Time Boxing : เวลาเป็นของเรา แต่ถ้าเธอจะเอา… ขอเราเช็ค Calendar ก่อนนะ

เริ่มต้นด้วย Series ที่มีชื่อว่า Simple But not Easy เรื่องธรรมดาๆที่ทุกคนทราบดีอยู่แล้ว แต่ก็อาจจะยังไม่สามารถทำได้ เช่น ทุกคนรู้ใช่ไหมครับว่าการทำให้สุขภาพดี แข็งแรง หุ่นดี มี Six Pack คือ ต้องออกกำลังกาย ทานอาหารที่มีประโยชน์ ควบคุมไขมัน พักผ่อนให้เพียงพอ แต่…ก็หลายๆคนก็ยังไม่สามารถทำได้

ฉะนั้น Series : Simple But not Easy นั้น จะเป็นบทความที่ช่วยให้ทุกคนกลับมาตระหนักถึง เรื่องง่ายๆ ที่ทุกคนสามารถทำได้ (ถ้ามีความตั้งใจพอ) ที่จะช่วยให้ทุกคนมีประสิทธิถาพ (Productivity) เพิ่มมากขึ้น ทั้งในเรื่องการทำงาน ชีวิตส่วนตัว สุขภาพ และอาจส่งผลไปถึงเป้าหมายของชีวิตด้วยก็ได้

เกริ่นก่อนเลยครับว่า เป็นการเขียน Content แรกใน Medium ถือว่ามาร่วมกันแชร์ความรู้ ข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับการพัฒนาตัวเอง และ การเพิ่ม Productivity ให้กับชีวิตนะครับ

เริ่ม Series ด้วย
EP 1 : Time Boxing

Time Boxing ไม่ได้เกี่ยวกับ มวย แต่เป็นการจัดเวลาเป็นกล่องๆ

Time Boxing คืออะไร หมายถึง “เวลาชกมวย” หรือเปล่า?
บอกก่อนเลยว่า ไม่ใช่!!

Boxing ใน Time Boxing หมายถึง “กล่อง” ครับ
ฉะนั้น Time Boxing คือ การจัดเวลาเป็นกล่องๆ ครับ

เรามีเวลาเท่ากันทุกคน คือ 1 วัน มี 24 ชั่วโมง
การบริหารจัดการเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญในชีวิต ซึ่งเราต้องเป็นคนจัดการเวลาของชีวิตเราเองครับ

“เวลาเป็นของคุณ หากคุณไม่จัดการเวลาของคุณเอง…
เวลาจะไม่ใช่ของคุณอีกต่อไป”

3 กุญแจสำคัญ ในการทำ Time Boxing โดยมีพื้นฐานบน “ความมีวินัย”

Time Boxing มี 3 สิ่งสำคัญ คือ
1. ทำ To do list
2. จัด Priority
3. จัดลงในเครื่องมือ (ที่ช่วยบริหาร Time Boxing)

สังเกตได้ว่า มันคือการที่
To do list (ผ่านการจัดลำดับความสำคัญและเร่งด่วน) + Calendar (Tools) นั่นเอง

1. ทำ To do list
   หลายคนทำ To do list เป็นประจำอยู่แล้ว คือ การจด(ด้วยกระดาษหรือเครื่องมือ)ออกมาว่า เราเองนั้นมีงานอะไรบ้างที่ต้องทำ

ซึ่งสามารถแบ่งออกได้หลายประเภทตามปัจจัยต่างๆ หรือ ต้องใช้พิจารณาประกอบกัน เช่น
- ใช้เวลาเป็นตัวแบ่ง : งานรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือ รายปี
- ใช้แรงหรือพลังงานของเราเป็นตัวแบ่ง : ใช้พลังงานเยอะ ใช้พลังงานน้อย
- ใช้ปัจจัยอื่นๆ เชน : งานที่ทำได้เลย งานที่ต้องใช้อุปกรณ์ งานที่ต้องไปในสถานที่นั้นๆถึงทำได้ ฯลฯ

โดยตามหลักของ Getting Things Done Flowchart คร่าวๆ คือ
1. พิจารณาว่างานหรือสิ่งต่างๆที่เข้ามานั้น คือ อะไร?
2. งานหรือสิ่งๆนั้น เราต้องดำเนินการหรือจัดการหรือไม่?
2.1 ถ้าไม่ เราต้องทิ้งไปไม่สนใจ หรือ อาจจะทำในอนาคต หรือ เก็บเป็นข้อมูล Ref.
2.2 ถ้าใช่ เราจะทำอย่างไรต่อกับงานนี้ แต่ในที่นี้คือจดเป็น To do list ไว้ก่อน

ในส่วนของรายละเอียดลึกๆ จะมาเขียนให้ทุกคนอ่านอีกทีในส่วนของ Getting Things Done คือ การจัดการงานให้เสร็จสิ้น (ขั้นกว่าของ To do list) ต่อไป

2. จัด Priority โดยใช้ ทฤษฎี The Eisenhower Matrix
เมื่อเราได้ To do list หรือสิ่งที่ต้องทำแล้ว ให้จัดลำดับความสำคัญว่าอันไหนควรทำก่อน-หลัง หรือ กระทั่งมอบหมายให้คนอื่นทำ ผ่าน 4 ประเภท ตามภาพ คือ

Q1 งานสำคัญและด่วน
คือ สิ่งที่ต้อง “ทำทันที” ถ้าไม่ทำอาจเกิดปัญหาตามมาได้

Q2 งานสำคัญแต่ไม่ด่วน
คือ สิ่งที่ยังไม่จำเป็นต้องลงมือทำทันที แต่ต้องหาเวลามาทำสิ่งนี้ให้ได้

Q3 งานด่วนแต่ไม่สำคัญ
คือ สิ่งที่เราควรลด หรือ มอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้

Q4 งานไม่สำคัญและไม่ด่วน
คือ สิ่งที่ทำให้เราเสียเวลา ควรลดหรือตัดออก

หากเราทำงาน “ด่วนแต่ไม่สำคัญ” มากๆ
นั่นหมายถึง เรากำลังทำงานที่ไม่เกิดคุณค่าแก่ตัวเองอยู่นะ
ในทางกลับกันหากเราทำงาน “สำคัญแต่ไม่ด่วน” เยอะ

นั่นหมายความว่า เราสามารถบริหารจัดการ ทั้งงานและเวลาได้เป็นอย่างดี และเป็นงานที่มีคุณค่าด้วย

และเราไม่ควรมีงาน “สำคัญและด่วน” เยอะ
เพราะนั่นหมายถึง เรากำลังบริหารจัดการงานได้ไม่ดี

3. จัดลงในเครื่องมือ (ที่ช่วยบริหาร Time Boxing)
เชื่อว่าทุกคนรู้จักเครื่องมือบริหารจัดการพื้นฐานอย่าง Calendar ใน Outlook กันอยู่แล้ว แต่วันนี้ผมจะมาแนะนำเครื่องมืออื่นๆด้วย ซึ่งเป็นลักษณะของ Kanban Board นั่นเอง ดังนี้

1. Microsoft Team : Task Function
2. Trello
3. Asana
4. Jira

Example : Microsoft Team -Task Function (To do > In Progress > Completed)

เพื่อนๆลองไปศึกษาเครื่องมือต่างๆ ดูนะครับ

ว่ากันว่า “จำดีกว่าจด” แต่ถ้า จำไม่หมด “จดดีกว่า” !!

เพราะสมองเรามีไว้คิดสร้างสรรค์
จึงต้องใช้เครื่องมือที่สำคัญ ในการช่วยจำและบริหารงานต่างๆ มาเป็น “สมองที่สอง”

แต่วันนี้ผมจะมาแนะนำ
Pomodoro เทคนิคมาปรับใช้ ที่ช่วยให้การทำงานของเรามี Focus และเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้นเป็นการช่วยกำหนดเวลาลงมือทำ โดย Pomodoro เป็นนาฬิการูปมะเขือเทศที่ใช้จับเวลาในครัว นำมาปรับใช้ในการตั้งเวลา Focus การทำงานนั่นเอง

Pomodoro มีหลักการ ดังนี้
– ทำงาน 25 นาที (ระหว่างนี้ต้องห้ามวอกแวกทำอย่างอื่น)
– พัก 5 นาที (เปลี่ยนอริยาบท เช่น ลุกไปดื่มน้ำ เข้าห้องน้ำ เป็นต้น)
นับเป็น Pomodoro 1 ลูก

– เริ่มทำงานใหม่ 25 นาที พัก 5 นาที

– ทำวนแบบนี้ 4 รอบ = Pomodoro 4 ลูก (ประมาณ 2 ชั่วโมง)

– ให้พัก 30 นาที (Pomodoro 1 ลูก) เพื่อให้ไม่ล้าจนเกินไป

จบแล้วครับ สำหรับการทำ Time Boxing
อย่างไรก็ตาม การทำ Time Boxing นั้น จะต้องมีวินัย และ เคารพเวลาของตัวเอง ตามเวลาที่กำหนด

ข้อควรระวัง คือ หากจัดตารางเวลาตัวเองแน่นมาก!! อย่าลืมเว้น Gap หรือ ช่องเวลาว่าง เพื่อให้ยืดหยุ่น และ ไม่ทำให้ตารางเวลาที่เราวางไว้รวนหมดด้วยนะครับ

ซึ่งรายละเอียดในแต่ละส่วนลึกๆ เช่น Getting Things Done, Pomodoro เทคนิค จะขอแยกเป็นบทความใน EP ถัดไปๆ นะครับ

ขอจบด้วยคำคมเล็กๆ น้อยๆ
“ยิ่งมีวินัย ยิ่งมีอิสระ”
การบริหารจัดการเวลาอย่างมีวินัย จะช่วยให้คุณลดความเครียด มีเวลาและอิสระกับตัวเองมากขึ้น

ยังมีอีกหลายทฤษฎีในการเพิ่ม Productivity และ พัฒนาตนเอง
ไว้ผมจะศึกษาและมาเขียนบทความให้เพื่อนๆ ได้อ่านกันอีกนะครับ
และหากเพื่อนๆ มีทฤษฎี หรือ เครื่องมือ ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพแนะนำกันมาได้นะครับ

หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์กับผู้อ่านทุกท่าน และ หวังว่าจะสามารถนำไปปรับใช้ให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยครับ

ขอบคุณครับ