2 ข้อง่ายๆ เพื่อพรีเซนต์งานในที่ประชุมให้มีประสิทธิภาพ
เราเป็นคนหนึ่งที่ต้องพรีเซนต์ เพื่อขอความคิดเห็นหรือการตัดสินใจจากทีมหรือหัวหน้าอยู่เสมอ และมักจะเกิดคำถามจากเพื่อนๆ ระหว่างทางว่า “ขอทวนอีกรอบ” “นี่ต้องการอะไรนะ” บลา บลา บลา… ทำให้เกิดการต้องเล่าย้อน ทวนข้อมูล ทำให้เสียทั้งแรง ทั้งเวลาของเราและเพื่อน รวมทั้งก็ไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่ตั้งเป้าไว้
แต่ทุกครั้งที่เกิดปัญหานั้นๆ เราก็มักจะได้รับ Feedback ที่ดีอยู่เสมอ และนำมาปรับใช้เรื่อยมา มาตอนนี้ เราเริ่มเห็นรูปแบบของการเล่าเรื่อง การพรีเซนต์ ที่เราคิดว่ามันเวิร์ก! และใช้ได้จริง จึงขอสรุปสั้นๆ 2 ขั้นตอน มาแบ่งปันกัน
เพื่อให้ทุกคนได้เห็นภาพชัดเจน จึงขอเล่าเรื่องโดยยกตัวอย่างเป็นสถานการณ์ที่เรากำลังเตรียมงานอีเวนท์ ABCD และต้องการขอความเห็นจากเพื่อนในทีมในหัวข้อต่างๆ
เอาล่ะ ก่อนจะไปเริ่มข้อแรก อยากให้มาเริ่มต้นที่ขั้นตอนที่ 0
ขั้นตอนที่ 0 : เป้าหมายคืออะไร
ก่อนจะไปวางเนื้อหาการพรีเซนต์ ให้กลับมาตอบตัวเองให้ชัดเจนว่า เป้าหมายคืออะไร ต้องการผลลัพธ์อะไรจากการพรีเซนต์หรือการประชุมนี้ ซึ่งแนะนำให้เขียนออกมาเป็นข้อๆ เลยค่ะ สุดท้ายคำตอบที่เราเขียนจะบอกเราว่า เราแค่ต้องการถามความคิดเห็นที่สามารถเดินไปถามคนในทีมได้ (ซึ่งก็ต้องเรียบเรียงลำดับการเล่าเรื่องอยู่ดี) หรือต้องนัดหมายให้เป็นการพรีเซนต์ในที่ประชุม
ถ้าได้คำตอบว่า จะเกิดการพรีเซนต์ ก็หาเวลาเพื่อนๆ เลย แล้วอย่าลืมใส่วัตถุประสงค์ หรือกำหนดการประชุม พร้อมเวลาคร่าวๆ ไว้ด้วย เพื่อให้เพื่อนหรือผู้ร่วมประชุมทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมนี้ ประเมินความสำคัญและตอบรับการประชุมได้ รวมถึงบางคนอาจจะกลับไปดูข้อมูลล่วงหน้า เพื่อเตรียมความพร้อมก็ได้ รวมถึงจะช่วยให้ตัวเราเองได้เห็นภาพเบื้องต้นของเนื้อหาได้
เข้าสู่ขั้นตอนที่ 1 : เล่าภาพรวมก่อนเสมอ
เราต้องอย่าลืมว่า ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนไม่ได้รู้ข้อมูลเท่ากัน ดังนั้นเพื่อดึงให้ทุกคนมาอยู่ที่จุดเริ่มต้นเดียวกัน ก่อนเริ่มประชุม ควรมีการเล่าภาพรวมสั้นๆ (สไลด์ 1 หน้า) เพื่อทวนข้อมูลเบื้องต้นให้ทุกคนเห็นภาพเดียวกัน โดยหลักๆ แบ่งเป็น 2 ส่วนคือ
1. ภาพรวมของงานหรือโปรเจกต์
ณ ตอนนี้ เราต้องการนำเสนองานอีเวนท์ ดังนั้นสิ่งที่มักจะใส่เสมอตอนเล่าภาพรวมคือ ชื่องาน วัตถุประสงค์ กลุ่มเป้าหมาย วันและเวลา สถานที่ งบประมาณ ธีม และข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นต่อการประชุม ตัดสินใจ
2. กำหนดการการประชุม
ทบทวนสิ่งที่จะเกิดขึ้น เป้าหมาย และสิ่งที่ต้องการจากผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งสามารถใช้หัวข้อเดียวกับในตารางนัดหมายที่ส่งไปแล้วได้
ขั้นตอนที่ 2 : พรีเซนต์ตามลำดับที่วางไว้
เมื่อเข้าสู่เนื้อหา เราควรนำเสนอตามลำดับหัวข้อที่วางไว้ โดยให้เล่าเรื่องเป็นรูปแบบเดียวกันในแต่ละหัวข้อย่อย เพื่อให้ทุกคนคิดตามไปพร้อมกันได้ ซึ่งปกติเรามีลำดับการเล่าเรื่องตามนี้
> เล่าให้เห็นภาพรวม > เล่ารายละเอียดแต่ละหัวข้อย่อย > นำเสนอความคิดเห็นตัวเอง พร้อมเหตุผล > ถามความคิดเห็นหรือ session การตัดสินใจ
เมื่อจบแต่ละหัวข้อ ก็เริ่มลำดับแบบนี้กับทุกๆ หัวข้อ โดยตามตัวอย่างในที่นี้ที่เป็นการนำเสนอรายละเอียดในงานอีเวนท์ หัวข้อแรกคือเรื่อง “สถานที่”
1. เล่าให้เห็นภาพรวม
เราจะเริ่มต้นที่สไลด์หน้ารวมข้อทุกสถานที่ โดยให้ข้อมูลเบื้องต้น งบประมาณ พร้อมข้อดี-ข้อเสีย
2. เล่ารายละเอียดแต่ละหัวข้อย่อย
ให้รายละเอียดแต่ละสถานที่เพิ่มเติม โดยใช้ภาพหลากหลายมุม และระบุตำแหน่งที่ตั้งชัดเจน
3. นำเสนอความคิดเห็นของตัวเอง
เราเลือกสถานที่ไหน เพราะอะไร
4. ถามความคิดเห็น
ขอความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน
เมื่อจบ 1 หัวข้อ ก็ทำแบบนี้กับหัวข้อถัดๆ ไป และที่สำคัญ! อย่าลืมกำกับเวลาด้วยเสมอ
ถ้าเราแยกและลำดับการประชุมแต่ละหัวข้อ พร้อมเวลาอย่างชัดเจน จะทำให้เราได้ผลลัพธ์ตามจุดประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ เช่น ขอความคิดเห็น ขอการตัดสินใจ และสามารถควบคุมเวลาการประชุมได้ และหากมีหัวข้ออื่นๆ ที่ไม่สำคัญ สามารถนำไปไว้ตอนท้าย เพื่อเล่าหรือขอความเห็นเพิ่มเติมหากมีเวลาเหลือได้
เราลองแชร์ประสบการณ์และวิธีการของเราไว้ เพื่อพัฒนาการพรีเซนต์ (และการประชุม) ที่มีประสิทธิภาพ ถ้าใครมีไอเดีย มีประสบการณ์อื่นๆ หรือนำวิธีนี้ไปใช้แล้วได้ผลอย่างไร ก็มาแบ่งปันกันได้ที่คอมเมนต์ด้านล่างนะคะ :)
