Как помочь коллегам наладить работу из дома
--
Мы всей компанией перешли на работу из дома, сами понимаете из-за чего. Для части коллег такой поворот оказался непростым. Но в нашей компании есть ребята, которые давно работают удалённо и уже набрались опыта. Чтобы поддержать коллег и заодно поучиться друг у друга полезным фишкам, мы пообщались с ними и выяснили их секреты продуктивности. Рассказываем, что из этого получилось.
Когда советов много, но всё равно недостаточно
В FunBox мы разрабатываем продукты для сотовых операторов. Мы много пишем на Ruby, Ruby on Rails, Elixir, Erlang и Python, и в какой-то момент нам стало удобно работать не оглядываясь на то, где находится конкретный член команды. Сами команды постепенно стали распределёнными: кто-то работает удалённо, кто-то — в офисах в Москве, Ульяновске и Казани.
И вот случился карантин. Как и многие компании, мы полностью перевели сотрудников на работу из дома. Ситуация необычная. И конечно же, в интернет хлынули посты экспертов по удалёнке с советами, как адаптироваться к новым условиям. Мы все оказались в парадоксальной ситуации: с одной стороны, информации было много, с другой — совсем непросто понять, что из этого будет полезным для каждого.
За то время, пока мы практикуем работу распределёнными командами, выработали для себя правило: всё важное должно быть в общей базе знаний. И эта ситуация не стала исключением. Чтобы поддержать команду и помочь всем адаптироваться к тотальной удалённой работе, мы пообщались с коллегами, которые уже успешно работают в таком формате, и написали статью во внутреннюю базу знаний. Ведь рекомендации людей, которые включены в те же или похожие рабочие процессы, всегда будут более контекстными и поэтому более полезными, чем советы случайных экспертов.
Надеемся, что добытые идеи смогут натолкнуть вас на новые мысли или хотя бы подтвердят вашу уверенность, что на удалёнке вы всё делаете правильно.
Истории наших коллег
Мы задали коллегам-удалёнщикам одинаковые вопросы, собрали их истории и оформили ответы, уделив особое внимание общим пунктам, которые для большинства могут стать рабочими.
Валерий, системный аналитик
На удалёнке: в частично удалённом режиме с 2010 года. Приходил в офис 1–2 раза в неделю, потом 1 раз в неделю. На полной удалёнке из другого города — с декабря 2018 года.
Семья: женат, двое детей — 5 лет и 2 года.
Советы:
1. Занимайтесь спортом. Бег — это самое простое, если есть возможность выходить на улицу. В процессе можно слушать интересные передачи с Ютуба.
2. Делайте разминку хотя бы раз в день. Как минимум наклоны и повороты головы и туловища, махи руками. Разминка снимает напряжение в мышцах, которого мы не замечаем, проясняет голову. Начать сложно, но потом останавливаться не захочется.
3. Попытайтесь тратить время, которое уходило на дорогу, на себя, например на хобби. Почувствуйте, сколько времени вы выигрываете, работая удалённо. Лайфхак: близким можно сказать, что вы ещё работаете.
— Почему дом, а не офис? В чём причина такого выбора?
В FunBox я пришел с опытом работы из дома — с 2008 года занимался своим бизнесом. Основная причина работы из дома на тот момент — время на дорогу. Также к преимуществам работы из дома отнесу такие:
- при достаточно свободном графике работы могу в течение рабочего дня решать бытовые вопросы: сходить в магазин и на почту, забрать ребёнка из детского сада, отвести его к врачу или на занятия в кружке;
- возможность заниматься спортом в середине дня;
- домашние обеды;
- возможность работать из любого места. Например, периодически на пару месяцев я уезжаю в Турцию и работаю оттуда. Также могу работать, пока жду ребёнка из кружка. Пока не было детей, путешествовал по Европе — днём работал, вечером и в выходные гулял по городу.
— Как организовал рабочее пространство?
Для работы мне достаточно компактного ноутбука. Есть отдельная комната, в которой я запираюсь. Могу работать за столом. Часто работаю лежа на диване.
— Как разделяешь рабочее и личное время?
Тут всё просто: с 10.00 до 19.00 я на работе. Для себя, для жены, для детей. После окончания рабочего дня работой не занимаюсь, кроме экстренных случаев, которых у меня обычно не бывает.
— Какие инструменты используешь для планирования и контроля рабочего времени?
Использую корпоративный трекер задач Jira. Использованное время логирую в задачах встроенными средствами Jira.
— Как ограничиваешь отвлекающие факторы?
Закрываюсь в отдельной комнате. Если шумно, то надеваю наушники и включаю какую-нибудь знакомую музыку.
— Что помогает не унывать, поддерживать командный дух?
Дети не дают унывать 😀 Также поддерживают занятия спортом и участие в общественной деятельности. Что касается поддержки командного духа, то мне достаточно общения с коллегами в чатах. С удовольствием приезжаю на корпоративы, чтобы пообщаться лично.
— Как подружить работу и семью?
Надо разграничивать работу и всё остальное. Как это делаю я:
- младший сын в рабочее время в садике;
- младшая дочь с няней и женой;
- жена занимается своими делами.
Игорь, дизайн-директор
На удалёнке: 8 лет, до этого 6 лет фрилансил.
Семья: супруга, сын и попугай. Супруга — фрилансер.
Совет: работа из дома — это большая ответственность. Но если вы сможете настроить процессы вокруг себя, то будете вознаграждены возможностью работать из любого уголка земли, где есть стабильный Wi-Fi, и сэкономите пару часов в день на дорогу до офиса. Будьте ответственны, предупреждайте о своем отсутствии заранее, и у вас всё получится.
— Почему дом, а не офис? В чём причина такого выбора?
Свобода, наверное. Раньше мой график был гибче, сейчас я работаю по расписанию. Зато не трачу время на дорогу до офиса, а во время работы никто не отвлекает перекурами и перекусами.
— Как организовал рабочее пространство?
За годы работы я пришёл к тому, что для комфортной работы мне нужен кабинет — отвёл под него отдельную комнату. Раньше у меня рабочий стол примыкал к кровати, и иногда бывало очень сложно побороть соблазн сползти со стула под одеяло. Лучше оградиться от таких искушений.
— Как разделяешь рабочее и личное время?
Хороший вопрос. Многие считают, что удалёнщики — бездельники, которые сидят дома и смотрят целый день Нетфликс. На самом деле очень часто удалённые сотрудники работают весь день до самой ночи, так как граница между работой и домом стирается. Мне пришлось выработать привычку: в конце рабочего дня я иду пить чай, закрываю ноутбук и стараюсь к нему уже не возвращаться.
— Какие инструменты используешь для планирования и контроля рабочего времени?
Часы 😉 Вообще, работать надо на результат, а не по 8 часов. Если ты сидел целый день перед экраном, но ничего не сделал, какой в этом смысл? С другой стороны, если ты можешь делать свою работу хорошо, при этом успеваешь смотреть сериалы, готовить и гулять с ребёнком — не в этом ли суть удаленной работы?
— Как ограничиваешь отвлекающие факторы?
Когда мне нужно действительно крепко сконцентрироваться на работе, я иду в ближайшее кафе. Если дома ты работаешь интервалами по часу-два (и то, если тебя не отвлекают домашние), то в кафе можно просидеть все четыре, не отвлекаясь: вставать тебе некуда, а шум вокруг хорошо изолирует, позволяя погрузиться в свои мысли.
— Что помогает не унывать, поддерживать командный дух?
Думаю, универсального рецепта нет. Очень важно разделять работу и жизнь, иначе первое заменит собой второе, а это в долгосрочной перспективе чревато выгоранием. От работы я отдыхаю с помощью спорта.
— Как подружить работу и семью?
Нужно объяснить всем, что рабочее время дома всё равно остается рабочим временем, а оно принадлежит компании. Если вас отвлекают, нужно сказать: «Извините, я на работе, обсудим позже», надеть наушники, включить музыку и заняться своим делом. Честно говоря, у меня с этим никогда больших проблем не было, так как удалённая работа — это у нас семейное.
Николай, руководитель группы верстки
На удалёнке: 8 лет, с лета 2012.
Семья: супруга, двое детей (6 лет и 3 года) и кот (10 месяцев).
Советы:
- Только дисциплина, порядок и осмысленность действий помогут вам организовать комфортную работу на удалёнке.
- Придумайте правила, по которым вы и ваша семья будете жить, когда вы работаете из дома.
- Неукоснительно следуйте этим правилам. Поощряйте себя и окружающих за их соблюдение. Штрафы лучше не вводить, чтобы не было провокаций 👀
- Не переживайте, если что-то не получается, и не опускайте руки. Работать из дома не так уж и сложно. Человек быстро привыкает ко всему, нужно просто принять ограничения удалёнки и научиться получать максимум удовольствия от плюсов.
— Почему дом, а не офис? В чём причина такого выбора?
У меня не было осознанного выбора в пользу дома, так сложились обстоятельства. Я работал из офиса 3,5 года, и меня всё устраивало. Но в 2012 году захотелось карьерного роста, а в моей компании ничего такого не предполагалось. Я начал искать новую работу, и с 2012 по 2015 годы работал только удалённо.
Мне очень нравятся наши локальные офисы в Москве и Ульяновске, но работать там я бы согласился только в том случае, если туда можно было добраться пешком максимум за 20 минут.
— Как организовал рабочее пространство?
Тут всё просто: нужно выделить дома отдельное помещение и оставить там только то, что нужно для работы. В моем случае это либо утеплённый балкон, либо большой стол в углу зала. От работы ничего не должно отвлекать, поэтому удобным должно быть всё:
- Просторный стол. В планах купить регулируемый по высоте стол, чтобы иногда работать стоя.
- На столе не должно быть ничего лишнего. У меня это ноутбук, принтер и блокнот для записей.
- Удобный стул на колёсиках, чтобы не корячиться, когда вылезаешь из-за стола. В планах купить ортопедический стул-седло, чтобы избежать соблазна принять неправильное положение в удобном кресле и сохранить здоровье.
- Принтер со сканером. Бегать по друзьям и знакомым, чтобы распечатать и отсканировать приказ на повышение зарплаты — оно вам надо?😉
- Ноутбук с хорошей батарейкой, отвечающий рабочим требованиям. Летом хочется иногда поработать на природе или из деревенского домика тёщи, и хорошая батарейка ноутбука обеспечивает возможность чуть подольше насладиться хорошей погодой.
— Как разделяешь рабочее и личное время?
Порядок и дисциплина решают. У меня есть расписание, по которому я работаю. Как только замечаю, что время вышло, встаю и закрываю ноутбук или перемещаюсь в другое помещение, в котором никогда не работаю.
— Какие инструменты используешь для планирования и контроля рабочего времени?
Дети и жена знают мое расписание и очень хорошо помогают контролировать момент, когда нужно заканчивать работу. В планировании мне помогает техника Pomodoro. Раньше был кухонный таймер в виде помидорки, но сейчас мне достаточно программ вроде Hamster (когда сидел на Linux) и Be Focused (под Mac), где я распределяю активности, которыми хочу заняться в течение дня.
— Как ограничиваешь отвлекающие факторы?
- Убрал все всплывающие, пищащие, прыгающие уведомления в системе и на телефоне.
- Настроил Slack так, чтобы видеть только непрочитанные чаты, замьютил редко используемые чаты.
- Если нужно сосредоточиться, отключаю почтовый клиент и Slack. Спокойно работаю.
- Выделил «рабочий» и «домашний» браузеры. В одном — только то, что нужно для работы, в другом — ссылочки на интересные статьи и всё остальное. В рабочее время «домашний» браузер закрыт.
— Что помогает не унывать, поддерживать командный дух?
Регулярные созвоны с коллегами, прогулки по улице и смена деятельности. Программа Stretchly раз в полчаса выгоняет меня от компа. Это повод перекинуться парой слов с домашними или попить чаю на кухне.
— Как подружить работу и семью?
Попросил домашних вообще не трогать меня, когда я работаю. То есть обозначил правило «Папа работает и папу трогать не надо», а дальше врубаю игнор и терплю ¯\_(ツ)_/¯ Закрываться ото всех при этом не стоит, потому что нет большего соблазна для ребенка (и жены!), чем нарушить запрет. Лучше потерпеть и провести пятиминутную экскурсию для трёхлетки, чтобы он убедился, что у папы за дверью ну вообще нет ничего интересного, чем слушать получасовую истерику под дверью. Будьте хитры, изобретательны и коварны.
Юлия, аналитик
На удалёнке: более 5 лет с возможностью работать в офисе в Казани.
Семья: муж, дочки-двойняшки родились в апреле 2018, кошка.
Совет: во-первых, постройте распорядок дня, обязательно выделив время себе, своим близким и домашним делам. Во-вторых, не нарушайте распорядок без веских причин. Важно переключаться, выходить на обед и прогулку, завершать рабочий процесс не сном. И главное: отлично, когда работа в радость. Понимайте что, зачем и почему вы делаете, тогда и вам будет приятно работать, и коллегам с вами.
— Почему дом, а не офис? В чём причина такого выбора?
В 2013 году мы с мужем переехали из квартиры в загородный дом. Это стало основой решения об удалённой работе — не всегда хотелось тратить 40 минут на дорогу. Территориально распределённая команда и то, что менеджеры и руководители находятся в Москве, а я — в Казани, подготовили меня к тому, что рабочее место можно организовать где угодно. В итоге замена офиса на удалёнку прошла незаметно. Впрочем, как и обратно уже несколько раз.
Если есть интерес к работе, если ты понимаешь цель своей деятельности, видишь результат, имеешь возможность свободно обсуждать рабочие (и не только) вопросы с коллегами, то место работы не столь важно, особенно если все процессы организованы удобно.
— Как организовала рабочее пространство?
У меня дома отдельное рабочее пространство, монитор и ноутбук, удобное кресло. При этом я успешно могу поработать в любом другом месте.
— Как разделяешь рабочее и личное время?
У меня самой и у детей чёткий график. Без него никак.
— Какие инструменты используешь для планирования и контроля рабочего времени?
Для планирования дел использую сервис ToDo, для контроля рабочего времени каких-то инструментов, кроме Jira и таймера, не использую. Режим и график позволяют четко понимать, в какое время и чем я занимаюсь.
— Как ограничиваешь отвлекающие факторы?
Отвлекающие факторы есть везде. По моему опыту, в офисе их даже больше: обсудить что-то, выпить кофе, отвлечься на игру коллег или громкое обсуждение чего-либо, дует кондиционер, слишком жарко/холодно/сухо/влажно. И ты на это не повлияешь. Работая из дома, всегда можно закрыть дверь, надеть наушники, а главное — температуру и вентиляцию ты регулируешь самостоятельно. Так гораздо проще.
— Что помогает не унывать, поддерживать командный дух?
Мне помогает мой позитивный настрой в любом вопросе. Мой девиз — живем и радуемся. Еще и фамилия не позволяет унывать.
Вообще, работа над интересными проектами, получение новых знаний, общение с очень крутыми коллегами поддерживает дух на ура.
— Как подружить работу и семью?
В этом вопросе исторически у меня всё прекрасно. Мужа дружить с работой не пришлось. Мой муж Семён круглосуточно погружён в работу отдела поддержки, поэтому работа 24 часа в сутки для меня не миф. Кошка в рабочих вопросах только радует и помогает эффективно переключиться при необходимости. Дети понимают, что мама работает, но им очень хочется занять всё время, поэтому во время работы они с няней без прямого доступа ко мне. Организовать работу с маленькими детьми в небольшой квартире и без няни я не пробовала.
Обобщим
Теперь зафиксируем основные моменты, которые помогут наладить работу из дома.
💻 Организовать рабочее место
Обозначьте пространство для работы и постарайтесь организовать его как в офисе: стол и удобный стул, хороший свет, монитор, мышь, необходимые мелочи. Конечно, заманчиво поработать в кровати, но лучше использовать её для отдыха.
👨👩👧👦 Договориться с близкими
Обсудите жизнь в новой ситуации, режим дня и ограничения. Да, вы находитесь дома, но это не значит, что вы всегда доступны. В первое время вам будет довольно сложно привыкнуть к шуму, смеху, возне и требованию постоянного внимания, но даже очень маленькие дети понятливы и могут дать вам достаточно времени на то, чтобы закончить работу. Например, вы можете договориться, что с 9 до 18 вы планируете работать за компьютером, а поболтать сможете в обед и вечером. Если вы выполняете это обещание, вашим близким будет легче адаптироваться к новому режиму.
Еще поможет политика закрытых дверей: если дверь в вашу комнату закрыта, то вас нельзя беспокоить. Если так случилось, что у вас нет отдельной комнаты, можно придумать ширму, надеть наушники или договориться, чтобы вас не беспокоили, когда вы находитесь за своим рабочим столом. А чтобы было понятно, можно ли вас отвлечь или нет, подойдут зелёные и красные карточки и другие знаки.
🧹Разобраться с домашними делами
Кажется, что работа из дома поможет успевать в два раза больше — решать рабочие вопросы и параллельно заниматься хозяйственными делами. Но может выйти наоборот, и домашние обязанности будут только отвлекать. Конечно, можно попробовать найти баланс: обдумывать проект, пока загружаете стиральную машинку, или запланировать перерывы на механические задачи. Главное, чтобы в рабочее время именно работа оставалась в приоритете.
🌞 Начать утро как обычно
Наш мозг любит ритуалы, чтобы быстрее ориентироваться в происходящем. И он привык, что надо вставать, умываться, завтракать, ехать в офис и только потом включаться в работу. Теперь мы исключаем из этого списка поездку в офис и заменяем ее чем-то ещё. Как насчёт зарядки? Или позавтракать всем вместе? Возможно, вы давно хотели попробовать медитацию?
📝 Спланировать день
В рабочее время трудитесь так, будто вы в офисе. Список задач поможет сконцентрироваться на работе. Можно попробовать разные методы: Pomodoro, «Швейцарский сыр», «3 + 2» и другие. Если у вас маленький ребёнок, выстраивайте работу вокруг тихого часа. Но оставляйте за собой право быть гибкими — этим и хороша работа из дома.
Структурируйте своё время и планируйте не только рабочие, но и домашние дела. Выстраивайте режим сна, бодрствования и питания детей. Ребенок привыкает к фиксированным часам засыпания, следовательно, вы потратите меньше времени на его укладывание и больше времени останется на рабочие дела и другие занятия.
⚡ Ограничить отвлекающие факторы
Если чувствуете, что какое-то занятие мешает продуктивности, откажитесь от него. Например, вы включили фоном фильм или сериал, но постоянно отвлекаетесь на сюжет — значит, пора от него отказаться. Попробуйте отключить уведомления соцсетей хотя бы на короткий промежуток времени — наверняка дело пойдет быстрее. Еще можно попробовать приложения, которые ограничивают время доступа к соцсетям.
🤸♂️ Делать перерывы, двигаться
Раз в час вставайте с места и разминайтесь. Тормошите детей, топайте и машите руками вместе.
🍎 Обедать
Продумайте питание. Поставьте будильник или настройте напоминания, что пора прерваться на обед, выпить воды или перекусить.
⏰ Установить время завершения работы
Всегда есть риск потерять счёт времени. Чтобы не оказаться в ситуации, когда вы не заметили, как закончился рабочий день, попробуйте поставить будильник и работать от звонка до звонка. Выключайте ноутбук, закрывайте почту и чат и переходите в режим «я дома».
Эта статья не только о том, как адаптироваться к полностью удалённой работе на примере наших коллег. Мы хотим поделиться глобальным принципом: если вам удалось найти что-то полезное для себя, обязательно расскажите коллегам. Сделайте это как угодно — в базе знаний, чате, во время звонка или всеми этими способами. Так мы сможем пережить карантинный период и, возможно, даже чему-то научиться в процессе.
