¿Eres mala organizándote? sigue los siguientes consejos y conviértete en una máster de la logística

Por Joseza Otero

Si mi marido leyera éste post, se burlaría en mi cara por dar consejos de organización, pero la realidad es que sí, en mi casa soy un desastre total, pero en la oficina suelo ser la de los exceles, los programas de organización y los post its en la pared o en la compu para recordar todo a detalle.

Por eso decidí compartir los tips que me ayudan a organizar 3 eventos promedio al mes, convenios, citas y llevar una vida de mamá, y sí, tengo el apoyo de mi esposo, pero en temas de lactancia, sólo yo me entiendo.

Yo soy gerente de relaciones públicas de una cadena de centros de negocios, por lo que tengo varias responsabilidades a las que hay que dar seguimiento, eventos, convenios, patrocinios….además formo parte del comité de creatividad, llevo algunas cuentas de mi agencia de RP, soy mamá y me gusta meterme a todo lo que me inviten.

Tantas actividades me han obligado a llevar un buen control de mis actividades, te comparto a continuación lo que a mi me funciona en temas de orden laboral:

Métodos tradicionales

Muchas personas preferimos algunos de los métodos tradicionales para llevar el control de nuestras actividades, yo por ejemplo sigo teniendo agenda de papel, pegando post its en la compu o en la pared y teniendo un calendario en mi escritorio, incluso prefiero leer en papel o imprimir los documentos si los tengo que revisar o corregir y subrayar con marcatextos, métodos de viejita dirán, pero a mí me acomodan muy bien.

Métodos digitales

Descubrir Google Calendar fue lo mejor que pudo haberme pasado, qué les digo de la suite de Google, que me da la oportunidad de actualizar documentos al momento y que otras personas puedan verlos sin necesidad de mandarnos 20 mails con el nombre del documento:

ReporteFinalOKOKOKOKOKOKOKOk230219Yaesteeselmerobuenolojuro.doc

Pero no sólo Google te permite hacerlo, Dropbox es otra excelente herramienta que al igual que Google, te deja editar, guardar y compartir documentos, además de que ambas cuentan con apps para el celular y tablet, sólo que hasta donde conozco Dropbox no tiene calendario, encuestas y contactos, así que honestamente larga vida a Google.

Para llevar un to do list de tus actividades o marcar las acciones que debes completar en el mes, te recomiendo Asana y Trello, mi favorito es Trello, puedes hacer grupos, tableros, poner recordatorios, subir imagénes, presentaciones y documentos,está muy completa y te permite abordar varios temas.

Ahora bien si de poder comunicarte con tu equipo se trata, Slack es una herramienta de trabajo súper funcional, muchos prefieren whatsapp e incluso adquieren la versión for business o empresarial, en mí trabajo usamos Spark y también funciona bien.

Esos son algunos métodos, ahora vienen los consejos:

• Crea un calendario digital para cada tema, yo por ejemplo tengo uno de eventos, otro de citas, uno de IZABC y otro de ventas especiales, me funciona para diferenciar por color y saber de qué va cada día.
• Pon recordatorios desde 1 día antes, así sabrás sí tienes que vestirte especial para alguna ocasión o si tienes que estudiar o preparar algo.
• Sí de plano se te olvida agendar en el calendario digital, entonces compra una agenda, a mí me funcionan las que también tienen un calendario completo de dos paginas cuadriculado.

Algo similar a éste calendario en la agenda.

• En mi caso tengo 3 libretas, la agenda, la de pendientes y la de cotizaciones, así no mezclo todo y no me confundo. (Hay una cuarta para pendientes de mi agencia)
• Sí lo tuyo no es traer ochocientas mil libretas, hay unas que tienen divisiones, súper práctico.
• Un calendario de pared en papel o bien pintarrón también es de mucha ayuda, yo tengo uno en casa para marcarle a mi marido los días que necesito que se quede con la niña porque tengo eventos y otro en la oficina para cursos agendados, talleres, filmaciones, eventos, etc.
• Utiliza colores para diferenciar tus actividades o identificar los temas, puedes hacerlo en tus agendas, en el calendario, en post its, prácticamente donde sea.
• Por último la app de notes en Microsoft y en Apple funciona súper cuando no quieres olvidar algo, pues es lo primero que vez cuando abres tu lap.

Espero que estos tips te funcionen y puedas optimizar tus tiempos y ser un poco más coordinada, sino, no pasa nada, dentro de nuestro desorden todas tenemos y sabemos nuestro orden.

Joseza Otero: PR Manager at @izabc_oficinas, come libros, escritora frustrada, foodie, no solo como, también cocino, mamá de Aurora, CEO @josezaoteropr. @josezaotero. Escribo en josezaotero.wordpress.com/