore mieux :vous avez une trame de follow-up que vous utilisez d’une semaine sur l’autre ou un outil de suivi de la performance !)
• Vous devez être pleinement concentrés sur votre rdv (donc téléphone en silencieux si possible et dans une salle à part).

En tant que manager, qu’est-ce que vous pouvez apprendre lors de ces 1 :1 ?

• Est-ce que vous êtes alignés avec votre collaborateur concernant les objectifs et les priorités ?
• Votre collaborateur est-il toujours motivé/ engagé ?
• Votre collaborateur a-t-il une charge de travail acceptable ?
• Qu’est-ce que vous pouvez faire pour l’accompagner?

3. Donnez et encouragez le feedback

Le feedback signifie renvoyer une information ou un résultat. Il est omniprésent dans notre quotidien professionnel, et pourtant, l’art de savoir donner un feedback est souvent méconnu!

Les bons ingrédients :

• Choisissez le bon moment : un feedback est donné le plus tôt possible et lorsque la personne est disponible pour écouter.
• Créez un climat de confiance, d’égalité et de respect mutuel. Sans bienveillance et respect, les feed-back deviennent des armes contre lesquelles les mécanismes de défense vont se déployer pour que rien ne change.

Faire un feedback positif semble plus aisé que faire un feedback négatif et c’est normal. Pour un feedback négatif, quel que soit le sujet, l’approche est toujours la même :

• Décrire le problème,
• Montrer les conséquences,
• Ouvrir la discussion : “qu’en penses-tu ? quelles solutions proposes-tu ? y a-t-il qqch que je puisse faire pour t’aider à vous améliorer?

Rappelez-vous, pour ne pas toucher à l’identité d’une personne, quelle est la différence entre « tu as fait une erreur » et « tu es nul »? Dans un cas on parle du comportement et dans l’autre de l’identité. Comment faire pour que ça n’arrive pas? C’est simple : dans votre discours, sachez rester au niveau des comportements et des faits.

4. Outillez-vous !

Les outils de gestion de la performance aident les entreprises à aligner tout le monde sur leurs objectifs et priorités stratégiques. En termes plus simples, ils offrent un moyen de recueillir et d’étalonner les commentaires des collaborateurs et de définir et de suivre les objectifs individuels et de l’entreprise.

J’ai examiné divers outils de gestion de la performance sur le marché et j’en ai sélectionné deux adaptés aux startups en démarrage. Je vous encourage à les tester et à voir ce qui vous convient le mieux.

Lattice : un outil qui peut être utilisé à n’importe quel moment pour une demande de feedback 360 et pour les revues de performance, utilisé par Algolia notamment!

Elevo : 100% made in France, cette solution permet de gérer facilement les entretiens de performance et les feedbacks et a déjà été déployée auprès de Chauffeur Privé, La Ruche Qui Dit Oui, Younited Credit, MeilleursAgents ou encore Artefact.

People Goal : mêmes fonctionnalités (performance, feedbacks) et 100% approuvée par Openclassrooms.

15five : idem, un outil très simple à utiliser pour la fixation des OKR et pour le feedback!

5. Et l’entretien annuel dans tout ça ?

Trop lourd, inadapté… ? L’entretien individuel d’évaluation aurait du plomb dans l’aile, si l’on en croit les médias. Il est vrai qu’échanger avec ses collaborateurs une fois par an n’a plus beaucoup de sens aujourd’hui, ça manque clairement d’agilité.

Ceci dit, l’entretien professionnel, destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations éventuelles, est obligatoire tous les 2 ans en France. Je trouve qu’il est utile de le faire tous les ans en startups, et donc prendre le temps une fois par an de se poser une bonne heure, faire le bilan sur la performance de l’année (mais ce ne sera plus une surprise après tous vos feedbacks, 1 :1 et un bon suivi de vos OKR) et évaluer les compétences de vos collaborateurs dans une logique de développement.

Last but not least : comment la performance impacte la rémunération?

Je conseille aux startups d’avoir une philosophie simple concernant les augmentations de rémunération car je vois trop de boites qui accordent des augmentations sans politique de rémunération claire ni équitable. Retenez une règle simple : à moins que le job d’un collaborateur ne change foncièrement (promotion, mobilité interne), son salaire ne devrait pas changer. Et pourquoi est-ce qu’on décide de promouvoir quelqu’un? Parce qu’on a bien suivi sa performance et su développé ses compétences cf tout-ce-que-j’ai-dit-avant!

Est-ce qu’il y a des exceptions à cette règle de non-augmentation? Bien sûr ! Si un de vos collaborateurs réduit considérablement son salaire de base pour vous rejoindre, il est probable que ledit salaire devra être revu lorsque l’entreprise réunira des capitaux supplémentaires (généralement en série A ou B). Assurez-vous de le faire pour tous les employés qui sont en dessous des salaires marché…

Autre option : le salaire variable qui rémunère aussi la performance mais je recommande de l’utiliser pour les fonctions commerciales uniquement. Attention cependant : lorsque la rémunération d’un salarié est constituée d’une partie variable qui dépend d’objectifs quantitatifs les juges considèrent que l’employeur doit impérativement porter les objectifs et le mode de calcul du variable à la connaissance du salarié. S’il ne le fait pas ou si c’est contestable (et ça arrive souvent en startup), il peut être contraint par la justice de lui verser un rappel de rémunération pour la partie variable… ouch.

Et si après tout ça ce n’est toujours pas clair pour vous, voici mon mail : judith@otiumventure.com